Impulsa la productividad laboral de tu equipo con estos sencillos pasos

¿Alguna vez has sentido que las horas no te alcanzan para cumplir con tus actividades? Lo mismo puede suceder con los equipos de trabajo, que se ven rebasados por los objetivos de la organización. El problema se puede deber a una planeación deficiente, distracciones constantes, pocos recursos, falta de motivación o poca dirección.  Si te encuentras en una situación similar con tus colaboradores, tal vez solo sea necesario hacer algunos ajustes para aumentar la productividad laboral en tu organización. 

Para rendir mejor, no es necesario trabajar más horas, sino hacerlo de manera inteligente. En esta guía descubrirás los factores que determinan el concepto de productividad y las acciones que puedes implementar para que tu equipo aproveche mejor su tiempo.

¿Qué es la productividad laboral y por qué es tan importante?

La productividad laboral es el nivel de rendimiento o eficiencia de tus colaboradores al momento de completar las tareas que se les asignan en un período específico. Ésta se puede medir en términos de cantidad, calidad, recursos utilizados y puntualidad.

Una mayor productividad laboral significa que los colaboradores alcanzan sus objetivos más rápido y mejor dentro de su jornada laboral, lo cual, ayuda a tu empresa a ahorrar costos y a ser más rentable. También contribuye a la satisfacción de tu personal, ya que está directamente relacionada con la motivación y el compromiso con la empresa.

Hay varios beneficios de mejorar la productividad laboral dentro de tu equipo de trabajo. Algunos de los más visibles son:

Mejor experiencia para tus clientes: Los colaboradores productivos y eficientes tienen más tiempo y energía para brindar un mejor servicio al cliente. Igualmente, tus colaboradores pueden atender las necesidades de los clientes con mayor atención, resolver problemas rápidamente y construir relaciones comerciales más duraderas.

Mayor colaboración dentro del equipo: La productividad individual fomenta la confianza y el respeto mutuo entre los miembros del equipo. Esto crea un ambiente de colaboración donde todos se sienten valorados y contribuyen por igual. De esta manera los resultados mejoran y el ambiente laboral se vuelve más positivo.

Mayor compromiso laboral: Los empleados productivos suelen estar más motivados y comprometidos con su trabajo. También participan más activamente, buscan aprender y mejorar continuamente, y se esfuerzan por alcanzar los objetivos de la empresa. Este compromiso se traduce en un mayor rendimiento y resultados de calidad superior.

Menor estrés y burnout: Mejorar los niveles de productividad laboral permite a tu equipo gestionar su carga de trabajo de manera eficiente. Por otra parte, ser más productivos contribuye a cumplir con los plazos y evitar la acumulación de tareas pendientes. Esto reduce el estrés laboral, el burnout y promueve un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, lo que aumenta la satisfacción y elbienestar laboral.

Mejores índices de retención y permanencia: Mayor productividad y compromiso se traducen en una mejor retención de talento y menores tasas de rotación voluntaria.

Factores que influyen en la productividad en el trabajo

Si vas a implementar acciones en favor de la productividad, te sugerimos conocer y tomar en cuenta los factores que la propician o la perjudican, tanto a nivel del personal como a nivel de la organización.

Factores personales

Las habilidades y competencias de tus colaboradores no son suficientes para mejorar la productividad laboral, si sus necesidades básicas en la organización no están satisfechas:

Salud física y mental: la productividad está directamente ligada a la salud física y mental. Según un estudio de Deloitte, las organizaciones que priorizan la salud mental tienen un retorno de inversión (ROI) seis veces mayor que aquellas que no lo hacen.

Salario y beneficios:los principales motivos de satisfacción en el trabajo para los mexicanos son el salario y los beneficios relacionados con el desarrollo profesional y el bienestar. Los colaboradores satisfechos suelen tener altos niveles de motivación y compromiso, lo que deriva en una mayor productividad. 

Motivación e interés: Hay mayor motivación cuando los objetivos de la organización se alinean con los intereses y valores de los colaboradores. Cuando las personas sienten que su trabajo es significativo, es más probable que se esfuercen en hacerlo bien.

Factores organizacionales

Además de los factores personales para la productividad, existen factores a nivel organización que es importante tomar en cuenta:

Cultura organizacional: El conjunto de características que define a tu empresa, como valores, normas, costumbres, creencias y prioridades, tiene una influencia directa en el rendimiento. Una cultura organizacional positiva se caracteriza por su alta productividad.

Liderazgo y gestión: En los próximos años, la productividad va a depender, en gran medida, de los avances tecnológicos. La capacidad de adaptación de las personas que ocupan roles de liderazgo es transcendental para guiar a su equipo a través de los constantes cambios en los procesos.

Objetivos claros: para ser productivos, tus colaboradores requieren que tu empresa sea clara sobre las expectativas de su trabajo, que les proporcione herramientas adecuadas, metas claras y alcanzables, y retroalimentación continua.

La importancia de medir la productividad laboral 

Establecer métricas y metodologías para medir la productividad laboral dentro de tu empresa es clave. De esta manera, tú, al igual que el retos de los  líderes y gerentes, pueden evaluar el desempeño operativo y determinar cambios necesarios.

La medición de la productividad laboral puede realizarse de diversas maneras, dependiendo de cada empresa y su fuerza laboral. Un método común es monitorear la rentabilidad, ya que el aumento de las ganancias suele estar relacionado con una mayor productividad. Sin embargo, es importante realizar un análisis detallado para identificar las causas exactas del aumento, ya que pueden influir múltiples factores.

Otra forma de medir la productividad es evaluar la cantidad de tareas completadas por los empleados en un período determinado. Este enfoque tiene en cuenta las actividades diarias que alejan a los empleados de sus escritorios y se centra en la cantidad de trabajo realizado, en lugar del tiempo empleado. Por ejemplo, la cantidad de productos terminados en un cierto tiempo.

Además, comparar la entrada con la salida puede ser útil, dividiendo las horas trabajadas por la cantidad de trabajo completado para obtener un índice de costo-beneficio que permita rastrear la evolución de la productividad.

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Métricas cuantitativas y cualitativas

Hay dos tipos de métricas base para evaluar la productividad de los colaboradores: cuantitativas y cualitativas.

Métricas cuantitativas: son medibles y fáciles de comparar. Por ejemplo, la cantidad de trabajo realizado durante un período específico. Otros casos pueden ser los servicios producidos con los recursos laborales, el tiempo que toma cumplir con algún proyecto, el número de ventas cerradas, ingresos por ventas o la tasa de adquisición de nuevos clientes.

Métricas cualitativas: se enfocan en aspectos abstractos y más difíciles de medir, porque suelen basarse en la percepción y opiniones. Estas se obtienen, por ejemplo, con encuestas de satisfacción del cliente o con las herramientas de escucha social, las cuales miden los comentarios de los usuarios de redes sociales sobre tu empresa.

Mejores prácticas que puedes seguir para mejorar la productividad laboral en tu equipo

Como líder, tu papel es doble: definir la visión estratégica y proteger a tu equipo de las expectativas poco realistas del resto de la organización. Aquí te ofrecemos algunos consejos para garantizar que tu equipo trabaje de manera más productiva.

Predica con el ejemplo

Para empezar, procura que tu propia gestión del tiempo sea adecuada. Sé estratégico al organizar tu jornada laboral —las reuniones a las que asistes, los correos que respondes, los proyectos en los que te involucras— para que tu equipo tenga un referente claro de lo que se espera de ellos. "Si estás abrumado y sobrecargado, no puedes pensar estratégicamente sobre tu propio tiempo y mucho menos sobre el de nadie más", afirma Joran Cohen, un experto en productividad laboral. Él también añade: "Modela el comportamiento" y demuestra que dedicas tiempo a las cosas que realmente generan un impacto.

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Establece metas claras con tu equipo de trabajo

Para entender cómo cada miembro del equipo debería usar su tiempo, es necesario "dar un paso atrás" y "reflexionar sobre qué quieres que logre tu equipo", sugiere la autora Elizabeth Grace Saunders. 

Define tus objetivos clave y evalúa la capacidad de tu equipo para alcanzarlos. 

Tener objetivos concretos a lograr te ayudará a decidir en qué deberían enfocarse y qué tareas puede dejar de lado tu equipo de trabajo (logrando más al comprometerse con menos tareas). Como la Saunders menciona, “es tu responsabilidad establecer límites".

Aclara las expectativas en cuanto a productividad

Es importante reunirse de manera individual con cada miembro de tu equipo. En esta sesión es clave comunicar las prioridades y expectativas de sus roles. "Indícales las dos o tres áreas principales en las que quieres que se concentren", aconseja Cohen. 

Sé específico/a 

Evita que alguien empiece su día preguntándose: “Tengo x proyectos, ¿por dónde empiezo?”

También es importante mantener claridad sobre el tiempo esperado para tareas imprevistas. ¿Una reunión inesperada con un cliente requiere un día, medio día o unas pocas horas de preparación? Para una sesión de lluvia de ideas, ¿debería alguien dedicar una hora o solo unos minutos a anotar ideas? 

"Ayúdalos a entender la calidad del trabajo que esperas", dice Saunders. Pero evita la microgestión, advierte Cohen. "Describe el resultado deseado y luego quítate del medio; deja que ellos encuentren la mejor manera de lograrlo", sugiere el autor. "Dictarles cada paso crea obstáculos". Recuerda, añade Saunders, que no hay un enfoque único para la gestión del tiempo.

Fomenta la comunicación abierta

Las conversaciones sobre la gestión del tiempo deben ser continuas, según Saunders. "Promueve un diálogo honesto", aconseja. Pregunta a tu equipos sobre sus desafíos, cómo puedes ayudarlos a gestionar su tiempo de manera más efectiva y si necesitan más recursos. 

"Los problemas surgen cuando las personas no expresan que están sobrecargadas y luego no cumplen con los plazos". Cohen sugiere realizar al menos reuniones trimestrales para que el equipo discuta las prioridades. "Revisa los objetivos de enero y pregunta: '¿Siguen siendo relevantes? ¿Vamos por buen camino? ¿Qué ha cambiado?'", dice. 

Si una persona no muestra un progreso significativo a pesar de sus esfuerzos, es momento de investigar para descubrir la causa. "¿Es la carga de trabajo? ¿La estructura de los objetivos? ¿Las herramientas disponibles? ¿O es la persona? Necesitas analizarlo".

Proporciona autonomía a los miembros de tu equipo

La clave para mejorar la productividad individual es eliminar o delegar tareas triviales y reemplazarlas por tareas de valor añadido. 
Por ello es importante promover que tus empleados tomen decisiones sobre a qué reuniones asisten, en qué listas de correo participan y qué responsabilidades delegan. Expertos en productividad recomiendan a gerencia que “anime” a su equipo a bloquear grandes bloques de tiempo en sus calendarios para el trabajo diario. Así como bloques más pequeños para "tareas fijas" como planificación, correo electrónico y otras tareas de "mantenimiento".

Replantea el rol de las reuniones

Las reuniones pueden ser espacios para compartir ideas y plantear soluciones como equipo, pero también pueden convertirse en la peor pérdida de tiempo. 

Es claro que no puedes eliminar todas las reuniones, pero sí puedes reducir su número y hacer que las que se mantienen sean más efectivas y eficientes (léase: más cortas). La regla de oro de las reuniones, según Cohen, es "tener un propósito claramente definido para cada una". 
Una buena práctica es solicitar tareas antes de la reunión y enviar material con anticipación. De esta manera se elimina la parte de lectura en la reunión y se enfoca en la colaboración.

Estrategias para mejorar la productividad laboral en tu equipo de trabajo

A continuación, te compartimos algunos de los principales aspectos que impactan la productividad de los colaboradores y sugerencias prácticas para optimizarlos.

Ambiente laboral

Un ambiente laboral positivo y bien diseñado puede aumentar significativamente la productividad. 

Estrategias:

• Fomenta la comunicación abierta: crea canales de comunicación claros y efectivos donde los colaboradores se sientan cómodos compartiendo ideas y preocupaciones.
• Mejora la ergonomía del espacio de trabajo: provee mobiliario ergonómico y asegúrate de que las estaciones de trabajo estén diseñadas para minimizar el estrés físico.
• Incorpora áreas de descanso adecuadas: establece zonas específicas que permitan a los colaboradores desconectarse y recargar energías.
• Promueve el bienestar ambiental: incorpora elementos naturales como plantas para crear un ambiente más placentero.

Motivación y compromiso de los colaboradores

La motivación y el compromiso son aspectos esenciales para mantener altos niveles de productividad. Los colaboradores que sienten que su trabajo es apreciado y reconocido suelen estar más motivados y comprometidos con sus responsabilidades.

Estrategias:

• Implementa programas de reconocimiento: crea sistemas para reconocer y premiar los logros de los colaboradores de manera regular.
• Fomenta la participación en decisiones: involucra a los colaboradores en la toma de decisiones para que se sientan más conectados y responsables.
• Ofrece beneficios flexibles: provee opciones de beneficios personalizados que se adapten a las necesidades individuales de los colaboradores.

Capacitación y desarrollo profesional

Ofrecer oportunidades de capacitación y crecimiento continuo puede ayudar a los colaboradores de tu empresa a mejorar sus habilidades y competencias, lo que a su vez mejora su desempeño y productividad. 

Estrategias:

• Establece planes de desarrollo individual: trabaja con cada colaborador para crear un plan de desarrollo personalizado que se alinee con sus objetivos profesionales y las necesidades de tu empresa.
• Organiza sesiones de aprendizaje colaborativo: fomenta el intercambio de conocimientos entre colaboradores a través de grupos de estudio, seminarios internos y talleres de habilidades compartidas.
• Fomenta la participación en conferencias y eventos de la industria: apoya la asistencia de los colaboradores a conferencias, seminarios y ferias de la industria para que se mantengan actualizados sobre las últimas tendencias y prácticas.

Herramientas y tecnología adecuada

Es importante contar con las herramientas y tecnologías adecuadas para que los colaboradores puedan realizar su trabajo de manera eficiente.

Estrategias:

• Invierte en tecnología moderna: asegúrate de que los colaboradores tengan acceso a las últimas herramientas y tecnologías para mejorar su eficiencia.
• Proporciona formación sobre nuevas herramientas: ofrece capacitaciones para que los colaboradores se familiaricen con las nuevas tecnologías y sepan cómo utilizarlas eficazmente.
• Optimiza procesos con automatización: implementa sistemas automatizados para tareas repetitivas que permitan a los colaboradores enfocarse en tareas más complejas.
• Garantiza un soporte técnico adecuado: cuenta con un equipo de soporte técnico disponible para resolver problemas y mantener las herramientas en buen estado de funcionamiento.

7 pasos a seguir a seguir...

A continuación, te mostramos algunos consejos prácticos que pueden realizar tu departamento de recursos humanos para ayudar a tus colaboradores a mejorar su productividad:

Comienza por evaluar 

Antes de implementar cualquier cambio te recomendamos evaluar la situación actual de tu empresa: ¿los flujos de trabajo son eficientes o hay elementos que la entorpecen? Podrías descubrir, por ejemplo, que hay reuniones que son innecesarias o largas cadenas de correo electrónico que toman semanas con asuntos que podrían tratarse en una llamada telefónica.

Establece metas

Una vez que identifiques algunos factores que frenan la eficiencia, puedes establecer objetivos para cada equipo y cada persona. Estos no tienen que ser demasiado ambiciosos, pueden ser pequeños logros diarios que motiven y sean significativos para los colaboradores. por ejemplo:

• Definir un horario específico para responder correos electrónicos
• Establecer prioridades diarias
• Organizar el espacio de trabajo
• Fomentar pausas activas
• Mejorar la comunicación interna

Establece y evalúa estándares de desempeño

Para determinar el nivel de productividad de tus colaboradores, te sugerimos definir estándares y hacer evaluaciones periódicas para identificar si se cumplen con ellas. Por ejemplo, la cantidad de tareas diarias completadas, la tasa de errores, el cumplimiento de los plazos mensuales y la tasa de ausentismo, entre otros.

Proporciona los medios adecuados

Una buena manera de impulsar la productividad es dotando a los colaboradores de los recursos y herramientas necesarios para completar sus tareas de forma eficiente. Además, asignar las funciones según sus competencias y habilidades permite aprovechar al máximo su capacidad.

Identifica y elimina tareas innecesarias

Como ya mencionamos, es importante eliminar las actividades que no son necesarias dentro de los flujos de trabajo. Para hacerlo, es conveniente analizar todas las acciones, decisiones y pasos intermedios que integran el proceso e identificar redundancias, cuellos de botella y pasos que no aportan valor al resultado final. Escuchar las opiniones de quienes realizan estas tareas diarias también puede aportar información clave sobre los puntos débiles del flujo de trabajo, en dónde se acumulan los retrasos y qué tareas toman más tiempo del necesario.

Fomenta la colaboración y el trabajo en equipo

Las empresas que se preocupan por el trabajo colaborativo, en el que todo el personal se esfuerza por alcanzar objetivos en común, suelen ser las más exitosas y productivas. Aprovechar el conocimiento colectivo para la resolución de problemas genera un clima organizacional más armonioso.

Desarrolla una cultura de mejora continua

Si tu organización está atravesando por un proceso de transformación digital, es recomendable adoptar una cultura empresarial que fomente el aprendizaje y la mejora continua. Podrías organizar sesiones de capacitación con regularidad y prestar atención a las nuevas tendencias que permiten agilizar el trabajo.

El bienestar como motor de la productividad

Según el informe Panorama del bienestar en las empresas 2024, el 90 % de las organizaciones observaron una rentabilidad positiva al implementar acciones de bienestar. Un plan de beneficios que promueva la salud integral puede ser de gran ayuda para crear un entorno de trabajo productivo. Esto puede incluir aplicaciones de salud y bienestar, membresías a gimnasios y servicios de salud mental.

Cuando las personas se sienten bien, rinden más. Te invitamos a hablar con uno de nuestros especialistas en bienestar para que descubras de qué manera los beneficios de Wellhub pueden mejorar la productividad laboral de tus colaboradores.