O que é workflow e qual seu impacto na gestão de pessoas?

Pense em quanto você se dedica a planejar, organizar e acompanhar detalhes necessários para o andamento do seu trabalho, em vez de “simplesmente” executar. Em linhas gerais, um workflow pode ajudar você a facilitar o processo e otimizar seu tempo.

É importante coordenar os fluxos de trabalho nas empresas para que todos possam desempenhar suas funções com mais eficiência e satisfação no dia a dia. Quer saber como? Confira como um workflow funciona na prática e qual a conexão entre as principais vantagens dessa ferramenta e o bem-estar dos colaboradores.

Workflow: tradução e conceito

Workflow, em inglês, significa fluxo de trabalho, e funciona como uma ferramenta de gestão de processos e representação visual de atividades, podendo ser aplicada a diferentes contextos dentro de uma estrutura organizacional. É comum manter a palavra em inglês quando nos referirmos à maneira como determinadas rotinas devem fluir.

Mais do que listar tarefas ou indicar como acompanhá-las, um workflow ilustra uma sequência de ações planejadas estrategicamente para atingir objetivos específicos. Isso acontece a partir de um mapeamento de processos que traz definições sobre o que precisa ser feito, quando cada estágio inicia e termina, quais as interações necessárias entre a equipe, etc. A ideia é alavancar os níveis de produtividade e excelência do trabalho, além de evitar situações desgastantes para a organização e seus colaboradores.

Qual a função do workflow?

A principal função de um workflow é otimizar o fluxo de trabalho. Isso é possível à medida que a ferramenta contribui para:

1. Simplificar procedimentos sem prejuízos à qualidade
2. Evitar esforços desnecessários, falhas e desperdícios
3. Aumentar a satisfação dos colaboradores e clientes
4. Garantir o cumprimento dos prazos para entrega de produtos/ serviços
5. Fortalecer a cultura da empresa e seu employer branding
6. Impulsionar a lucratividade e outras conquistas importantes.

O que acontece na cozinha de um restaurante é um bom exemplo de workflow: o fluxo de trabalho envolve a preparação prévia dos ingredientes e recomeça a cada pedido, com a colaboração de profissionais em diferentes e diversas etapas até que os pratos estejam prontos para a degustação. Mas o sucesso desse tipo de negócio também depende da gestão de estoques, que pode fazer parte do workflow administrativo, além dos fluxos de trabalho no atendimento a clientes e do workflow de marketing, por exemplo.

Tipos de workflow para otimizar as rotinas corporativas

As organizações podem adotar diferentes tipos de workflow de acordo com o perfil de suas atividades, das necessidades de gestão do fluxo de trabalho e dos recursos com que podem contar para impulsionar a conquista de seus objetivos empresariais. Alguns desses tipos são:

• Workflow ad hoc, ideal para processos mais simples e com flexibilidade para eventuais ajustes durante a execução.
• Workflow administrativo, com a possibilidade de automatizar tarefas burocráticas ou menos complexas.
• Workflow colaborativo, envolve a coordenação de profissionais e equipes interdependentes que atuam com um mesmo objetivo, inclusive em esquema de trabalho remoto.
• Workflow produtivo, usado em processos de produção que envolvem recursos financeiros, grandes volumes de dados ou o cumprimento de regras específicas.
• Workflow transacional, usado para coordenar processos simultâneos em departamentos diferentes ou quando há dependência de determinadas transações para manter um fluxo contínuo de trabalho.

3 vantagens do workflow que impactam (e muito) o bem-estar no trabalho

Da equipe que trabalha em um restaurante às lideranças de uma indústria, todos podem se beneficiar com uma boa gestão do fluxo de trabalho. Isso porque o bem-estar das pessoas no trabalho é um benefício indireto de adotar sistemas de workflow.

1. Foco em resultados sem gerar estresse

Com processos precisos que podem ser facilmente compreendidos e executados dentro do workflow definido pela empresa, a equipe é incentivada a atuar de um modo mais eficaz para alcançar objetivos estratégicos da organização. Isso traz clareza sobre a divisão do trabalho, sobre as responsabilidades de cada profissional e o nível de prioridade de cada tarefa, aliviando a pressão de conciliar várias demandas ao mesmo tempo ou trabalhar em um ritmo estressante todos os dias. A sensação de sobrecarga no trabalho, por exemplo, faz com que 36% dos colaboradores decidam mudar de empresa em busca de ambientes mais saudáveis.

2. Manutenção do padrão em qualquer modelo de trabalho

Um workflow serve de orientação para a equipe interagir com sinergia, mesmo ao trabalhar em locais e horários diferentes. Esse planejamento estratégico ajuda a manter a conformidade com os padrões estabelecidos pela empresa, e evita o retrabalho devido a falhas de comunicação interna. Assim, é possível trabalhar com mais autonomia ao continuar algo iniciado por outro colega, sem perder informações importantes ou ter que participar de inúmeras reuniões para alinhamento de métodos. Vale destacar que o excesso de reuniões é apontado por 66% dos profissionais como uma das principais dificuldades do trabalho remoto.

3. Menos tarefas entediantes, mais engajamento no trabalho

Para 93% dos profissionais entrevistados no Panorama do Bem-estar Corporativo 2024, o nível de estímulo intelectual em suas atividades faz diferença para sua produtividade. E muitas empresas passam a automatizar procedimentos repetitivos ao implementar um bom esquema de workflow, liberando a equipe para se concentrar no que é mais estimulante em seu trabalho. Essa é uma maneira de economizar um tempo valioso no dia a dia, evitar a síndrome de Boreout e incentivar o engajamento dos colaboradores. 

Faça o trabalho fluir melhor

Um workflow pode ter um impacto positivo no bem-estar dos colaboradores e vice-versa. Ele contribui para que colegas tenham confiança uns nos outros e se sintam apoiados pela organização onde trabalham. Essa é uma vantagem competitiva no panorama atual, com cada vez mais profissionais que consideram o bem-estar uma condição inegociável para aceitar um emprego e 87% propensos a deixar uma empresa que não prioriza o bem-estar.

As melhores estratégias para organizar o fluxo de trabalho têm muitos benefícios: ajudam a manter o foco, a motivação e os padrões de desempenho da equipe. Mas, cá entre nós, não dá para considerar uma rotina otimizada quando há risco de esgotamento físico ou mental. Por isso, é essencial valorizar o capital humano da empresa em seus workflows. E você pode dar um passo decisivo para isso agora mesmo: converse com um especialista do Wellhub para oferecer benefícios de bem-estar capazes de atender às expectativas particulares de cada membro da sua equipe, onde quer que estejam.

Referências 

• MORAES, Mariana. Fluxo de processo de produção em um restaurante: como funciona? Saipos, 2023. Disponível em: https://saipos.com/gestao-de-restaurante/processo-de-producao-restaurante. Acesso em: 04 de dezembro de 2024.
• FURLAN, Letícia. Sobrecarga de trabalho é o que mais prejudica a saúde mental, diz estudo. Você RH, 2022. Disponível em: https://vocerh.abril.com.br/saude-mental/sobrecarga-de-trabalho-e-o-que-mais-prejudica-a-saude-mental-diz-estudo. Acesso em: 04 de dezembro de 2024.
• REDAÇÃO. Trabalho remoto e flexível: queda de produtividade e excesso de reuniões preocupam empresas. Portal G1, 2023. Disponível em: https://g1.globo.com/trabalho-e-carreira/noticia/2023/05/12/trabalho-remoto-e-flexivel-queda-de-produtividade-e-excesso-de-reunioes-preocupam-empresas.ghtml. Acesso em: 04 de dezembro de 2024.
• ÍNDICE anatomia do trabalho global. Asana, 2023. Disponível em: https://asana.com/pt/resources/anatomy-of-work. Acesso em: 04 de dezembro de 2024.