4 passos para conduzir um processo de admissão de sucesso

Muitas vezes, contratar novos colaboradores pode ser um grande desafio para o RH. Há muitas variáveis e procedimentos envolvidos, e é imprescindível encontrar talentos adequados e integrá-los de forma harmoniosa. Nesse momento, o processo de admissão é um componente central, mas além de sua importância operacional para concretizar e oficializar as contratações, ele também tem um valor estratégico para a empresa.

Um processo de admissão malfeito pode trazer diversos prejuízos para uma empresa. Dois dos maiores erros apontados são: não estruturar o processo de maneira correta e acelerá-lo excessivamente. Admitir e integrar novos colaboradores é mais importante do que parece, pois estamos lidando com o capital humano, o elemento que faz as engrenagens de uma organização se moverem e que determina o sucesso dos negócios.

Descubra o que é e qual a importância da admissão, como o processo funciona e como você pode conduzi-lo da melhor forma em sua empresa.

O que é admissão?

A admissão é o processo de formalizar a contratação de uma pessoa logo após os procedimentos de seleção e recrutamento. Além dos aspectos burocráticos envolvidos, também é necessário considerar os objetivos do negócio para que o processo seja feito da melhor forma possível, da documentação à integração.

Por tal motivo, a admissão também deve ser encarada como uma questão estratégica para a empresa. Afinal, um processo admissional ruim pode afetar a relação entre a organização e o colaborador, além de prejudicar os interesses de ambas as partes. Sem falar de questões como engajamento e produtividade, motivação, desenvolvimento profissional e também o employee experience.

O que a lei diz sobre a admissão

Um aspecto de extrema importância ao contratar colaboradores é a conformidade jurídica. Como existem diversas leis e requisitos a serem cumpridos, esse é um assunto que merece especial atenção.

Os artigos 442 e 443 da CLT dispõem o seguinte sobre a contratação de pessoal:

“Contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego.”

“O contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito, por prazo determinado ou indeterminado, ou para prestação de trabalho intermitente.”

Sendo assim, existem três tipos de admissão:

1. Admissão tácita: esse é um tipo de admissão sem oficialização oral ou escrita, em que a pessoa começa a trabalhar e recebe um salário semanal, quinzenal ou mensal. Pode ser temporariamente ou por período indeterminado. É mais comum em situações de prestação de serviços.
2. Acordo verbal: não existe nenhum termo ou acordo escrito ou assinado. O colaborador é comunicado sobre a admissão verbalmente e já pode começar a trabalhar.
3. Admissão tradicional: esse é o modelo tradicional da legislação trabalhista, com processo seletivo, procedimentos presenciais, documentação obrigatória, período de experiência, registro e assinatura do contrato empregatício.

Há também um quarto tipo de admissão que, apesar de ainda novo, tem ganhado cada vez mais popularidade, sobretudo em regimes de trabalho remoto. Trata-se da admissão digital, um processo de contratação feito totalmente online, que aproveita a tecnologia para recrutar, selecionar e admitir novas pessoas sem necessidade de atendimento presencial.

Outro ponto a ser levado em conta é a questão da efetivação do colaborador e da devida anotação na carteira de trabalho. O artigo 29 da lei nº 5452 determina que:

“O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.”

Já o artigo 41 da CLT complementa a questão, dizendo:

“Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.”

Vale ressaltar que, não importa qual seja o modelo adotado, a admissão deve sempre ser feita respeitando a legislação e as normas vigentes para garantir a segurança jurídica da relação trabalhista. Qualquer erro cometido, seja a perda de um prazo, a categorização incorreta ou a falta de um documento obrigatório, pode acarretar penalidades financeiras. Por isso, é recomendado ter muita cautela nesse momento e trabalhar em conjunto com o departamento jurídico para evitar problemas.

Como funciona o processo de admissão de colaboradores

A admissão de novos colaboradores envolve diversas etapas e procedimentos que devem ser bem pensados e executados, de modo que o RH alcance resultados satisfatórios e integre as novas pessoas às equipes sem inconveniências. Veja quais são tais etapas:

1. Identificação das necessidades da vaga e divulgação do anúncio;
2. Recrutamento e seleção (busca de profissionais, análise de perfis e agendamento de entrevistas e quaisquer outras dinâmicas individuais ou em grupo);
3. Escolha do melhor perfil;
4. Envio da proposta de emprego e quaisquer negociações para definir o contrato de trabalho;
5. Oficialização da contratação com a assinatura do contrato de vínculo empregatício;
6. Coleta da documentação necessária, anotações na carteira de trabalho e registro na plataforma e-Social;
7. Exame admissional;
8. Integração, o que inclui quaisquer treinamentos, informativos, instruções e apresentações da empresa a quem recém chegou.

Por que o processo de admissão é importante

Ter os melhores talentos em sua equipe é primordial para alcançar os resultados desejados pela empresa. Por essa razão, os esforços para recrutar, selecionar e integrar novos colaboradores ganham um significado estratégico. É necessário entender o que a empresa necessita e pretende, alinhar as medidas do RH aos negócios e planejar como será todo o processo de busca e admissão de profissionais. Assim, todo o seu aparato admissional será coerente com os objetivos organizacionais. Isso leva à caminhada conjunta na mesma direção e contribui para melhores resultados de curto e longo prazos.

Um processo de admissão eficiente e bem conduzido pode influenciar diversos aspectos da sua empresa. Alguns dos impactos diretos são:

• Baixo índice de turnover
• Aumento da produtividade
• Economia de custos com gestão de pessoas
• Aumento da assertividade das contratações
• Redução do risco jurídico
• Enriquecimento da cultura corporativa
• Alinhamento com a estratégia de negócios
• Fortalecimento do employer branding
• Melhoria da experiência do colaborador
• Promoção do engajamento, da motivação e da sensação de pertencimento.

Como conduzir um bom processo de admissão

Quando o assunto é admitir talentos, o papel do RH é otimizar o processo ao máximo, reduzindo o tempo e os recursos gastos, ao mesmo tempo que garante a adaptação da nova pessoa, a agregação de competências e a diminuição dos riscos jurídicos. Isso envolve uma série de desafios que devem ser enfrentados com as melhores práticas e estratégias do setor.

Veja algumas dicas e recomendações que podem ajudar você nesse momento:

1. Tenha um processo bem estruturado

Um processo bem estruturado pode fazer toda a diferença ao admitir profissionais, pois direciona melhor os esforços da equipe, agiliza os procedimentos e otimiza os custos e despesas envolvidos. Um processo eficiente demonstra às pessoas que sua organização é gerida de forma inteligente e enxuta, sem redundâncias ou procedimentos burocráticos onerosos. 

É fundamental que as primeiras percepções do colaborador sobre a organização sejam positivas e contribuam para o engajamento e a produtividade de quem recém chegou. Além disso, se a admissão for conduzida de forma estratégica, é possível encontrar talentos mais alinhados ao perfil e à cultura da empresa.

2. Use a tecnologia a seu favor

Uma forma de evitar erros e agilizar a admissão é através da automatização de diversos trâmites burocráticos. Formulários online, envio de documentos digitais e softwares de Recursos Humanos são alguns exemplos do que pode ser feito nesse sentido. Desse modo, você consegue economizar tempo e abrir espaço para que o RH se dedique a questões mais práticas e possa aproveitar melhor as interações iniciais com o novo colaborador. 

Contudo, apesar da facilidade e da conveniência que isso oferece, é necessário manter o processo o mais humano possível e evitar delegar a robôs os procedimentos que precisam ser realizados por pessoas.

3. Ofereça uma integração eficaz

Também conhecida como onboarding, essa é uma etapa importante que serve para dar as boas-vindas às novas pessoas integrantes da equipe, fornecer tudo que precisam para iniciar suas atividades e fazer com que se sintam parte da empresa. O ideal é que a integração comece a ser pensada logo no início dos procedimentos admissionais, pois exige alinhamento e planejamento para gerar uma experiência positiva e estimular o engajamento desde os primeiros passos da pessoa em seu novo cargo.

Uma política de boas-vindas, com guias e orientações claras, apresentações da empresa e uma introdução à equipe, é indispensável nesse momento. O papel do RH aqui é prestar todo o apoio necessário para garantir a adaptação de novos integrantes e consolidar uma forte relação profissional.

4. Aproveite a admissão para agregar valor à employee experience

Os primeiros dias de uma pessoa recém-contratada é um dos principais momentos em sua jornada na empresa. É durante esse período que são formadas as impressões e opiniões iniciais sobre o clima organizacional, a dinâmica das relações interpessoais existentes e a experiência de trabalho. Portanto, a admissão tem um papel decisivo para a satisfação dos membros da equipe e na construção da sua imagem como marca empregadora. Aproveitar todo o processo de admissão para agregar valor e enriquecer a employee experience é uma forma de criar confiança e contribuir para os níveis de bem-estar e de desempenho profissional.

Contribua para o bem-estar dos colaboradores desde o primeiro momento

Quando você contrata pessoas para preencher uma vaga, faz parte do processo mostrar quais são os benefícios e as vantagens de trabalhar em sua empresa. Dentre eles, os benefícios de bem-estar estão entre os mais valorizados. Investir na saúde, na qualidade de vida e na harmonia entre a vida pessoal e profissional das pessoas é uma forma de demonstrar cuidado, aumentar a satisfação, e estimular a motivação e a produtividade desde o início. Pessoas saudáveis, naturalmente, produzem mais e melhor.

Para isso, você pode contar com o Wellhub. Temos uma ampla rede de academias, estúdios e personal trainers, assim como acesso a aplicativos e aulas de diversas modalidades voltadas para a saúde física, mental e emocional. Com uma abordagem holística, oferecemos soluções que podem atender às necessidades específicas do seu pessoal. Converse com um de nossos especialistas em bem-estar e saiba como contribuir para a qualidade de vida da sua equipe.

Referências

• 41% dos executivos assumem ter feito alguma contratação equivocada no último ano. Robert Half, 2022. Disponível em: https://www.roberthalf.com.br/imprensa/41-dos-executivos-assumem-ter-feito-alguma-contratacao-equivocada-no-ultimo-ano. Acesso em: 14 de novembro de 2023.
• ARTIGO 442 do Decreto-Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943. Jusbrasil, 2023. Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10714759/artigo-442-do-decreto-lei-n-5452-de-01-de-maio-de-1943. Acesso em: 14 de novembro de 2023.
• ARTIGO 443 do Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943. Jusbrasil, 2023. Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10714720/artigo-443-do-decreto-lei-n-5452-de-01-de-maio-de-1943. Acesso em: 14 de novembro de 2023.
• DECRETO-Lei Nº 5.452, DE 1º de maio de 1943. Câmara dos Deputados, 2023. Disponível em: https://www2.camara.leg.br/legin/fed/declei/1940-1949/decreto-lei-5452-1-maio-1943-415500-publicacaooriginal-1-pe.html. Acesso em: 14 de novembro de 2023.
• ARTIGO 41 do Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943. Jusbrasil, 2023. Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10761133/artigo-41-do-decreto-lei-n-5452-de-01-de-maio-de-1943. Acesso em: 14 de novembro de 2023.
• PANORAMA do Bem-Estar Corporativo 2024. Wellhub, 2023. Disponível em: https://wellhub.com/pt-br/recursos/pesquisa/panorama-do-bem-estar-corporativo-2024/. Acesso em: 15 de novembro de 2023.