Headcount: o que é, qual a importância e como calcular?

Com um mercado de trabalho cada vez mais dinâmico, encontrar bons talentos para compor a sua equipe de colaboradores pode ser um desafio. Além de captar novos profissionais, o setor de recursos humanos precisa trabalhar para capacitar, engajar e manter a equipe coesa. Neste cenário, o headcount é um indicador que pode auxiliar nesse processo de gestão.

O headcount é usado para entender a situação do negócio, utilizando os dados obtidos para traçar estratégias empresariais. Todas as organizações que têm um time de colaboradores, independente do porte, precisam conhecer, calcular e compreender a relevância desse indicador na promoção de melhorias para a gestão.

Confira o que é headcount, benefícios, dicas de como calcular e como usar os dados obtidos para tomar decisões.

O que é headcount?

Headcount é uma expressão em inglês que, em tradução literal, significa "contagem de cabeças". No âmbito da gestão empresarial, ele é usado para se referir ao número total de colaboradores de uma organização em um determinado período de tempo. Ou seja, o indicador que quantifica o tamanho da força de trabalho de uma empresa.

Esse dado é relevante pois possibilita que as empresas:

• acompanhem a evolução do seu quadro de colaboradores
• identifiquem tendências de contratação e desligamento
• planejem futuras ações de recrutamento e desenvolvimento.

A análise do headcount ajuda os gestores a tomarem decisões mais estratégicas sobre o dimensionamento de suas equipes, a alocação de recursos e a otimização de processos.

Setores como o departamento financeiro, por exemplo, utilizam essas informações para calcular custos com folha de pagamento. O setor de produção e recursos humanos, para saber quantos colaboradores estão disponíveis para realizar as tarefas, para calcular taxas de rotatividade e produtividade, por exemplo.

Quais os benefícios do uso estratégico do headcount?

As empresas que investem na análise de indicadores conseguem ter mais precisão no acesso aos dados, melhorando a sua tomada de decisão. Neste cenário, alguns benefícios do uso estratégico do headcount são:

Controle de custos

O monitoramento próximo e frequente do número de colaboradores e suas respectivas funções ajuda a identificar áreas com excesso ou falta de mão de obra, otimizando a alocação de recursos humanos e, consequentemente, reduzindo gastos com folha de pagamento.

O headcount também possibilita um planejamento mais preciso das necessidades futuras da empresa, evitando contratações desnecessárias e garantindo que a equipe esteja dimensionada de acordo com as demandas do negócio. Com uma visão estratégica, a empresa cria um ambiente favorável para a eficiência na gestão dos custos, tornando o negócio mais competitivo em seu mercado de atuação.

Planejamento de sucessão e expansão

Outro benefício que impacta positivamente o negócio é a oportunidade de melhorar o planejamento de ações de sucessão e expansão do negócio.

A análise do perfil dos profissionais, suas habilidades e experiências, ajuda a identificar talentos internos e desenvolver planos de carreira, garantindo a continuidade das operações e a formação de líderes.

O indicador permite, ainda, prever as necessidades de contratação para suportar o crescimento da empresa, evitando gargalos e garantindo que a equipe esteja preparada para enfrentar novos desafios.

O cruzamento de dados do headcount com as projeções de crescimento da empresa, auxilia na identificação de lacunas de competências e na tomada de decisão sobre investimentos em treinamento e desenvolvimento.

Conformidade legal

O monitoramento de indicadores de RH que envolvam número de colaboradores, suas funções e adequação à legislação em vigor, garantem que a organização esteja em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações específicas do setor.

Isso inclui, por exemplo, o cumprimento de normas sobre jornada de trabalho, férias, benefícios corporativos, saúde e segurança no trabalho. Mas o mais relevante, no caso de headcount em particular, é que ele ajuda a identificar possíveis riscos legais, como o não cumprimento de cotas de pessoas com deficiência ou a falta de registro de profissionais, permitindo que a empresa adote medidas corretivas, evitando multas e processos trabalhistas.

Como calcular o headcount de forma eficiente?

Embora o headcount seja um indicador representativo da quantidade de colaboradores da sua empresa, o seu cálculo envolve mais do que apenas contar o número de pessoas na equipe.

A dica é que o gestor estabeleça um método consistente para garantir a precisão dos dados. A primeira etapa desse processo é a definição de quais colaboradores serão incluídos no cálculo: colaboradores em tempo integral, meio período, temporários, terceirizados etc.

Em seguida, crie um sistema de registro centralizado, como uma planilha eletrônica ou um software de gestão de recursos humanos, para armazenar as informações de cada colaborador. Esse sistema deve ser atualizado regularmente para refletir as mudanças na força de trabalho, como novas contratações, desligamentos e alterações de cargo.

A automação do processo permite obter não só informações sobre a quantidade de pessoas, mas também elementos estratégicos como tipo de função exercida, tempo de empresa, entre outros.

Como usar os dados de headcount para tomar decisões estratégicas?

Agora que você já tem os dados em mãos, pode surgir a dúvida: o que fazer com eles? De que forma eles podem trazer elementos que contribuam para as decisões do negócio?

A dica é combinar a análise desses dados de RH com outros indicadores de performance, o que ajudará a identificar tendências, otimizar a alocação de recursos e planejar o crescimento da organização.

Por exemplo, ao analisar o headcount por departamento e compará-lo com os resultados, é possível identificar áreas com excesso ou falta de mão de obra, permitindo ajustes na estrutura organizacional.

Somado a isso, a projeção do headcount futuro com base nas metas de crescimento da empresa, permite antecipar as necessidades de contratação e desenvolver planos de sucessão, garantindo a continuidade da operação.

O headcount e o bem-estar dos colaboradores

Para profissionais de RH, o controle e a análise do headcount são essenciais para tomar decisões estratégicas que impactam diretamente a produtividade dos colaboradores e o clima organizacional da organização. E, nesse contexto, não se pode subestimar o papel que programas de bem-estar corporativo desempenham na retenção e motivação da equipe. 

Empresas que investem em saúde e bem-estar não só melhoram a qualidade de vida dos colaboradores, mas também conseguem otimizar o headcount de maneira inteligente, garantindo um time mais engajado e preparado para enfrentar os desafios do dia a dia. Ao focar no bem-estar, a empresa reduz taxas de turnover e absenteísmo, representando uma economia significativa de tempo e recursos, além de contribuir para uma cultura organizacional mais positiva e sustentável.

Agora que você já conhece mais sobre o headcount, é hora de aproveitar para melhorar ainda mais a gestão de pessoas da sua empresa. Descubra quais são os desejos de uma força de trabalho multigeracional e como você pode atendê-los. E se você está procurando formas de melhorar o bem-estar e as ações de incentivo à saúde dos seus colaboradores, entre em contato com nossos especialistas em bem-estar e veja como o Wellhub pode ajudar.