¿Cómo calcular tu índice de rotación de personal de manera correcta? (Y tips para mejorarlo)

¿Cuánto te cuesta la salida de un colaborador? Aunque la cifra exacta varía, podemos coincidir en que reemplazar a una persona es significativamente más costoso que retenerla. La rotación de personal genera costos directos e indirectos, y afecta la reputación y la rentabilidad empresarial, especialmente cuando la rotación es inesperada. Por eso, no es de asombrarse que sea una preocupación frecuente para los especialistas en gestión de personal alrededor del mundo, y nuestro país no es la excepción. México tiene un índice de rotación laboral de casi el 17 %, el más alto en Latinoamérica, según los datos de la Asociación Mexicana en Dirección de Recursos Humanos (AMEDIRH). 

Es evidente que los esfuerzos para reducir el índice de rotación de personal tienen un impacto financiero positivo. Los costes de reclutamiento pueden drenar recursos de la empresa, pero el valor de una baja rotación va más allá. Retener al personal adecuado no solo reduce costes, sino que también fortalece aspectos intangibles como la cultura empresarial y la experiencia de la fuerza laboral.

La salida de un empleado puede desestabilizar al equipo, generando presión para cubrir la carga de trabajo y facilitar la integración de nuevas contrataciones. Una alta rotación de personal dificulta la cohesión del equipo y afecta negativamente a la moral. Además, perjudica la capacidad de la empresa para atraer y retener talento clave para la organización.

Sin embargo, es importante destacar que una tasa de rotación “cero”  no es realista ni deseable. En empresas de cierto tamaño, la rotación es un componente natural del crecimiento, aportando nuevas perspectivas, energía y experiencias diversas. Esto incluye tanto la rotación voluntaria (jubilación) como la involuntaria (despido).

¿Qué es el índice de rotación de personal? 

El índice de rotación de personal refleja el porcentaje de empleados que abandonan una empresa en un período determinado. Mantener este índice en niveles correctos resulta un desafío clave para las áreas de recursos humanos. 

Hoy en día, las empresas prestan especial atención a este indicador, ya que cubrir vacantes puede ser un proceso lento y complejo para los gerentes. Además, las vacantes prolongadas pueden afectar negativamente el desempeño y la productividad de la organización en su conjunto.

Entendiendo los costos directos e indirectos de la rotación de personal 

Existen dos maneras de clasificar los costos asociados a la rotación de personal en dos categorías: directos e indirectos. Los costos directos, como los gastos de reclutamiento y capacitación, son fácilmente cuantificables. Por otro lado, los costos indirectos, aunque más difíciles de medir, pueden tener un impacto significativo en la empresa, manifestándose en una disminución de la productividad y un deterioro del rendimiento general.

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Ejemplos de costos directos de rotación 

• Costos de reclutamiento
• Publicidad para una nueva posición
• Costos de indemnización 
• Costos asociados a periodos de prueba para nuevos empleados
• Tiempo destinado a entrevistar nuevos reemplazos
• Tiempo para reclutar y entrenar nuevos empleados

Costos de reclutamiento y capacitación

El proceso de reclutamiento y capacitación de nuevos empleados implica una inversión significativa de tiempo y recursos. Programar entrevistas, evaluar candidatos y gestionar los trámites administrativos conllevan un costo considerable para la empresa. Además, en el competitivo mercado laboral actual, puede ser necesario ofrecer salarios más altos para atraer al talento deseado.

Impacto en la productividad

La pérdida de capital humano no solo implica costos directos para la organización, sino también una disminución de la productividad laboral. El tiempo y los recursos dedicados a encontrar y capacitar a un reemplazo afectan el rendimiento general del equipo. Durante el período de transición, el puesto vacante no se desempeña, lo que puede repercutir en la calidad y consistencia del trabajo.

Ejemplos de costos indirectos de rotación

• Pérdida de “know-how”
• Pérdida de productividad debido al proceso de reemplazo
• Costos asociados con falta de motivación (anterior a la partida)
• Costos asociados a la pérdida de secretos comerciales

Impacto en la moral y la cultura organizacional 

La incorporación de nuevos miembros al equipo genera un período de transición que puede afectar negativamente la dinámica de trabajo, el ambiente laboral y la productividad de todos los involucrados. Esta situación de incertidumbre puede desencadenar costos secundarios, como una disminución en el rendimiento general del equipo e incluso un aumento en el riesgo de rotación de personal.

Tipos de rotación de personal

A continuación, detallamos los cuatro distintos tipos de rotación de personal y sus causas más comunes.

Renuncia voluntaria

Este tipo de rotación ocurre cuando los colaboradores/as deciden renunciar de manera voluntaria. En México, el 67 % de los trabajadores considera cambiar de empleo durante 2024, según una encuesta de Termómetro Laboral de OCCMundial llevada a cabo en agosto de este año. Los motivos para este tipo de rotación son muy variados. Entre los más frecuentes se incluyen los siguientes:

• Aceptar un nuevo empleo con otra empresa
• Buscar opciones con mejor clima laboral y condiciones de trabajo
• Mudarse a otra ciudad
• Lidiar con una enfermedad crónica, ya sea propia o de un familiar cercano
• Cambiar sus prioridades de vida, como retomar sus estudios profesionales, dedicar más tiempo a su familia o viajar por el mundo

Este es el tipo de rotación de los colaboradores/as más lamentable y costosa. Además, tiene un mayor impacto empresarial debido a que, por lo general, no se vincula con un bajo desempeño laboral. Y aunque algunos motivos para abandonar el empleo son ineludibles, es posible reducir el índice de renuncias voluntarias mediante análisis internos que respondan las siguientes preguntas:

• ¿Por qué renuncian los colaboradores/as?
• ¿Qué iniciativas ayudarían a la empresa a aumentar la satisfacción laboral?
• ¿Qué impacto tiene la rotación no deseada en la rentabilidad de la empresa?
• ¿Qué programas de bienestar podrían aumentar la fidelización de los talentos idóneos?

Despido justificado

Este tipo de rotación sucede cuando la empresa decide rescindir el contrato de trabajo de sus colaboradores/as debido a las siguientes circunstancias:

• Bajo rendimiento o falta de compromiso con la empresa
• Obsolescencia de competencias
• Desaparición de los puestos de trabajo
• Restructuración organizacional
• Cambios en las necesidades empresariales

Explora cómo alentar el compromiso de tus colaboradores/as y reducir la tasa de rotación de tu empresa.

Jubilación

Aunque podría parecer que la jubilación está fuera del control de la empresa, en algunas ocasiones, los colaboradores/as pierden su motivación y deciden prolongar su trayectoria profesional con otra organización. Para reducir el riesgo de que esto suceda, te sugerimos instituir programas de bienestar que te permitan apoyar a una fuerza laboral multigeneracional.

Reclutamiento interno

Este tipo de rotación laboral se refiere a los cambios de departamento y ascensos internos dentro de la organización. A pesar de que la mayoría de este tipo de transferencias beneficia a ambas partes, en ocasiones, los colaboradores/as las solicitan para alejarse de un jefe o un entorno de trabajo tóxico. Descubre cómo crear un ambiente seguro que mejore el bienestar del personal de tu empresa.

¿Cómo calcular el índice de rotación de personal?

Para obtener el índice de rotación de personal es necesario conocer el número de empleados que han renunciado (por el motivo que sea). Después se aplica la siguiente fórmula:

(Número de personas que abandonaron la organización/ Promedio de empleados durante ese período de tiempo específico) *100

Para calcular el promedio de empleados para el periodo puedes utilizar la siguiente fórmula: (Número de empleados al inicio del periodo calculado + número de empleados al finalizar el periodo a calcular) / 2

Estos son los pasos que debes seguir para calcular el índice de rotación de personal correctamente: 

Paso 1: Delimita tu período de análisis

El primer paso es definir el período de tiempo que deseas evaluar. Puedes calcular la tasa de rotación anual o centrarte en un período específico, como después del pago de bonificaciones o durante las vacaciones. Cada período ofrece información valiosa sobre posibles áreas de mejora.

Paso 2: Calcula el promedio de empleados

Para obtener el promedio de empleados durante el período seleccionado, suma el número de empleados al inicio y al final del período y divide el resultado entre dos.

Paso 3: Contabiliza las bajas

Este paso consiste en determinar el número total de empleados que dejaron la empresa durante el período analizado, incluyendo tanto las bajas voluntarias (renuncias) como las involuntarias (despidos).

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Paso 4: Calcula la tasa de rotación

Divide el número de bajas entre el promedio de empleados obtenido en el paso 2.

Paso 5: Expresa la tasa en porcentaje

Multiplica el resultado del paso 4 por 100 para obtener la tasa de rotación porcentual.

Por ejemplo, si una empresa tenía 500 empleados  durante el periodo analizado y pierde 80 durante éste, la tasa de rotación sería del 16%.

(80 bajas / 500 empleados durante ese periodo de tiempo) x 100 = 16% de tasa de rotación

Ejemplo de cómo caluclar el índice de rotación de personal 

Imagina que quieres calcular un periodo de seis meses. Al inicio del período tenías  20 empleados y al finalizar 70. Para calcular el promedio de empleados durante ese periodo de tiempo, debes sumar ambas cifras (20 + 70 = 90) y dividir el resultado entre 2, esto te da 45.

Si durante ese período, 19 empleados abandonaron tu empresa. Entonces dividimos esta cifra entre el promedio de empleados (19 / 45 = 0.422).

Para expresar el resultado como porcentaje, multiplicamos por 100. Así obtenemos un índice de rotación del 42.22% en un período de 6 meses.

¿Cuál es el índice de rotación de personal ideal?

En México, un índice de rotación de personal menor al 15% se considera ideal. Un índice entre 15-30% ya se considera un problema que requiere atención y arriba del 35% se trata de un problema grave que requiere de acciones inmediatas. 

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Interpreta de manera correcta tu tasa de rotación

Calcular tu índice de rotación de personal es tan solo el primer paso. Para aprovechar al máximo esta información y mejorar tu retención de talento, es crucial tomar distintos contextos.

Identifica qué tipo de empleados se van

No todos los empleados tienen el mismo impacto en tu empresa. Si la rotación se concentra en empleados poco comprometidos, puedes enfocarte en estrategias para aumentar el compromiso. Si, por el contrario, pierdes a tus mejores talentos, es posible que existan problemas sistémicos en la organización, como falta de oportunidades de crecimiento o ineficiencias en la gestión, que requieren soluciones específicas.

Averigua por qué se van tus colaboradores/as

Aunque algunos empleados buscan nuevos desafíos por naturaleza, muchos tienen razones específicas para dejar su trabajo. Un 79% de quienes renuncian citan la "falta de reconocimiento" como un factor clave. Realizar entrevistas de salida puede brindarte información valiosa sobre los motivos de las bajas y ayudarte a identificar áreas de mejora.

Anticípate a los problemas

No esperes a que los empleados renuncien para conocer sus opiniones. Las encuestas sobre el ambiente laboral ofrecen un canal seguro y confidencial para que expresen sus inquietudes y observaciones, permitiéndote abordar posibles problemas antes de que provoquen la salida de talento valioso.

Otras métricas que también puedes tomar en cuenta

Existen otras métricas, además del índice de rotación, que puedes tomar en cuenta para complementar los resultados obtenidos de tu índice de rotación.

Costo de rotación de personal

Para calcular el costo total de la rotación de personal en tu empresa se puede determinar mediante la siguiente fórmula:

Costo Total de Rotación = Número Total de Empleados x Tasa de Rotación x Costo Promedio de Rotación

Por ejemplo, si una empresa tiene 100 empleados, una tasa de rotación del 5% y un costo promedio de reemplazo de $4,000, el cálculo sería: 100 x 0.05 x 4,000 = $20,000

Es probable que conozcas el número de empleados en tu empresa y puedas calcular fácilmente la tasa de rotación. Sin embargo, ¿cómo determinar el costo promedio de rotación?

Para una estimación rápida, puedes utilizar promedios ampliamente aceptados. Se estima que reemplazar a un empleado suele costar entre el 50% y el 200% de su salario. Puedes usar los salarios promedio en tu empresa para calcular un costo aproximado de rotación y luego utilizarlo para obtener el costo total.

Tasa de rotación voluntaria vs. tasa de rotación involuntaria

La rotación voluntaria ocurre cuando los empleados deciden dejar la empresa por iniciativa propia. Esta situación, al ser inesperada, puede generar costos significativos para la organización, asociados al proceso de reclutamiento y contratación de nuevos talentos. A menudo, la insatisfacción laboral es un factor determinante en este tipo de rotación.

Por otro lado, la rotación involuntaria, aunque menos perjudicial, se produce cuando la empresa decide prescindir de los servicios de un empleado. Esto puede deberse a un bajo rendimiento, conflictos internos u otras razones ajenas a la voluntad del trabajador.

Independientemente de su naturaleza, ambas formas de rotación brindan información valiosa sobre el equipo, la gestión y los procesos de contratación. Sin embargo, estas métricas a menudo se pasan por alto, lo que impide un análisis exhaustivo que podría mejorar futuras contrataciones.

Tasa de retención de colaboradores/as de alto valor

La retención de talento clave es esencial para el éxito de cualquier organización. Para lograrlo, es fundamental ofrecer a estos colaboradores desafíos estimulantes y recompensas acordes a su desempeño, fomentando así su compromiso y motivación.

Además, es crucial evaluar continuamente sus paquetes de compensación y garantizar que se les brinden oportunidades de liderazgo que impulsen su desarrollo profesional y reconozcan sus logros. Un programa de retención exitoso debe priorizar la satisfacción y el crecimiento de estos empleados clave para asegurar su permanencia en la empresa.

Factores que causan la rotación de los colaboradores/as

A continuación, detallamos los aspectos que con más frecuencia ocasionan la rotación temprana no deseada. Además, te compartimos recomendaciones para atenuarlos.

Ingresos bajos

Los sueldos no competitivos son la principal razón por la que los colaboradores/as renuncian a su empleo. Para mitigar este factor, te sugerimos facilitar a los colaboradores/as información detallada con respecto al salario emocional que ofrece la empresa. Por ejemplo, reconocimientos económicos por desempeño, prestaciones superiores a la ley, y acceso a espacios recreativos y de acondicionamiento físico. Para más información a este respecto, puedes consultar el informe Panorama de bienestar en las empresas 2024 de Wellhub.

Falta de oportunidades de desarrollo profesional

El 41 % de los mexicanos consideraría cambiar de empleo para obtener mejores oportunidades de crecimiento profesional, según el estudio Futuro del reclutamiento en México de Boston Consulting Group, disponible en la plataforma de OCCMundial.

Te recomendamos que consideres implementar programas de coaching para optimizar el desarrollo personal de los colaboradores/as de tu empresa y promover la fidelización del talento.

Expectativas poco realistas

Establecer estándares de desempeño inviables puede derivar en altos niveles de estrés, baja productividad y aumento en el ausentismo. Para evitar exigencias insostenibles, los especialistas sugieren identificar las responsabilidades rutinarias que se pueden delegar, reducir en frecuencia o eliminar por completo. Un ejemplo de esto es presentar un informe trimestral, en lugar de mensual. También es recomendable ofrecer jornadas flexibles y apostar por la transparencia; es decir, mantener a los colaboradores/as bien informados sobre los cambios organizacionales y darles feedback constante en cuanto a su desempeño y las decisiones de la empresa.

Jefes tóxicos

Un liderazgo empático y solidario influye, en gran medida, en el bienestar de los colaboradores/as, optimiza el trabajo en equipo, aumenta el compromiso del personal y mejora la reputación corporativa de la organización. Para tener un ambiente laboral sano y reducir la rotación de los colaboradores/as, los peritos sugieren añadir a las evaluaciones de desempeño competencias de liderazgo y los valores profesionales de los altos y medios mandos, así como la alineación con los de la empresa y actuar en consecuencia.

Cultura corporativa deficiente

Una buena cultura organizacional deriva en colaboradores/as más felices, motivados y productivos. Para robustecer la cultura corporativa de la empresa y reducir la rotación de personal, Great Place to Work recomienda incorporar los siguientes ocho elementos:

1. La credibilidad
2. El respeto
3. La equidad
4. El orgullo por la empresa
5. El sentido de pertenencia
6. El liderazgo eficaz
7. La responsabilidad social
8. La innovación

Impacto de la rotación de los colaboradores/as

Una alta tasa de rotación laboral puede afectar a tu empresa y a tus colaboradores/as de las siguientes formas:

• Reduce la rentabilidad empresarial debido a que implica gastos significativos de contratación y capacitación de hasta 200,000 pesos por colaborador/a.
• Dificulta atraer y fidelizar al talento idóneo.
• Disminuye la productividad laboral; por ende, tiende a deteriorar la satisfacción del cliente.
• Entorpece la gestión del cambio y la implementación de nuevas iniciativas.
• Daña el prestigio de la empresa.
• Puede desestabilizar la moral de los colaboradores/as.
• Aumenta los niveles de ansiedad y de fatiga laboral.
• Impide la planificación proactiva a largo plazo.

Como ves, la rotación de los colaboradores/as es parte inherente de toda empresa. Sin embargo, hay formas de identificar sus causas y reducirla a un nivel ideal, sin tirar la casa por la ventana, mediante una estrategia de beneficios eficaz. Descubre cómo Wellhub puede ayudar a tu organización a crear un programa de bienestar para todos que te permita optimizar la gestión de talento.