Metodologia 5S: o que é e como aplicar em sua empresa

Contar com grandes profissionais e uma ótima estrutura são diferenciais importantes para qualquer empresa. Mas isso pode não ser o suficiente: é preciso saber como aproveitar ao máximo esses recursos, de forma que todo esse potencial seja aplicado em benefício do sucesso da organização.

É por isso que existem sistemas de gestão: métodos que podem ser aplicados ao dia a dia do negócio para organizar as operações e extrair o melhor de cada um. E um dos sistemas de gestão mais conhecidos é a famosa metodologia 5S, de origem japonesa.

A metodologia 5S já ajudou a otimizar a rotina operacional de inúmeras corporações em todo o mundo e também pode contribuir para a gestão da sua organização. Saiba como ela funciona e veja como esse método pode ser aplicado à realidade da sua empresa.

O que é a metodologia 5S

A metodologia 5S é um modelo de gestão empresarial criado no Japão, focado na otimização de processos, na melhoria da qualidade e no aumento da produtividade. Tudo isso a partir de um importante elo em comum: a disciplina na execução das ações propostas.

Um dos diferenciais da metodologia 5S, que explica em boa parte sua popularidade em todo o mundo, é sua versatilidade e facilidade de aplicação. O modelo de gestão é adequado tanto para grandes indústrias e companhias de atuação global quanto para pequenos negócios locais, e não precisa de uma estrutura específica ou grandes investimentos iniciais para ser colocado em prática. Há até relatos da ferramenta 5S sendo utilizada no agronegócio – com resultados bastante positivos, por sinal.

5S: metodologia teve origem após a guerra

Um dos fatores que explica o surgimento da metodologia 5S tem a ver com o contexto histórico em que ela surgiu. Após o final da 2ª Guerra Mundial, o Japão iniciou o processo de reconstrução do país, que se encontrava em uma grave crise econômica. Havia pressa em obter resultados, mas também escassez de recursos e era preciso encontrar uma solução que se adequasse a essa realidade.

Nesse sentido, a metodologia 5S surgiu nas indústrias japonesas como uma forma de evitar desperdícios, agilizar processos e garantir a qualidade dos produtos. Por ser relativamente simples e adaptável a diferentes contextos, em pouco tempo o sistema de gestão passou a ser utilizado em outros cenários corporativos – e, em alguns casos, até mesmo como método de organização pessoal. O resultado é que o Japão teve um desenvolvimento impressionante e veloz, e antes do que muitos imaginavam, passou a ocupar lugar de destaque na economia global graças ao sistema 5S.

Como funciona a metodologia 5S

A metodologia 5S funciona com base em 5 pilares principais e cada um deles é baseado em 5 sensos bastante arraigados à cultura japonesa tradicional. São eles:

• Seiri (senso de utilização)
• Seiton (senso de organização)
• Seiso (senso de limpeza)
• Seiketsu (senso de padronização)
• Shitsuke (senso de disciplina)

Cada senso tem sua importância particular dentro do sistema e, em sequência, ajudam a criar um workflow organizacional responsável por melhorar a organização dos processos e acelerar a obtenção de resultados.

O que significa cada S da metodologia 5S

Para compreender de fato como funciona a metodologia 5S, é preciso conhecer o significado de cada senso e como ele se aplica na rotina diária das mais diferentes organizações.

Seiri - Senso de utilização

O primeiro dos sensos diz respeito a entender o que é realmente necessário para a empresa, e o que não é. É um processo de revisão e enxugamento dos recursos da organização, eliminando qualquer material ou bem que já não tem utilização real na rotina operacional. Isso inclui documentos antigos e equipamentos obsoletos, por exemplo, mas pode abranger até mesmo veículos e imóveis. A ideia é deixar o negócio mais leve e ágil: se alguma coisa não tem uso prático e só consome tempo e espaço na empresa, é hora de dizer adeus.

Seiton - Senso de organização

O segundo senso do sistema 5S é o da organização, e esse conceito se aplica às mais diferentes situações dentro da empresa. O lugar mais óbvio onde o Seiton pode ajudar é no local de trabalho, claro: desde a mesa dos colaboradores até documentos, arquivos (físicos ou digitais) e ferramentas, tudo deve estar em seu devido lugar. Todo mundo deve saber onde encontrar algum material ou item que esteja precisando, sem perder tempo procurando.

Seiso - Senso de limpeza

Na última Copa do Mundo, a torcida japonesa chamou a atenção da mídia por limpar as arquibancadas do estádio após os jogos. Isso representa o Seiso, o senso de limpeza da metodologia 5S.

Segundo o sistema de gestão, a limpeza do local de trabalho é responsabilidade de todos, desde sua mesa de trabalho até ambientes comuns, como banheiros, refeitórios e salas de reunião. Na filosofia oriental, um local limpo é essencial para a realização das atividades profissionais. O sentido também vale para a higiene pessoal das pessoas, que devem trabalhar com um visual adequado ao contexto profissional – claro, sempre com respeito à diversidade no ambiente de trabalho e sem haver qualquer tipo de ditadura de padrões estéticos.

Seiketsu - Senso de padronização

Seiketsu é o senso que se refere à padronização dos processos anteriores. Segundo a metodologia 5S, é preciso que essas atitudes se tornem um padrão de comportamento, e passem a fazer parte do cotidiano natural da empresa. Isso implica na criação e implantação de procedimentos padronizados referentes aos três sensos anteriores, com materiais informativos que expliquem as etapas de cada processo e sistemas que estimulem os colaboradores a segui-los diariamente. A ideia é incorporar essas atitudes ao perfil comportamental das pessoas, tornando-se uma prática normal enquanto cumprem com suas tarefas.

Shitsuke - Senso de disciplina

Por fim, o quinto senso da metodologia 5S é o de disciplina. Sem ela, é mais difícil obter os resultados positivos do modelo de gestão e, em último caso, todo o esforço em sua implantação pode ser perdido. Assim como na cultura popular japonesa, a autodisciplina também é essencial na cultura organizacional de uma empresa, e cada colaborador deve se comprometer em aplicar esses preceitos e manter a rotina dos processos para o bem de toda a empresa.

Vantagens da metodologia 5S

Não é à toa que a metodologia 5S é mencionada como um dos fatores que contribui para a rápida recuperação do Japão após a guerra: o sistema de gestão tem potencial para revolucionar a rotina operacional de uma organização e trazer muitos benefícios para o negócio.

Algumas das principais vantagens de aplicar a solução 5S em uma empresa são:

• Maior produtividade. Com processos bem estabelecidos e seguidos por todos os envolvidos, a equipe rende mais. Menos erros acontecem, não há necessidade de refazer tarefas e, em última análise, os colaboradores conseguem produzir mais.
• Ambiente de trabalho. Com escritórios limpos e bem organizados, o local de trabalho se torna mais acolhedor e atrativo, impactando positivamente a employee experience de quem passa o dia no local. Além disso, ambientes direcionados pela metodologia 5S são mais organizados e, consequentemente, mais seguros, o que reduz os riscos de acidentes e doenças ocupacionais.
• Melhoria contínua. Com procedimentos técnicos em ação, e em constante revisão e aperfeiçoamento, a empresa assume uma postura de buscar sempre a melhoria contínua no que faz. Essa cultura tem um impacto direto na qualidade dos serviços ou produtos e no nível de competitividade do negócio no mercado.
• Otimização de custos. Ao enxugar a estrutura, otimizar processos e reduzir desperdícios, a saúde financeira da companhia também é aperfeiçoada. Os custos fixos são reduzidos, e os valores economizados podem ser investidos em novas melhorias e tecnologias.

5S na prática: como aplicar a metodologia em sua empresa

Depois de conhecer todos os benefícios oferecidos pela metodologia 5S, é hora de entender como essa filosofia administrativa pode ser adaptada ao seu negócio. Cada empresa vive uma realidade diferente, e o ideal é que os conceitos do sistema 5S sejam alinhados à cultura corporativa de cada organização. Mas, de forma geral, seguir o roteiro sugerido abaixo é a melhor maneira de implementar o método 5S em seu negócio e experimentar os benefícios desse sistema de gestão.

1. Crie um comitê 5S

Geralmente, o 5S envolve uma mudança sensível no clima organizacional de uma empresa. Ou seja: é melhor ir com calma. Criar um comitê com representantes de diferentes setores é uma forma de começar esse processo, com essas pessoas agindo como “guardiãs” da metodologia em suas respectivas áreas. Elas podem começar a divulgar as novas ideias aos poucos com seus colegas e preparar o ambiente para a mudança.

2. Faça uma avaliação da empresa

Os integrantes do comitê também podem compartilhar com os demais membros os desafios específicos de seus departamentos na aplicação dos processos da metodologia. Isso ajuda a mapear os focos de atenção prioritários e quaisquer ajustes necessários para adaptar o conceito 5S ao cenário local da companhia.

3. Monte um plano de ação

Sabendo onde estão os pontos fracos da operação, é o momento de planejar. O comitê deve reunir as informações compartilhadas por seus integrantes e elaborar um cronograma de implantação da metodologia 5S, em fases, com tarefas e responsabilidades divididas. Assim, a adaptação à nova cultura se torna mais fácil e previsível.

4. Coloque em prática

Chegou a hora de entrar em ação. Com base no planejamento, as primeiras ações devem ser implementadas. Os representantes do comitê podem agir como referências em seus setores, orientando colegas nos primeiros momentos sobre os 5 sensos e como eles podem ser praticados. Mas a gestão também deve apoiar, fornecendo treinamento e capacitação para ajudar na adoção da nova filosofia de trabalho.

5. Monitore os resultados

A metodologia 5S existe para transformar o dia a dia da empresa e gerar resultados melhores para o negócio. Isso só pode ser constatado por meio de avaliações frequentes, em diferentes níveis. Por exemplo, é possível checar se há menos desperdício de recursos, menos acidentes ou menos horas extras. Também vale medir se a produtividade está subindo. De posse dos dados, use as informações para fazer ajustes nos processos, se for o caso, dar feedback para a equipe e celebrar as conquistas alcançadas.

A qualidade no trabalho também passa pela qualidade de vida

A metodologia 5S é um sistema focado em aumentar a qualidade em tudo o que a empresa faz. E isso, claro, é crucial para a continuidade do negócio. Mas a qualidade de vida no trabalho também é. Trabalhar com saúde e disposição, em um ambiente de trabalho psicologicamente seguro e saudável, é cada vez mais importante para as pessoas. Tão importante, aliás, que 87% dos profissionais estariam dispostos a deixar uma empresa se sentirem que a organização não se preocupa com seu bem-estar.

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Referências

• JACINTHO, Helen. Sistema Lean, o que é e como pode ser aplicado em sua propriedade. Forbes, 2022. Disponível em: https://forbes.com.br/forbesagro/2022/10/sistema-lean-o-que-e-e-como-pode-ser-aplicado-em-sua-propriedade. Acesso em: 22 de abril de 2024.
• JAPONESES repetem ritual e ajudam a limpar estádio após jogo de abertura da Copa do Mundo. Globo Esporte, 2022. Disponível em: https://ge.globo.com/futebol/selecoes/japao/noticia/2022/11/21/japoneses-repetem-ritual-e-ajudam-a-limpar-estadio-apos-jogo-de-abertura-da-copa-do-mundo.ghtml. Acesso em: 22 de abril de 2024.