O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Um dos ingredientes da receita de sucesso de muitos negócios é o alinhamento organizacional. Quando cada integrante do time se identifica com o propósito e com os valores da empresa, e sabe exatamente quais são as suas responsabilidades, os processos fluem de modo consistente.

Mas para que haja essa concordância entre os colaboradores, lideranças e departamento de Recursos Humanos devem traçar uma estratégia de comunicação clara e encorajar a participação das equipes na construção de seus próprios fluxos de trabalho.

Uma das ferramentas populares para registrar e guiar o modo como as tarefas devem ser conduzidas é o procedimento operacional padrão, também conhecido como POP. Ao longo deste artigo, você compreenderá com detalhes o conceito e as vantagens de utilizar esse mecanismo no trabalho.

O que é um procedimento operacional padrão?

Um procedimento operacional padrão (POP) é um documento utilizado nas empresas para detalhar o modo como determinadas atividades devem ser feitas. O POP é como se fosse um manual de instruções para que qualquer colaborador consiga executar uma tarefa com facilidade e sem a necessidade de acompanhamento.

O principal objetivo do POP é garantir a qualidade das entregas e assegurar a padronização dos processos e rotinas. Devido à transparência no fluxo de informações, os POPs contribuem para melhorar os índices de produtividade e engajamento e diminuir o retrabalho.

O que deve constar em um procedimento operacional padrão?

Para ser efetivo e evitar dúvidas, um procedimento operacional padrão deve contemplar os seguintes elementos:

1. Nome e número de identificação do POP
2. Nomes dos responsáveis pela elaboração e revisão, com as respectivas datas de atualização
3. Objetivo do procedimento e área de aplicação
4. Recursos necessários para a execução das tarefas
5. Descrição detalhada das atividades, em ordem cronológica
6. Referências a outros manuais e documentos complementares
7. Ações corretivas, em caso de erros ou falhas no processo
8. Glossário de siglas e termos técnicos
9. Anexos (como fluxogramas ou imagens ilustrativas)
10. Resultados esperados.

Quais são os principais formatos de POP?

Existem três principais formatos de POP, e fica a critério da empresa decidir qual é o modelo mais adequado, conforme a natureza do seu negócio.

• Descritivo: é um documento majoritariamente textual e enumera o passo a passo para a execução de uma tarefa.
• Checklist: também conhecido como lista de verificação, permite que os colaboradores vão assinalando as atividades, tão logo sejam concluídas.
• Fluxograma: é um recurso visual, em que são utilizadas formas geométricas, símbolos e setas indicativas, orientando as ações e o caminho a ser percorrido.

Quem é responsável por elaborar um POP?

O ideal é que a pessoa responsável por confeccionar o POP seja alguém diretamente envolvido na atividade em questão. Embora cada área deva fazer seus próprios POPs, a participação do RH também é importante face à necessidade de treinamento e capacitação.

Algumas organizações contam com um departamento de gestão da qualidade para auxiliar na redação do documento e fornecer dicas sobre o tratamento de não-conformidades, cronograma de auditorias periódicas e ações para a melhoria contínua.

Como elaborar um POP?

Algumas etapas essenciais na elaboração de um POP são:

1. Montar uma equipe de trabalho: reúna os profissionais responsáveis pela atividade e que, em conjunto, definam o objetivo daquele procedimento.
2. Determinar o formato e a audiência: escolha o formato que melhor se aplica ao processo, tendo em mente o público que utilizará o documento.
3. Estudar o processo: faça um levantamento de todas as informações, equipamentos ou sistemas necessários para a execução da tarefa e o tempo gasto em cada ação.
4. Começar com um rascunho: organize os dados, escreva o POP, verifique a gramática, a ortografia, e solicite a aprovação e a assinatura da área pertinente.
5. Disponibilizar o POP: implemente o procedimento, divulgue o documento nos canais apropriados e conduza testes para validar a sua eficácia.
6. Revisar o documento: caso necessário, faça ajustes para tornar o POP ainda mais compreensível e determine um local (físico ou digital) para que seja armazenado.
7. Acompanhar a repercussão: estabeleça indicadores e métricas para avaliar se a implementação foi positiva e se o procedimento está sendo efetivo no alcance dos resultados desejados.

Vantagens de usar procedimentos operacionais padrão na empresa

Como mencionado, os POPs simplificam a rotina dos colaboradores e visam a qualidade de produtos, serviços ou processos internos. As principais vantagens de usar procedimentos operacionais padrão em sua empresa são:

1. Redução de custos

Um fluxo de trabalho (ou workflow) bem definido estabelece uma sequência lógica de atividades para se chegar a um resultado. E a ordem dos fatores, se não alterada, evita o retrabalho, desperdícios e eventuais atrasos. O POP é um instrumento eficaz para a otimização do tempo.

Os seus custos operacionais tendem a diminuir, já que o POP é autoexplicativo e, muitas vezes, também disponibiliza uma seção com as principais perguntas e respostas sobre a atividade ou o processo em questão.

2. Motivação da força de trabalho

Um procedimento operacional padrão permite que os colaboradores desempenhem suas atribuições com mais autonomia, com pouca ou nenhuma interferência dos gestores. Dessa maneira, os líderes podem concentrar seus esforços na melhoria de sua estratégia de gestão de pessoas.

Essa flexibilidade faz com que a força de trabalho se sinta mais satisfeita, confiante e motivada.

3. Aumento da satisfação dos clientes

Produtos ou serviços que superam as expectativas são capazes de fidelizar atuais clientes e trazer novos consumidores para a sua empresa. Um estudo apontou que, para 84% dos brasileiros, a qualidade do produto é o principal requisito para ser leal a uma marca.

O POP é um instrumento que viabiliza a excelência operacional, uma vez que garante a qualidade e a uniformidade das tarefas. A empresa se torna mais eficiente e isso se reflete em sua imagem institucional e na sua marca como empregadora (ou employer branding).

4. Diminuição dos acidentes no trabalho

A partir do momento que os colaboradores têm em mãos um guia detalhado sobre como desempenhar suas atividades, os riscos de acidentes no trabalho diminuem. Quando focado nos aspectos ergonômicos da função e tendo como base as normas de segurança vigentes, o POP também pode ser uma ótima iniciativa para evitar que algumas doenças ocupacionais se instalem.

5. Minimização de conflitos no trabalho

Não raro, as situações de conflito no trabalho acontecem em razão da divergência de opiniões entre duas ou mais pessoas. Um procedimento operacional padrão bem escrito não deixa margens para interpretações dúbias. Colaboradores alinhados e cientes de todas as etapas e equipamentos necessários para executar uma tarefa dificilmente entrarão em discordância.

POP e o bem-estar dos colaboradores

Os procedimentos operacionais padrão definem os papéis de cada pessoa envolvida em um processo. Isso evita a sobrecarga de trabalho, a queda no desempenho individual e, consequentemente, o estresse ocupacional.

Mesmo que a equipe necessite de um tempo para confeccioná-lo e os novos colaboradores, tempo para assimilá-lo antes de executar as tarefas, o POP possibilita a médio e longo prazos, um ganho de tempo. Assim, colaboradores poderiam se dedicar a outros afazeres, como a prática de exercícios, a leitura ou o aprendizado de novas competências. Erros na execução das atividades também se tornam menos frequentes, o que reduz os riscos de danos à integridade física ou à saúde mental das pessoas.

O bem-estar no trabalho é inegociável e 87% dos profissionais sairiam de uma empresa que não prioriza esse aspecto. Além do POP, implementar um programa de bem-estar holístico, que contemple o acesso a academias e a aplicativos voltados à nutrição e à qualidade de vida de forma integral, ajuda na prevenção de doenças, além de reduzir os gastos com planos de saúde e convênios médicos.

Converse com um especialista em bem-estar do Wellhub para saber mais.

Referências

• SILVA, Heloiza. POP: o que é e como fazer um procedimento operacional padrão. Produttivo, 2022. Disponível em: https://www.produttivo.com.br/blog/pop-procedimento-operacional-padrao/. Acesso em: 06 de dezembro de 2023.
• PROCEDIMENTO operacional padrão (POP): veja como funciona, sua importância e como criar! PontoTel, 2023. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/procedimento-operacional-padrao/. Acesso em: 06 de dezembro de 2023.
• WORKFLOW: Conceito, importância, benefícios e como construir. FIA, 2021. Disponível em: https://fia.com.br/blog/workflow/. Acesso em: 06 de dezembro de 2023.
• COZER, Carolina. Como fidelizar os consumidores? Qualidade dos produtos é peça chave. Consumidor Moderno, 2020. Disponível em: https://consumidormoderno.com.br/2020/01/08/fidelizacao-qualidade-produtos/. Acesso em: 06 de dezembro de 2023.