Tips para una planeación de recursos humanos efectiva

Al momento de proyectar sus estrategias a futuro, los líderes de recursos humanos deben anticiparse a los cambios y tendencias del entorno empresarial y el mercado laboral. Si bien las tendencias de tu sector pueden seguir evolucionando, establecer una base sólida en prácticas de recursos humanos permitirá crear un ambiente laboral que impulse el potencial de tu capital humano y fortalezcan el éxito de tu organización.

Si cuentas con un plan de recursos humanos, es más probable que actúes de manera proactiva en lugar de reactiva en problemas comunes como la rotación laboral, el ausentismo o la falta de productividad. Sobre todo, te dará las pautas para atraer talento humano de manera estratégica y gestionar el desempeño de tus equipos de trabajo durante todo su ciclo de vida en la organización.

Qué es la planeación de recursos humanos

La planeación de recursos humanos es el proceso que involucra asignar a las personas adecuadas en los puestos correctos en el momento oportuno. Su objetivo es determinar cuántos empleados se necesitan, en qué perfiles y con qué habilidades, para satisfacer las necesidades de la empresa. Una buena planeación de recursos humanos permite encontrar un equilibrio entre la fuerza de trabajo que se necesita y la que se tiene, y así evitar la escasez o el exceso de talento.

Para diseñar una planeación correcta, te recomendamos tomar en cuenta algunos aspectos. Antes de empezar, es importante que conozcas los objetivos de la organización y qué tan bien se alinean con las competencias de los empleados y los puestos de trabajo actuales para mitigar riesgos laborales. Con esta información te será más sencillo implementar estrategias para atraer, reclutar, capacitar y retener al personal, así como monitorear el desempeño y las tendencias del mercado laboral (al igual que las relaciones laborales dentro de la empresa).

¿Por qué es importante tener una planeación de recursos humanos?

La planeación de recursos humanos es la base de todas las funciones de este departamento. Contar con un buen plan puede facilitar tus tareas con respecto a lo siguiente:

• Productividad: implementar capacitaciones y evaluaciones más relevantes según las necesidades de cada puesto ayuda a maximizar la eficiencia y minimizar el tiempo de inactividad.
• Actividades de gestión: al conocer las necesidades del personal, sus características y los objetivos organizacionales, se puede designar el personal adecuado para liderar.
• Motivación: entender las necesidades del personal permite identificar los incentivos más adecuados para aumentar el compromiso de los empleados.
• Adaptación al cambio: el análisis del mercado laboral ayuda a enfrentar los cambios eficazmente.
• Equilibrio entre oferta y demanda: al conocer las necesidades de talento se logra determinar mejor el número ideal de empleados.
• Calidad de los procesos de contratación: la información disponible permite definir criterios de contratación y tomar mejores decisiones.
• Ventaja competitiva: al estructurar estrategias de contratación y de satisfacción del personal, se logra captar y retener al mejor talento.

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Pasos clave para conseguir una buena planeación de recursos humanos efectiva

Planificar es crear una hoja de ruta que guíe tus acciones en el área de recursos humanos, pero ¿cómo hacer una planeación estratégica? Esta pregunta no tiene una respuesta única, porque cada organización tiene necesidades y metas diferentes que influyen en la manera en que se gestiona la fuerza laboral.

Alinear las estrategias de Recursos Humanos con los intereses y necesidades de los colaboradores es solo una parte del desafío que tienen las empresas para convertirse en un buen lugar de trabajo. El otro ingrediente es una experiencia del empleado que no distinga entre departamentos o niveles jerárquicos.

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A continuación, te compartimos algunos pasos que podrías seguir como guía para elaborar tu planeación de recursos humanos:

1. Evalúa tu organización para identificar y determinar las necesidades de tu personal

Para saber qué perfiles de empleados se requieren, es importante comprender las necesidades actuales y futuras de la empresa. En este paso se analiza el organigrama, los objetivos estratégicos y los planes de expansión o cualquier otro próximo cambio en la estructura de la organización. Podrías definir tus prioridades respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Qué áreas del negocio necesitan fortalecerse?
• ¿Qué es mejor para fortalecer estas áreas, capacitar a los empleados actuales o contratar nuevos?
• ¿Qué elementos de la cultura empresarial necesitan consolidarse?
• ¿Qué herramientas, comunicaciones o estrategias se requieren para involucrar todos los niveles de la organización?

2. Analiza las competencias de tus colaboradores/as

Una vez que se identifican las necesidades actuales y futuras de personal, es momento de evaluar a los empleados para saber si cumplen con los requisitos del perfil. Si este análisis demuestra que hay brechas de conocimientos y habilidades, es conveniente implementar estrategias de capacitación y formación continua.

3. Anticipa la oferta y demanda de tu personal

Además de la información que ya se tiene sobre las necesidades de personal, es aconsejable analizar las tendencias del mercado laboral según el sector. Las herramientas de análisis de datos pueden facilitar esta tarea.

4. Investiga cómo está cambiando el mercado

También es importante conocer lo que sucede en el exterior. Estudiar lo que están haciendo otras empresas similares, las tendencias, lo que dicen las investigaciones, las consultorías y las normativas vigentes. Te aconsejamos verificar lo siguiente:

• Nuevas reformas a la Ley Federal del Trabajo (Com la NOM-035)
• Actualizaciones del marco normativo de seguridad y salud en el trabajo
• Tendencias demográficas
• Cambios sociales y tecnológicos en el corto, mediano y largo plazo
• Movimientos políticos que pudieran afectar a tu organización
• Salario promedio en los diversos puestos de trabajo
• Tendencias de recursos humanos

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5. Diseña tu  plan de contratación

Un buen plan de contratación está alineado con los valores y objetivos de la empresa, tanto inmediatos como a largo plazo. Esto se logra con descripciones de puestos precisas, a través de los canales adecuados, software con los filtros correctos, preguntas de entrevista relevantes y con un buen control de oferta y demanda.

6. Define tus estrategias de retención

Atraer a las personas correctas es esencial, pero también lo es la retención de talento. Algunas estrategias efectivas para lograrlo son los planes de beneficios, los reconocimientos al desempeño y un clima laboral positivo. Responder las siguientes preguntas podría ayudarte a obtener información relevante en este paso:

• ¿Qué estrategias de desarrollo, canalización, capacitación y compensación serán necesarias para lograr sus objetivos?
• ¿Qué recursos externos e internos se requieren para implementar estas estrategias y proyectos?
• ¿Cuál es el presupuesto disponible para implementar las estrategias de retención?

7. Evalúa y da seguimiento constante a tu plan

Para determinar el éxito del plan y hacer los ajustes necesarios te sugerimos hacer evaluaciones periódicas. Para ello, se establecen indicadores clave de desempeño (KPI) que miden aspectos como la productividad, la satisfacción laboral, la eficiencia de los procesos de contratación y la efectividad de las iniciativas de retención.

Consecuencias de no hacer una planeación de recursos humanos bien estructurada

La falta de un plan de acción de recursos humanos puede derivar en ciertos problemas graves en la toma de decisiones y al momento de lograr objetivos. No prever la gestión del personal podría provocar retrasos en la contratación de talento adecuado para cubrir puestos clave. Por consiguiente, la productividad y la moral de los empleados se verían afectadas.

Una ausencia  de compromiso laboral por parte de tus  colaboradores generalmente es consecuencia de una mala planificación de recursos humanos y fallas en la comunicación. Si no sabes qué quieren y qué necesitan los empleados, incluso las personas que solicitan empleo, es más probable que se genere una alta tasa de rotación en tu empresa.

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Desafíos al momento de planificar

Al momento de elaborar un plan de recursos humanos, hay ciertos retos a los que podrías enfrentarte. Te recomendamos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Cambios en la demografía de la fuerza laboral: a medida que los empleados se vuelven cada vez más diversos y multigeneracionales, es conveniente considerar sus diferentes necesidades. Una cultura inclusiva y mayor flexibilidad en la forma de trabajar hará una gran diferencia.

Escasez de talento y retención: la falta de talento calificado es un problema que enfrenta el 69 % de las empresas en México. En una planificación es recomendable contemplar iniciativas de formación continua, así como estrategias efectivas para atraer a esas personas que tu competencia también desea tener.

Transformación digital: con el rápido avance tecnológico, los departamentos de RR. HH. están integrando nuevas herramientas para mejorar sus procesos. Esto implica considerar los riesgos de ciberseguridad y trabajar en una gestión del cambio para adoptar con éxito las nuevas tecnologías.

Cumplimiento regulatorio: las leyes y normativas laborales están en constante cambio y evolución. Es esencial integrar estas regulaciones en la planificación de recursos humanos y adherirse a sus disposiciones para evitar multas y sanciones.

El bienestar como un elemento clave en la planeación de recursos humanos

Saber cómo hacer una planeación estratégica te facilitará el camino para identificar el balance ideal entre la oferta y la demanda de talento. Conocer las necesidades de la empresa te permitirá alinearlas con los puestos de trabajo, y así ubicar a las mejores personas para ocuparlos. Planear las funciones del área de recursos humanos implica investigar a fondo tu fuerza laboral y lo que necesita para sentirse satisfecha y plena en el trabajo. Por ejemplo, si descubres que el agotamiento y el estrés son un problema recurrente, podrías considerar implementar un programa de bienestar y asignar los recursos necesarios para ayudar a mantener una mejor calidad de vida laboral.

¿Sabías que empresas como Heineken, Santander y AstraZeneca utilizan programas de bienestar integral para mejorar sus resultados? 

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