Offboarding: como conduzir uma demissão humanizada

Segundo levantamento realizado pela LCA Consultoria Econômica, com base em dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), quase 7 milhões de profissionais pediram demissão voluntária no Brasil em 2022. Esse número equivale a um terço dos desligamentos registrados no país no período. Os motivos são diversos e, sobretudo, relacionados à falta de qualidade de vida e à sobrecarga de atividades.

É importante ter em mente que pessoas vêm e vão, mas a experiência durante sua trajetória na empresa permanecerá. Assim, da mesma forma que você se empenha em conduzir um processo de admissão estruturado, atrativo e transparente, o término das relações de trabalho, ou offboarding, também deve ser pautado na clareza, na empatia e na ética.

O que é offboarding?

O offboarding, também conhecido como demissão humanizada, é o conjunto de ações que precisam ser tomadas para encerrar o ciclo de vida de um colaborador na empresa. Mais que um simples desligamento, trata-se de um processo completo, com etapas necessárias para que o fim do relacionamento profissional seja o mais amigável e respeitoso possível.

Embora seja de responsabilidade do RH, o offboarding também envolve outros setores, como o departamento financeiro, a área de Tecnologia da Informação (TI) e a gestão imediata da pessoa. E, a depender do tipo de demissão, alguns agentes também precisarão ser incluídos no processo, como a área jurídica ou o sindicato da categoria.

Quais são os tipos de demissão?

A rescisão do contrato de trabalho pode acontecer por várias razões. Os três principais tipos de demissão são:

• Demissão sem justa causa: é quando a empresa decide dispensar alguém em razão de dificuldades financeiras, reestruturação operacional, mudanças no escopo do negócio ou mesmo por questões comportamentais e atitude do colaborador, mas não classificadas como faltas graves. Nesse caso, a pessoa terá direito ao aviso prévio, a sacar o montante total disponível no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), a receber o décimo terceiro salário proporcional aos meses trabalhados e às férias vencidas.
• Demissão por justa causa: acontece quando o colaborador viola alguma das regras internas ou leis trabalhistas, age de má-fé, ofende colegas de equipe ou deixa de cumprir as obrigações previamente acordadas, motivando a rescisão do contrato de trabalho. Nesse caso, a pessoa perderá o direito de receber a maioria dos benefícios trabalhistas, com exceção do saldo do salário e das férias vencidas (caso tenha).
• Pedido de demissão: ocorre quando o colaborador decide deixar a empresa por vontade própria. Nesse caso, deve entregar uma carta de demissão ao RH formalizando a sua intenção de sair do emprego, além de comunicar essa decisão com 30 dias de antecedência, para que todas as providências sejam tomadas (cálculo das verbas rescisórias, baixa na carteira de trabalho e transferência de atividades, por exemplo). Essa pessoa terá direito ao décimo terceiro salário e a férias proporcionais aos meses trabalhados. É importante atentar se existe saldo no banco de horas para que o não pagamento desse “crédito” não implique em um processo trabalhista.

Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?

Em tradução livre, onboarding e offboarding significam embarque e desembarque, respectivamente. O onboarding consiste em todas as ações necessárias para que novos colaboradores sejam bem-recebidos no escritório e possam se acostumar às regras, às políticas e à cultura corporativa. Já o offboarding é o encerramento do vínculo profissional entre a empresa e o colaborador. Tanto o onboarding quanto o offboarding devem fazer parte da sua estratégia de gestão de pessoas, pois reforçam a imagem de uma empresa centrada nas relações humanas.

Qual é a importância do offboarding?

Organizações preocupadas em encantar a sua força de trabalho investem para que a employee experience (ou experiência do colaborador) seja a mais positiva, saudável e gratificante possível, do início ao fim. Além de fortalecer sua reputação no mercado e o employer branding (ou marca empregadora), você se distingue da concorrência por tratar as pessoas com respeito, transparência e gratidão, mesmo quando elas decidem trilhar outros caminhos profissionais.

Algumas estatísticas colaboram para comprovar a importância de um offboarding eficaz: 40% dos colaboradores consideram a possibilidade de voltar a trabalhar em uma empresa em que já atuaram, mas apenas 29% das organizações têm um processo formal de offboarding. Isso significa que muitas oportunidades de recontratação de funcionários de alta performance são desperdiçadas.

Quais são as etapas do offboarding?

Ter um processo de offboarding bem planejado é essencial para atender às diretrizes de compliance, evitar erros nos trâmites burocráticos e preservar o bom relacionamento entre as partes. Cada empresa é livre para decidir como conduzir o offboarding, mas, de maneira geral, as etapas incluem:

1. Comunicação de desligamento

Se a saída do colaborador é voluntária ou não, é necessário comunicar que a pessoa deixará de fazer parte da empresa. A gestão imediata é responsável por informar aos demais integrantes da equipe (e a eventuais clientes, parceiros ou fornecedores) e providenciar alguém para assumir tarefas e projetos em andamento. Também é preciso definir se o aviso prévio será cumprido e qual será o último dia de trabalho, em conjunto com o departamento de Recursos Humanos.

2. Entrevista de desligamento

Descobrir o que motivou a saída de alguém é essencial para mensurar a satisfação no trabalho e entender que aspectos precisam ser melhorados. A entrevista de desligamento tem o objetivo de obter feedback sincero sobre o relacionamento do ex-colaborador com colegas e líderes, como essa pessoa percebia a cultura organizacional, o que achava do processo de comunicação interna, se considerava o salário digno e os benefícios suficientes. Utilize essa conversa como uma oportunidade para agradecer pelas contribuições e serviços prestados.

3. Entrega e recolhimento de documentação

Além da carta de demissão, você deve pedir ao ex-colaborador que faça o exame demissional, confirmando a inexistência de doenças ocupacionais ou quaisquer outras condições e problemas decorrentes do trabalho. A carteira de trabalho deve ser entregue ao RH para as devidas anotações e depois devolvida à pessoa, juntamente com:

• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT);
• Termo de Quitação (para pessoas que não completaram um ano na empresa);
• Termo de Homologação para comprovar o encerramento do vínculo empregatício de modo legal (para pessoas que completaram mais de um ano na empresa);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), sobretudo para quem pretende solicitar aposentadoria especial ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Guia para saque do FGTS (no caso de demissão sem justa causa);
• Guia para dar entrada no seguro-desemprego (no caso de demissão sem justa causa).

4. Cálculo da rescisão

É necessário ler atentamente o contrato de trabalho do ex-colaborador para se certificar do que deve ser incluído no cálculo da rescisão. Veja se existem pendências, como financiamento estudantil ou estacionamento subsidiado pela empresa, que devem ser quitadas ou negociadas. A depender do motivo do desligamento, muitas organizações optam por manter alguns benefícios como o plano de saúde empresarial e a assistência odontológica por um período específico após o término das relações profissionais, para que as pessoas se sintam seguras e acolhidas nessa fase de transição.

5. Devolução de equipamentos

Muitas empresas fornecem ferramentas, mobiliário e equipamentos para o exercício das atividades, em especial para as pessoas que atuam em regime de trabalho híbrido ou remoto. Você deve garantir que crachás, uniformes, computadores, veículos, cartões de crédito, chaves ou telefones celulares sejam devolvidos. A área de TI deve ser acionada para providenciar o cancelamento de logins, senhas, e-mails corporativos e acessos aos sistemas da empresa, de modo a evitar fraudes ou o compartilhamento indevido de dados importantes e sigilosos.

6. Transferência de atividades

A gerência imediata deve preparar a transferência das atividades do ex-colaborador e verificar se existe a necessidade de treinamento adicional, ou mesmo a contratação de outra pessoa para a posição em aberto. Nesse último caso, é preciso definir se será feito recrutamento interno, externo ou misto, e mapear as competências e requisitos obrigatórios para a função. Por fim, até que a situação seja normalizada, clientes, parceiros e fornecedores devem ser informados sobre quem será o novo ponto de contato na empresa e como proceder no caso de processos e projetos em andamento.

7. Despedida

Se o desligamento ou demissão não aconteceu por motivo de faltas graves, é de bom-tom deixar que a pessoa recolha seus itens pessoais e se despeça dos colegas. Se o colaborador estiver deixando a empresa em busca de novas oportunidades de desenvolvimento de carreira, por exemplo, você pode organizar um almoço, providenciar um cartão assinado pela equipe ou comprar um pequeno presente que expresse gratidão e o desejo de sucesso na nova fase profissional.

8. Análise dos impactos

Medir as percepções e os sentimentos da equipe com relação ao desligamento de um colega é outro ponto que não deve ser negligenciado, pois determinados comentários e atitudes podem comprometer o clima organizacional e a segurança emocional no local de trabalho. A comunicação clara, transparente e direta é uma das táticas para evitar a fofoca no trabalho.

Como transformar o offboarding em uma experiência humanizada?

O processo de desligamento tende a ser complexo, delicado e pouco agradável para todas as partes envolvidas. Mas, ainda assim, existem algumas medidas que você pode tomar para transformar o offboarding em uma experiência mais humanizada:

Escreva uma carta de recomendação

A carta de recomendação é um instrumento poderoso que comprova determinadas habilidades, competências, resultados obtidos e conquistas alcançadas em uma empresa. É bastante útil para quem está em busca de novas oportunidades no mercado de trabalho, e pode ser o grande diferencial competitivo frente aos concorrentes na disputa por uma vaga de emprego. Procure reservar um tempo para escrever algumas linhas destacando os pontos fortes e as principais contribuições do ex-colaborador para o sucesso do negócio.

Invista no outplacement

O outplacement é uma estratégia para minimizar os impactos emocionais causados por uma demissão, além de preservar a imagem da empresa. Faz parte do rol das boas práticas de RH e consiste em um processo estruturado para ajudar o ex-colaborador a se recolocar no mercado de trabalho, oferecer apoio psicológico e promover treinamentos para fortalecer sua confiança e autoestima durante essa transição. Você pode contribuir com dicas para melhorar o currículo, instruções para desenvolver uma carta de apresentação atrativa, conselhos sobre como se comportar em dinâmicas de grupo e orientações para responder às principais perguntas de entrevista de emprego.

Aposte na extensão de benefícios

O desligamento da empresa e a ausência do salário mensal podem abalar o estado emocional de alguém de modo significativo. E, nesse contexto, os benefícios corporativos representam não só uma economia de custos considerável para o colaborador e seus dependentes, mas também uma forma de preservar sua saúde mental até conseguir um novo emprego. Considere amenizar as consequências de uma demissão inesperada, estendendo alguns benefícios (sobretudo os relacionados à qualidade de vida e bem-estar) por um período pré-determinado, para que a pessoa possa enfrentar esse momento com mais tranquilidade.

Conclusão

Demissões podem acontecer por vários motivos. Todavia, alguns desligamentos voluntários podem ser evitados se a empresa souber como fazer a gestão do capital humano e valorizar sua força de trabalho. Um levantamento feito pelo Wellhub constatou que 77% das pessoas entrevistadas afirmam que pensam em deixar uma empresa que não prioriza o bem-estar. Investir na saúde e na qualidade de vida das equipes não só favorece a produtividade e o engajamento, como melhora o posicionamento da sua marca no mercado. Consulte um de nossos especialistas para saber mais sobre como implementar um programa de bem-estar completo e personalizado para seus colaboradores.

Referências

• OFFBOARDING: o que é, importância e passo a passo. Vagas For Business, 2023. Disponível em: https://blog-forbusiness.vagas.com.br/offboarding-de-funcionarios/. Acesso em: 26 de julho de 2023.
• DELLECAVE, Michelly. Offboarding: o que é, boas práticas e quais as etapas para implementar na empresa? Pulses, 2022. Disponível em: https://www.pulses.com.br/blog/offboarding/. Acesso em: 26 de julho de 2023.
• QUASE 7 milhões de profissionais pedem demissão no país; saiba motivos. InfoMoney, 2023. Disponível em: https://www.infomoney.com.br/carreira/quase-7-milhoes-de-profissionais-pedem-demissao-no-pais-veja-motivos/. Acesso em: 26 de julho de 2023.
• DIAS, Mariana. Demissão: como funciona, principais tipos e o que diz a lei. Gupy, 2023. Disponível em: https://www.gupy.io/blog/demissao. Acesso em: 27 de julho de 2023.
• CARTA de demissão: veja como elaborar e quais são os modelos! PontoTel, 2023. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/carta-de-demissao/. Acesso em: 27 de julho de 2023.
• FERNANDES, Thais. Construindo pesquisas para entender a experiência de Offboarding. Pin People, 2021. Disponível em: https://pinpeople.com.br/employee-experience-academy/construindo-pesquisas-para-entender-a-experiencia-de-offboarding. Acesso em: 27 de julho de 2023.
• PERFIL Profissiográfico Previdenciário (PPP) — Saiba o que é, para que serve e quem pode solicitar! PontoTel, 2021. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/perfil-profissiografico-previdenciario/. Acesso em: 27 de julho de 2023.
• CARTA de recomendação: entenda a importância de ter referências. PontoTel, 2022. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/carta-de-recomendacao/. Acesso em: 29 de julho de 2023.
• BUAINAIN, Amanda. Outplacement: o que é, como funciona e benefícios. Gupy, 2022. Disponível em: https://www.gupy.io/blog/outplacement. Acesso em: 29 de julho de 2023.