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PROCESSUS ESSENTIELS

Comment fonctionne le processus de check-in

Le check-in établit le lien entre la visite d'un membre Wellhub dans votre établissement et votre rémunération. Chaque check-in validé confirme une visite réelle et déclenche le traitement de votre paiement. Cette page explique comment fonctionne le processus en deux étapes, ce que vous devez faire en tant que partenaire et comment rendre la validation aussi fluide que possible.

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Le check-in implique deux actions : le membre l'initie dans l'application Wellhub et vous le confirmez dans le Portail des partenaires. Les deux étapes sont nécessaires pour que la visite soit enregistrée et que le paiement soit traité.

Le check-in implique deux actions : le membre l'initie dans l'application Wellhub et vous le confirmez dans le Portail des partenaires. Les deux étapes sont nécessaires pour que la visite soit enregistrée et que le paiement soit traité.

Ce que fait le membre

Ce que fait le membre

Pour effectuer le check-in, le membre suit ces étapes dans l'application Wellhub : 

  1. Ouvre l'application et accède à l'onglet « Check-in ».
  2. Trouve votre établissement (les services de localisation du téléphone doivent être activés).
  3. Sélectionne l'activité ou le service, lorsque cela est nécessaire.
  4. Appuie sur « Check-in » pour soumettre la demande.
     
 Pour les cours sur réservation : le bouton de check-in est disponible 30 minutes avant le début du cours et jusqu'à 30 minutes après sa fin.

Pour effectuer le check-in, le membre suit ces étapes dans l'application Wellhub : 

  1. Ouvre l'application et accède à l'onglet « Check-in ».
  2. Trouve votre établissement (les services de localisation du téléphone doivent être activés).
  3. Sélectionne l'activité ou le service, lorsque cela est nécessaire.
  4. Appuie sur « Check-in » pour soumettre la demande.
     
 Pour les cours sur réservation : le bouton de check-in est disponible 30 minutes avant le début du cours et jusqu'à 30 minutes après sa fin.

Ce que vous devez faire

Ce que vous devez faire

Une fois que le membre envoie le check-in, celui-ci apparaît dans votre Portail des Partenaires. Vous devez le valider dans les 20 minutes.There are two ways to validate a check-in: manually via the Partner Portal, or automatically through an integrated club management system. 

Validation manuelle (Portail des Partenaires)Validation automatique (Système de gestion intégré)
Idéale pour les partenaires sans système de gestion intégré ou pour valider des visites de dernière minute.
  1. Connectez-vous au Portail des Partenaires.
  2. Dans le menu, cliquez surCheck-ins à confirmer et sélectionnez le bon établissement.
  3. Cliquez sur Mettre à jour pour charger les dernières demandes.
  4. Cliquez sur Valider pour le check-in que vous souhaitez confirmer.
 Remarque : Le membre peut annuler un check-in, mais seulement avant que vous ne le validiez.
  • Première visite : Enregistrez le membre dans votre système comme vous le feriez pour un membre privé. Dans certains systèmes, il peut être nécessaire de saisir l'ID Wellhub du membre. 
  • Visites futures : Après l'enregistrement initial, toutes les validations ultérieures sont gérées automatiquement. Le membre fait le check-in via l'application puis utilise votre terminal de contrôle d'accès (ex. : tourniquets avec reconnaissance d'empreintes ou code PIN). Une fois cette interaction effectuée, le check-in est validé automatiquement.

Une fois que le membre envoie le check-in, celui-ci apparaît dans votre Portail des Partenaires. Vous devez le valider dans les 20 minutes.There are two ways to validate a check-in: manually via the Partner Portal, or automatically through an integrated club management system. 

Validation manuelle (Portail des Partenaires)Validation automatique (Système de gestion intégré)
Idéale pour les partenaires sans système de gestion intégré ou pour valider des visites de dernière minute.
  1. Connectez-vous au Portail des Partenaires.
  2. Dans le menu, cliquez surCheck-ins à confirmer et sélectionnez le bon établissement.
  3. Cliquez sur Mettre à jour pour charger les dernières demandes.
  4. Cliquez sur Valider pour le check-in que vous souhaitez confirmer.
 Remarque : Le membre peut annuler un check-in, mais seulement avant que vous ne le validiez.
  • Première visite : Enregistrez le membre dans votre système comme vous le feriez pour un membre privé. Dans certains systèmes, il peut être nécessaire de saisir l'ID Wellhub du membre. 
  • Visites futures : Après l'enregistrement initial, toutes les validations ultérieures sont gérées automatiquement. Le membre fait le check-in via l'application puis utilise votre terminal de contrôle d'accès (ex. : tourniquets avec reconnaissance d'empreintes ou code PIN). Une fois cette interaction effectuée, le check-in est validé automatiquement.

⚠️Attention : Si vous ne validez pas le check-in dans les 20 minutes, le membre perd son accès pour la journée et peut être soumis à notre politique d'annulation tardive ou de non-présentation, ce qui peut avoir un impact direct sur votre rémunération et sur son expérience.

⚠️Attention : Si vous ne validez pas le check-in dans les 20 minutes, le membre perd son accès pour la journée et peut être soumis à notre politique d'annulation tardive ou de non-présentation, ce qui peut avoir un impact direct sur votre rémunération et sur son expérience.

Demander l'intégration de votre système de gestion

Demander l'intégration de votre système de gestion

  1. Dans le Portail des Partenaires, cliquez sur Intégrations.
  2. Sélectionnez votre établissement et le système de gestion que vous utilisez.
  3. Cliquez sur Demander l'intégration et attendez que notre équipe vous contacte.

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Check-in Extra

Check-in Extra

Le Check-in Extra offre aux membres Wellhub davantage de flexibilité pour profiter de plusieurs expériences de bien-être au cours d'une même journée, tout en permettant à votre établissement d'accueillir davantage de visites et d'augmenter son chiffre d'affaires.

Le Check-in Extra offre aux membres Wellhub davantage de flexibilité pour profiter de plusieurs expériences de bien-être au cours d'une même journée, tout en permettant à votre établissement d'accueillir davantage de visites et d'augmenter son chiffre d'affaires.

Chaque fois qu'un membre utilise un Check-in Extra dans votre établissement, cela est enregistré comme une nouvelle visite. Le montant maximal du paiement par visiteur associé à ce membre augmente également de 20 %. Cela permet de rémunérer davantage de visites et offre à votre entreprise de nouvelles possibilités d'augmenter son chiffre d'affaires en fonction de l'utilisation réelle. Les paiements supplémentaires dépendront du nombre de visites effectuées et resteront limités au nouveau montant maximal.

Non. La fonctionnalité Check-in Extra sera activée automatiquement pour les partenaires éligibles. Aucune configuration ni nouvel accord de partenariat n'est nécessaire.

Non. Si votre entreprise utilise un système intégré, le traitement restera automatique. Sinon, continuez à suivre votre processus de validation actuel.

Non. Votre établissement continuera d'accueillir les membres Wellhub ayant souscrit à votre offre actuelle ou à une offre supérieure. Les limites relatives à vos produits et à vos cours resteront également inchangées.