A burocracia que envolve diversas rotinas do universo trabalhista é apontada como um dos principais desafios enfrentados pelas empresas em seu dia a dia. Preencher cadastros, assinar papéis e entregar documentos em repartições espalhadas pela cidade certamente consome tempo e recursos que poderiam ser aplicados em iniciativas mais produtivas para os negócios.

Mas esse cenário está mudando, e uma das principais inovações nesse sentido foi a criação do eSocial: uma plataforma digital do governo que centraliza diversas informações e obrigações trabalhistas em um único canal. Essa ferramenta trouxe inúmeros benefícios para o dia a dia administrativo das organizações, e é importante compreender seu funcionamento para evitar deslizes na hora de utilizar os serviços oferecidos.

Por isso, se você atua com gestão de pessoas ou gostaria de saber mais sobre o assunto, este artigo é para você. Entenda, afinal, o que é eSocial, como essa plataforma funciona e quais são as vantagens de acessar o sistema para gerenciar os dados trabalhistas da sua equipe.

O que é eSocial?

O eSocial é uma plataforma digital que unifica a transmissão de informações trabalhistas obrigatórias das empresas para os órgãos públicos competentes do Governo Federal. Foi criado pelo decreto n.º 8373 de 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

A ideia principal por trás dessa inovação foi reduzir a burocracia que envolvia todo o processo, repleto de guias e formulários preenchidos e entregues separadamente em cada lugar. Isso demandava tempo e aumentava a chance de confusão com a papelada dos colaboradores.

Desde sua criação, a plataforma passou por um cronograma de implantação que tornou seu uso obrigatório para grupos diferentes de empresas ao longo do tempo. De lá para cá, o sistema recebeu também algumas atualizações e melhorias. Atualmente, ele se divide em dois módulos principais, conforme o perfil de quem emprega e o perfil de quem trabalha:

• O eSocial simplificado é voltado para pessoas físicas que contratam profissionais de serviços domésticos, para segurados especiais e para microempreendedores individuais (MEIs). 
• Já o eSocial geral é utilizado por empresas e pessoas jurídicas para gerenciar a rotina trabalhista de seus colaboradores.

A criação do eSocial transformou uma rotina analógica, presencial e demorada em um processo digital, remoto e mais rápido. As obrigações trabalhistas são, em geral, as mesmas, e as penalidades previstas também, mas a forma de cumprir com essas obrigações se tornou mais simples e segura com o novo sistema.

Como funciona o eSocial

Agora que já tratamos sobre o que é eSocial, é hora de entender como a plataforma funciona e o que você pode fazer ao utilizar a ferramenta. 

Basicamente, tudo o que diz respeito ao dia a dia do colaborador na empresa passa pelo sistema, e é registrado junto aos órgãos públicos específicos, como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho. São muitas obrigações que podem ser transmitidas, de modo unificado, para as autoridades competentes:

• GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de funcionários sob o regime da CLT
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais
• LRE — Livro de Registro de Empregados
• CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD — Comunicação de Dispensa
• CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT — Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais 
• Folha de pagamento
• GRF — Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS — Guia da Previdência Social.

O sistema funciona com base em “eventos” que organizam a entrega das informações na plataforma. Existem três tipos de eventos do eSocial: os eventos de tabela, os eventos periódicos e os eventos não periódicos, e cada um é registrado por meio de um código próprio. A lista de eventos abrange desde casos específicos, como relações de trabalho “sem vínculo de emprego”, até o envio de dados sobre saúde e segurança no trabalho (SST). 

Veja alguns exemplos do que é possível realizar ao preencher diversos eventos do eSocial:

• admissão e desligamento de colaboradores
• recolhimento de tributos e contribuições
• avisos sobre doenças ocupacionais e acidentes de trabalho
• registro de férias
• gerenciamento do FGTS
• alterações contratuais
• gestão da folha de pagamento
• cadastro de benefícios e muito mais.

O leque de serviços é bem amplo e os diferentes módulos e eventos do eSocial ajudam o RH da empresa a cuidar das obrigações trabalhistas dos colaboradores em diferentes regimes de trabalho: profissionais CLT, cooperados, avulsos, estagiários e outros. Mas a simplificação dos processos não é a única vantagem que a plataforma trouxe para a rotina de gestão de pessoas nas organizações.

Vantagens do eSocial

A mudança para o eSocial revolucionou a rotina administrativa do departamento de Recursos Humanos das empresas, que precisava investir muitas horas e recursos para gerenciar a coleta e o envio dessas informações para os órgãos governamentais. Assim, utilizar o eSocial para fazer a gestão desses dados trouxe muitos benefícios para todos os envolvidos.

Vantagens para a empresa

1. Menos burocracia: unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais da força de trabalho significa economia de tempo, um ativo valioso para qualquer negócio.
2. Mais segurança: uma vez cadastrados na plataforma, os dados dos colaboradores estão seguros no sistema. Isso ajuda a observar a LGPD no RH e a evitar problemas como perda de informações que antes estavam em meios físicos, como papéis.
3. Maior organização: os processos se tornam mais organizados, já que seu andamento pode ser monitorado e atualizado em tempo real facilmente por meio do acesso à ferramenta, reduzindo a chance de falhas e multas.

Vantagens para os colaboradores

1. Mais transparência: uma vez registradas no sistema, as informações trabalhistas de cada pessoa se tornam acessíveis, e não ficam mais em posse apenas da empresa, o que traz mais transparência para todo o processo.
2. Mais direitos: no meio digital, torna-se mais fácil assegurar o cumprimento das obrigações e o fornecimento dos benefícios trabalhistas previstos na lei para os colaboradores, o que evita desgastes.
3. Menos erros: a digitalização desses processos acabou com a confusão de guias e formulários trabalhistas preenchidos manualmente, o que ocasionava dúvidas e elevava a chance de erros nos cálculos de valores, prejudicando os colaboradores.

Analisar as vantagens envolvidas na utilização do eSocial demonstra como esse é um canal completo, que organiza e simplifica a rotina do departamento de Recursos Humanos no envio de dados trabalhistas para o Governo Federal. Ao mesmo tempo, o sistema também cria um ambiente de mais segurança e transparência para a força de trabalho, que sabe que seus dados estão seguros e disponíveis na plataforma para acesso a qualquer momento.

Assim como o eSocial, existem muitas outras ferramentas digitais que têm transformado a rotina de profissionais de RH e das equipes com mais tecnologia e inovação. 

Tecnologias que transformam a rotina de trabalho

Com a vida pessoal e profissional das pessoas cada vez mais ligadas, o cuidado com a saúde do trabalhador se tornou um tema central nas relações corporativas. Para 93% da força de trabalho, ter à sua disposição um bom programa com benefícios de bem-estar já é tão importante quanto seu salário.

E se o eSocial tornou a dinâmica do RH mais ágil e inteligente ao unificar diversos serviços e compromissos trabalhistas em um único canal digital, o Wellhub faz o mesmo. Colaboramos com a gestão de pessoas em sua empresa ao simplificar e incentivar o acesso da sua equipe a inúmeros recursos de saúde física, mental e financeira.

Nossa plataforma reúne milhares de academias, estúdios, aplicativos e profissionais em um único serviço. Seus colaboradores só precisam escolher quais modalidades preferem utilizar, e você gerencia essa rotina de atividades em um sistema centralizado. Conheça nossos planos e converse com um de nossos especialistas em bem-estar.

Referências

• CONHEÇA o eSocial. Governo Federal, 2019. Disponível em: https://www.gov.br/esocial/pt-br/centrais-de-conteudo. Acesso em: 02 de janeiro de 2024.