Integração de colaboradores: como fazer um onboarding eficaz

Você já foi a uma festa em que não conhecia ninguém e todas as demais pessoas interagiam e usavam uma linguagem própria que não fazia sentido para você? É uma situação bastante incômoda. Você se serve de aperitivos para se ocupar com algo e até considera ir embora mais cedo, vestir um pijama confortável e acompanhar mais alguns capítulos da sua série favorita na TV de casa.

Se você é uma pessoa desinibida, talvez consiga se sentir à vontade e se envolver na conversa. Entretanto, para tantas outras, seria interessante ter alguém ao seu lado para explicar o que está acontecendo e incluí-las nas atividades.

É assim que um processo de integração bem-feito deve ser. Com a abordagem certa, você pode transformar a integração de novos colaboradores em uma experiência memorável, deixar as pessoas seguras com relação às novas atribuições, garantir a adesão à missão e aos valores da empresa, e alinhar as expectativas de trabalho.

Estatísticas apontam que 70% das pessoas que tiveram experiências incríveis durante a integração dizem ter o melhor emprego possível. Em contrapartida, apenas 12% concordam que a sua organização faz um bom trabalho de onboarding.

Por isso, prepare seus novos colaboradores para o sucesso por meio de um processo de integração completo e eficaz.

O que é a integração de novos colaboradores?

A integração de novos colaboradores é uma das boas práticas de RH e tem o objetivo de acompanhar os recém-chegados em seu primeiro dia de trabalho ou durante as semanas seguintes à sua contratação.

Isso significa disponibilizar informações sobre o funcionamento da empresa, fornecer detalhes sobre políticas e normas internas, esclarecer dúvidas sobre sua função e apresentar os novos colaboradores a pessoas-chave na organização.

Qual é a diferença entre a orientação de colaboradores e a integração de colaboradores?

A orientação de colaboradores consiste na apresentação da empresa aos recém-chegados e na sua preparação para o sucesso no trabalho. Já a integração de colaboradores, também conhecida como onboarding, tende a ser um processo mais específico, voltado à função e às atribuições do cargo, e começa antes mesmo da admissão. Pode-se dizer que a orientação faz parte da integração.

A integração abordará o funcionamento geral da organização, as primeiras tarefas a serem entregues, de que projetos a pessoa participará, quais serão as suas metas e de que ferramentas, sistemas ou informações precisará para desenvolver suas atividades. O onboarding da gerência tem a missão de garantir que os novos líderes compreendam a cultura empresarial, os processos e as políticas relacionados à gestão de suas equipes.

Algumas empresas usam a orientação de colaboradores e a integração de colaboradores de forma intercambiável, enquanto outras entendem os dois conceitos como processos distintos. O importante é garantir que os novos membros da equipe se sintam acolhidos para que possam fazer seu trabalho com eficiência.

A importância da orientação para os colaboradores

A orientação é fundamental para os novos colaboradores, pois faz com que se sintam confortáveis e seguros em sua nova função desde o primeiro dia. Ao fornecer uma introdução completa sobre a cultura organizacional, o organograma da empresa, suas normas e o desempenho esperado, você permite que quem acabou de chegar comece com o pé direito e evite erros comuns. Outros benefícios incluem:

Estabelecer a confiança

Novos colaboradores estão ansiosos para começar, mas podem se sentir nervosos ou inseguros com relação à atuação desejada. Uma orientação bem-feita permite que as pessoas entendam melhor seu papel e tenham mais confiança em suas habilidades. Os recém-chegados precisam saber a quem recorrer em caso de dúvidas e ser encorajados a buscar ajuda, sempre que necessário.

Melhorar os índices de retenção de talentos

Garantir que os novos colaboradores se sintam tranquilos, acolhidos e valorizados desde o início é uma excelente estratégia para diminuir o turnover na empresa. A falta de orientação pode deixar as pessoas confusas, sobrecarregadas e desmotivadas, fazendo com que pensem em deixar o emprego.

Criar adesão à missão da empresa

A integração de novos colaboradores é o momento perfeito para causar uma boa primeira impressão. Portanto, aproveite essa oportunidade para detalhar a missão, a visão e os valores da empresa e fazer com que as pessoas entendam a importância de suas contribuições para o resultado geral. Quando novos colaboradores se sentem parte do negócio, tendem a ser mais felizes, produtivos e engajados no trabalho.

O que incluir na integração de novos colaboradores

A integração tem o propósito de dar as boas-vindas aos novos colaboradores e fazer com que se sintam confiantes para desempenhar suas atividades. Para tanto, deve contemplar:

1. Apresentação da empresa e da cultura organizacional

A história da empresa pode ser o primeiro ponto abordado em seu processo de integração. É interessante fornecer detalhes sobre a missão, a cultura corporativa e os objetivos em curto, médio e longo prazo. Informe sobre o funcionamento dos canais de comunicação, o código de ética, o dress code (se houver) e os horários recomendados de entrada e saída.

2. Visão geral das políticas de cargos, salários e benefícios

É importante que a integração também aborde a política de cargos e salários e a elegibilidade aos benefícios corporativos para que os recém-chegados saibam a que têm direito, se existem regras de carência ou de portabilidade. Certifique-se de abordar:

• A possibilidade de trabalho remoto.
• O direito a folgas e férias remuneradas.
• O funcionamento do plano de saúde e daassistência odontológica.
• A existência de programas de bem-estar.
• As diretrizes de segurança e de prevenção de acidentes.
• As datas de pagamento do salário e demaisbonificações.

3. Tour pelo local de trabalho

Uma visita guiada (ou um tour virtual, no caso de pessoas em trabalho remoto) é uma ótima iniciativa para os novos colaboradores se familiarizarem com as instalações da empresa e se conectarem com colegas de equipe e pares em outros departamentos.

4. Apresentação às pessoas-chave na organização

Os recém-chegados precisam saber quem são as pessoas-chave na organização e a quem recorrer em caso de dúvidas. Comece pela diretoria, explique quem são os stakeholders e se existem investidores. Em seguida, mostre os diferentes departamentos e como eles se relacionam. Apresente os novos colaboradores à sua gerência e aos demais integrantes da equipe. Por fim, reforce que o RH está disponível para perguntas específicas, se surgirem.

5. Treinamentos necessários

A integração de novos colaboradores deve contemplar todos os treinamentos necessários à execução das atividades. Além disso, incluir cursos sobre compliance, educação financeira, diversidade e inclusão no ambiente de trabalho, gerenciamento do tempo ou resolução de conflitos pode ser de grande valia para todos.

Procure fornecer as instruções de acesso (em caso de plataformas online) e se existem prazos para conclusão.

6. Responsabilidades e expectativas de desempenho

Relembre quais são os deveres, incluindo tarefas e responsabilidades diárias, e as expectativas de desempenho. Assim você garante que os novos colaboradores entendam com clareza os principais aspectos de sua função e o que precisam fazer para ter sucesso no trabalho.

Informe quais serão os parâmetros usados para medir a produtividade e o engajamento. Mostre aos recém-chegados como as suas contribuições individuais estão atreladas aos objetivos estratégicos da empresa.

7. Atividades de team building

Team building é uma expressão em inglês que, em tradução livre, significa formação de equipes. Embora a integração tenha a ver com preparar novos colaboradores para serem bem-sucedidos, é importante incentivar a comunicação, o relacionamento interpessoal e o trabalho em conjunto durante o processo. Assim, incluir atividades de team building permite que os recém-chegados conheçam as demais pessoas da equipe e estabeleçam conexões positivas.

De maneira geral, colegas mais experientes acompanham os novatos em suas tarefas. Muita gente acha mais fácil fazer perguntas a outros integrantes da equipe do que à gerência ou ao departamento de RH.

Práticas divertidas de team building servem para aliviar a tensão inicial, quebrar o gelo e promover um ambiente de trabalho psicologicamente seguro e saudável para todos. Alguns exemplos são: aulas de culinária, jogos empresariais, caça ao tesouro ou sessões de ioga e meditação. Existem opções de atividades presenciais e virtuais.

O que fazer após a integração de novos colaboradores

Um processo de integração consistente é o caminho para que os novos colaboradores sejam bem-sucedidos em suas tarefas, além de contribuir para a prosperidade dos negócios.

Continue apoiando as pessoas em suas necessidades, mesmo que já estejam confortáveis e seguras em suas atividades, para que permaneçam alinhadas à cultura organizacional e próximas a seus colegas. Isso significa solicitar feedback dos colaboradores, conversar com as lideranças, promover treinamentos de reciclagem ou conduzir avaliações de desempenho.

No geral, a integração deve ser apenas o início de um relacionamento duradouro entre os colaboradores e a organização.

Das responsabilidades à comunicação eficaz no local de trabalho e, o mais importante, à otimização da jornada de bem-estar profissional e pessoal, o processo de onboarding é uma etapa importante para que os colaboradores exerçam suas atividades felizes, motivados, saudáveis e engajados.

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Referências

• ORIENTAÇÃO para novas contratações. BambooHR. Disponível em: https://www.bamboohr.com/resources/hr-glossary/employee-orientation. Acesso em 18 de junho de 2023.
• BARUFFATI, Alexandra. Integração de funcionários: definição, dados recentes e tendências para 2023. Gitnux Blog, 2023. https://blog.gitnux.com/pt-br/estatisticas-sobre-integracao-de-funcionarios/. Acesso em 5 de julho de 2023.
• HEEMANN, Michele. Missão, visão e valores: O que é? Como definir e exemplos. Contabilizei, 2022. Disponível em: https://www.contabilizei.com.br/contabilidade-online/missao-visao-valores/. Acesso em 18 de junho de 2023.
• CONHEÇA quais os tipos de dress code, como determinar na sua empresa e qual a importância no mundo corporativo! PontoTel, 2021. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/dress-code/. Acesso em 18 de junho de 2023.
• O QUE é Stakeholder? Veja as definições e importância em uma empresa. HostGator, 2022. Disponível em: https://www.hostgator.com.br/blog/o-que-e-stakeholder/. Acesso em 18 de junho de 2023.
• TEAM Building: o que é e porque ele é importante para o RH? Sólides, 2017. Disponível em: https://blog.solides.com.br/team-building/. Acesso em 18 de junho de 2023.
• WETHERELL, Emily, NELSON, Bailey. 8 dicas práticas para líderes para um melhor processo de integração. Gallup, 2021. Disponível em: https://www.gallup.com/workplace/353096/practical-tips-leaders-better-onboarding-process.aspx. Acesso em 7 de dezembro de 2022.