Backoffice: o que é importante saber para otimizar sua gestão

O mundo está mudando rápido e empresas têm adotado diferentes estratégias para acompanhar esse ritmo. Uma delas é aprimorar a retaguarda de suas operações com um backoffice cada vez mais ágil e eficiente. O principal objetivo é manter a estrutura da organização funcionando como deve para atender às demandas do mercado. Além de melhorar a experiência dos clientes e do público externo em geral, isso também impacta (e muito) o bem-estar dos colaboradores.

Entenda melhor como o backoffice funciona e qual o seu papel na gestão de Recursos Humanos. Confira também informações importantes para fazer uma boa gestão dessa parte da empresa.

O que é backoffice?

Backoffice é uma expressão em inglês que, no universo corporativo, significa ‘retaguarda’. Esse é o nome dado a uma parte da empresa com funções de suporte e que quase não tem contato com o público. Esse suporte é dado principalmente às equipes que representam a empresa ao público externo (a linha de frente, ou front office). 

Qual sua importância no mundo corporativo?

Podemos comparar o backoffice aos bastidores de uma companhia de teatro, onde artistas talentosos fazem um trabalho invisível ao público e diversas mecânicas entram em ação para que os atores em cena possam encantar a plateia. O mesmo acontece com departamentos e profissionais responsáveis por atividades que complementam o trabalho envolvido em determinadas áreas de uma empresa, com uma atuação que potencializa os processos “visíveis”.

Só que, hoje em dia, isso extrapola o foco na satisfação de clientes ou na imagem da empresa no mercado. Em um cenário que vem sendo moldado por transformações rápidas e frequentes, um backoffice robusto traz agilidade para lidar com imprevistos, avalia sinais internos e externos, realinha estratégias quando necessário e segue tendências relevantes para o futuro da organização.

Principais tipos de backoffice

Diferentes empresas têm diferentes necessidades, e isso se reflete nas funções de retaguarda de suas atividades principais. O tipo de backoffice, portanto, varia de acordo com as demandas de cada organização, como nos seguintes exemplos:

• Backoffice comercial: fica por trás dos processos que fazem o setor de vendas funcionar com eficiência. Isso pode incluir a gestão de estoques, logística, TI, marketing e atendimento a clientes. 
• Backoffice financeiro: geralmente combina operações de contabilidade com demandas fiscais e jurídicas relacionadas ao capital financeiro da organização. Isso pode envolver a administração de fundos e aquisições financeiras, além do controle das contas da empresa.
• Backoffice administrativo: está na retaguarda de uma série de operações necessárias para manter a estrutura da empresa — inclusive com funções de apoio ao departamento de Recursos Humanos.

Seja qual for o tipo de suporte oferecido pelo backoffice, a ideia é impulsionar a eficiência das operações, o retorno sobre investimentos e a agilidade para direcionar as estratégias da empresa.

Quais são as funções do backoffice para o RH?

O backoffice de um departamento de Recursos Humanos pode envolver diferentes processos administrativos, além de uma parte do fluxo de trabalho que envolve registro de dados, cálculos, tarefas burocráticas e outras funções de apoio ao planejamento. Confira alguns exemplos a seguir.

1. Administração de recursos 

O backoffice do RH pode assumir funções relacionadas ao controle de gastos com treinamentos e outros processos conduzidos pelo setor, cálculos de impostos e deduções, folha de pagamento e gestão financeira dos benefícios corporativos oferecidos à força de trabalho, entre outras atividades.

2. Coleta, registro e análise de dados

As empresas podem atribuir ao backoffice uma grande parte do trabalho relacionado ao registro de colaboradores e People Analytics. De pesquisas internas e taxas de retenção de talentos a outras métricas com base em dados de RH, os diagnósticos feitos a partir desses dados impactam a tomada de decisões importantes.

3. Comunicação entre diferentes áreas

Uma equipe de backoffice bem coordenada ajuda a minimizar as falhas de comunicação entre diferentes áreas, principalmente em empresas com equipes que fazem jornadas de trabalho flexível, remoto ou híbrido. 

4. Gestão de compliance

As responsabilidades do backoffice de RH podem envolver a revisão de contratos e políticas da empresa para garantir a adequação às leis trabalhistas, além de analisar a viabilidade de medidas nas áreas de responsabilidade social corporativa, governança e sustentabilidade.

5. Suporte estratégico

O backoffice de Recursos Humanos garante a retaguarda de uma série de processos relacionados ao ciclo de vida dos colaboradores dentro da empresa, ou employee experience. Isso inclui funções de apoio em estratégias que abrangem etapas desde antes do recrutamento até o offboarding, a fim de que parte da equipe se concentre no contato com os colaboradores. 

Benefícios e desafios do backoffice para as empresas

Implementar um backoffice pode ser uma das soluções para otimizar o trabalho desenvolvido em áreas cruciais para a empresa. Delegar alguns processos para o backoffice do RH, por exemplo, permite que a outra parte da equipe se concentre em funções mais estratégicas para melhorar a experiência dos colaboradores. Por outro lado, a gestão do backoffice pode ter que superar alguns desafios. Confira alguns dos exemplos mais comuns:

Benefícios de implementar um backoffice

• Reduzir custos e melhorar o aproveitamento dos gastos
• Concentrar esforços nas atividades centrais para o negócio
• Automatizar tarefas, cálculos e análises que envolvem grande volume de dados
• Facilitar os processos de compliance
• Dar mais flexibilidade e autonomia para lideranças e colaboradores
• Embasar a tomada de decisões estratégicas

Desafios na implementação e gestão de backoffice

• Treinar colaboradores para exercer funções de backoffice
• Escolher as ferramentas ideias para integrar sistemas e departamentos
• Evitar o excesso de tarefas estressantes ou monótonas, que aumentam as chances de erros e retrabalho
• Manter a consistência na coleta e armazenamento de dados
• Acompanhar as atividades e fazer revisões para garantir a eficiência dos processos

Garanta uma vantagem competitiva para a sua empresa

Uma boa gestão de backoffice pode impulsionar a eficiência, a produtividade e o engajamento da equipe, gerando um aumento na satisfação dos clientes e dos colaboradores da empresa. E isso tem um impacto positivo na imagem de marca corporativa, ajudando a torná-la mais competitiva no mercado. 

Para prosperar em um cenário imprevisível como o atual, é importante investir no capital humano que move a organização e priorizar o bem-estar da sua equipe. Segundo a McKinsey, “não é suficiente que os CEOs e respectivas equipes concentrem seus esforços de retenção e incentivo nos profissionais de melhor desempenho de hoje; eles precisarão analisar e aprimorar as propostas de valor para os funcionários e adaptá-las a cada um. Isso significa focar nas coisas com as quais as pessoas de diferentes níveis da organização se importam”.

Seja no backoffice, no front office ou em qualquer outra posição na empresa, as pessoas têm expectativas e necessidades individuais em termos de qualidade de vida. E a sua empresa pode oferecer uma solução completa para promover o bem-estar integral dos seus colaboradores. 

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Referências

• A IMPORTANTE relação entre o backoffice e gestão de RH. Soft Trade, 2023. Disponível em: https://www.softtrade.com.br/a-importante-relacao-entre-o-backoffice-e-gestao-de-rh/. Acesso em: 27 de maio de 2024.
• GESTÃO do backoffice: 6 problemas para evitar. Easyone, 2023. Disponível em: https://www.easyone.com.br/gestao-backoffice-problemas-para-evitar/. Acesso em: 27 de maio de 2024.
• TUDO muda: a nova era da turbulência organizacional perpétua. McKinsey, 2023. Disponível em: https://www.mckinsey.com/featured-insights/destaques/tudo-muda-a-nova-era-da-turbulencia-organizacional-perpetua/pt. Acesso em: 27 de maio de 2024.