Guía completa para mejorar tu comunicación efectiva en el trabajo

Comunicación, comunicación, comunicación. Lograr una comunicación efectiva es esencial para el buen funcionamiento y el éxito de cualquier empresa y organización. Cuando la comunicación fluye adecuadamente, todos tus colaboradores comprenden claramente sus roles y responsabilidades, las relaciones de trabajo se fortalecen y se fomenta un ambiente laboral más productivo, sano y motivador. Por ello, los líderes dentro de tu organización deben darle prioridad si realmente desean garantizar la satisfacción de sus empleados e impulsar un alto rendimiento en su organización.

En este artículo, conocerás en qué consiste la comunicación efectiva en el entorno laboral, sus principales beneficios y mejores prácticas que puedes seguir.

¿Qués la comunicación efectiva en el trabajo?

La comunicación efectiva en el trabajo involucra el intercambio de información entre colaboradores en un entorno laboral, ya sea de manera verbal o escrita. Esto incluye conversaciones cara a cara, correos electrónicos, conversaciones online, videoconferencias, llamadas telefónicas y otras maneras de transmitir información en el lugar de trabajo. Igualmente, la comunicación no verbal, como lenguaje corporal, el contacto visual y la entonación también forman parte de esta comunicación asertiva entre emisor y receptor.

Una buena comunicación en el lugar de trabajo garantiza que los empleados tengan la información que necesitan para desempeñarse bien, crea un ambiente laboral positivoy elimina ineficiencias. La comunicación efectiva debe transmitir la información con precisión, manteniendo o mejorando las relaciones humanas.

Recuerda que una comunicación efectiva en el trabajo cumple estos dos aspectos:

Es un diálogo entre dos partes: La comunicación efectiva no solo consiste en transmitir información a otra(s) persona(s), sino en explicarla de una manera entendible. Igualmente, el receptor debe ser capaz de captar el significado completo de la conversación y tener la oportunidad de opinar.

Tiene un propósito: Ya sea generar ideas para resolver un problema o hablar sobre nuevas iniciativas, la comunicación efectiva siempre tiene un propósito, de lo contrario pierde su efecto y se vuelve tediosa e innecesaria. 

¿Por qué es importante tener una comunicación efectiva en el trabajo?

Tener una buena comunicación dentro del trabajo asegura que tus empleados tengan la información que necesitan para desempeñarse bien. Igualmente, crea un ambiente laboral positivo, evita conflictos entre equipos, elimina ineficiencias y promueve la productividad y el fortalecimiento de las relaciones interpersonales. 

¿Sabías qué? Una encuesta reveló que 3 de cada 10 colaboradores considera que la mala comunicación es una de las razones por las que no finalizan sus tareas a tiempo. Igualmente se estima que la comunicación deficiente le cuesta a las empresas más de $400,000 dólares al año (considerando una plantilla de 100 empleados).

Utiliza las "7 C" de la comunicación efectiva como base

Las "7 C" de la comunicación son una guía para asegurar una comunicación más efectiva, ya sea en el trabajo o en nuestro entorno personal.  Estos siete elementos aplican ya sea que estés enviando un correo electrónico o dando una plática motivacional a tu equipo. 

Cada vez que te comuniques, asegúrate que tu mensaje sea: 

1. Claro: La claridad es la base de una comunicación efectiva. Significa que tu mensaje debe ser fácilmente comprendido por tu audiencia. Evita la jerga, los términos técnicos (a menos que tu audiencia esté familiarizada con ellos) y las oraciones demasiado complejas. Expresa tu propósito desde el principio para dar contexto a tu audiencia.
2. Conciso: Ser conciso implica respetar el tiempo y la atención de la otra persona. Evita palabras o información innecesarias, esto no significa ser brusco, sino más bien enfocarse en los detalles esenciales.
3. Concreto: La comunicación concreta crea una imagen vívida en la mente de tu audiencia. Usa detalles específicos, ejemplos y verbos fuertes para hacer que tu mensaje sea memorable e impactante. Evita el lenguaje vago o abstracto.
4. Correcto: Verifica tus datos, gramática, ortografía y puntuación. Los errores pueden distraer de tu mensaje y socavar tu profesionalismo.
5. Coherente: Un mensaje coherente fluye lógicamente de un punto al siguiente. Asegúrate de que tus ideas estén bien organizadas y que cada oración se base en la anterior. Utiliza transiciones para guiar a tu audiencia a través de tu mensaje.
6. Completo: Un mensaje completo proporciona toda la información necesaria que tu audiencia necesita para entender tu punto y tomar medidas si es necesario. Incluye detalles relevantes como fechas, horas, lugares e información de contacto.
7. Cortés: La cortesía consiste en ser respetuoso y considerado con tu audiencia. Usa un tono amigable y profesional, incluso al dar noticias difíciles. Muestra empatía y mantente abierto a la retroalimentación.

¿Cuáles son las distintas formas de comunicación que existen dentro de tu organización?

No toda la comunicación dentro de tu organización es igual. Existen diferentes tipos y canales de comunicación dependiendo de la situación y propósito que se tenga. ¿No has tenido una junta larga y tediosa que bien pudo haber sido solamente un correo electrónico y nada más? 

Un comunicador eficaz es capaz de utilizar diferentes canales y herramientas de acuerdo al tipo de mensaje que busca transmitir.

Comunicación de liderazgo

Este tipo de comunicación “descendente” sirve para que los líderes de la organizaciones informen, inspiren o persuadan a sus equipos. A menudo se utilizan técnicas de “storytelling”  y un lenguaje menos formal.

• Propósito: Informar, inspirar, motivar y alinear al equipo con la visión y los objetivos de la empresa.
• Formas: Discursos, reuniones generales, correos electrónicos a toda la empresa, blogs internos, vídeos e interacciones personales.
• Desafíos: Evitar una comunicación demasiado formal o distante, garantizar que los mensajes resuenen en audiencias diversas y adaptarse a diferentes preferencias de comunicación.

Comunicación ascendente

Este es un tipo de comunicación más formal entre los colaboradores o gerentes de nivel inferior a la alta gerencia, a menudo en forma de memorandos, informes o presentaciones dentro de reuniones.

• Propósito: Proporcionar retroalimentación, sugerencias, inquietudes e informes de progreso a la alta gerencia.
• Canales de comunicación: Informes formales, memorandos, correos electrónicos, buzones de sugerencias, encuestas a empleados y reuniones individuales con gerentes.
• Retos: Superar las dinámicas de poder, garantizar que los gerentes sean receptivos a la retroalimentación y crear un espacio seguro para una comunicación honesta.

Actualizaciones y seguimiento de temas

Son comunicaciones breves (verbales, escritas o visuales) que se centran en información esencial, progreso y elementos de acción sobre un tópico, tema relevante o planeación organizacional.

• Propósito: Mantener a todos informados sobre el progreso del proyecto, los hitos clave y los próximos plazos.
• Canales de comunicación: Informes de estado, rastreadores de progreso, herramientas de gestión de proyectos, reuniones de equipo y correos electrónicos breves.
• Retos: Lograr el equilibrio adecuado entre detalle y concisión, garantizar que las actualizaciones sean relevantes y procesables, y evitar la sobrecarga de información.

Presentaciones

Eventos formales dirigidos a audiencias más grandes con el objetivo de informar, influir o persuadir. Requiere sólidas habilidades para hablar en público y contenido atractivo.

• Propósito: Informar, influir, persuadir o educar a una audiencia más amplia sobre un tema específico.
• Canales de comunicación: Presentaciones de diapositivas formales, discursos principales, seminarios web, talleres, sesiones de capacitación y demostraciones de productos.
• Retos: Superar la ansiedad de hablar en público, adaptar el contenido a los intereses y al nivel de conocimiento de la audiencia, y administrar el tiempo de manera efectiva.

Reuniones

Discusiones colaborativas (grandes o pequeñas) que facilitan el intercambio de información, la toma de decisiones y la formación de equipos.

• Propósito: Facilitar la colaboración, generar ideas, tomar decisiones, resolver problemas y fomentar la cohesión del equipo.
• Canales de comunicación: Reuniones de equipo, sesiones de lluvia de ideas, inicios de proyectos, retrospectivas, reuniones individuales y reuniones con clientes.
• Retos: Evitar reuniones improductivas, garantizar que se escuche la voz de todos, gestionar conflictos y mantener la concentración en los objetivos.

Comunicaciones con el cliente

La comunicación con los clientes puede abarcar todas las formas anteriores, con énfasis en satisfacer las necesidades del cliente y crear una imagen de marca positiva.

• Propósito: Construir relaciones, brindar apoyo, responder preguntas, resolver problemas e impulsar las ventas y la lealtad.
• Canales de comunicación: Correos electrónicos, llamadas telefónicas, interacciones en redes sociales, soporte de chat en vivo, encuestas a clientes y reuniones cara a cara.
• Retos: Gestionar clientes difíciles, mantener la profesionalidad bajo presión y adaptar los estilos de comunicación a las diferentes preferencias del cliente.

Interacciones informales

Es un tipo de comunicación diaria como correos electrónicos, chats o conversaciones breves, el cual sirve para facilitar tareas relacionadas con el trabajo, pero que también fomentan las relaciones, generan confianza y crean una cultura laboral positiva.

• Propósito: Construir relaciones, fomentar la camaradería, intercambiar información y crear un entorno laboral positivo.
• Canales de comunicación: Conversaciones informales, charlas junto al dispensador de agua, almuerzos de equipo, reuniones después del trabajo y chats grupales en línea.
• Retos: Mantener la profesionalidad al tiempo que se fomentan las conexiones informales, evitar chismes o negatividad y respetar los límites personales.

Siete ventajas de una comunicación efectiva en el trabajo

De acuerdo con Gallup, solamente el 13% de las personas opina que sus líderes manejan una comunicación laboral efectiva. Esto genera un obstáculo al momento de alcanzar objetivos, ya que no se transmite de manera correcta los cambios operativos, la cultura organizacional y los valores de la empresa (Sobre todo a los nuevos integrantes o a aquellos que cambian de equipo).

Las ventajas de una comunicación efectiva van desde un aumento de la motivación, compromiso y satisfacción laboral, hasta una reducción en conflictos y fricciones entre persona y equipos. 

Mayor compromiso

Una comunicación transparente y abierta fomenta un mayor sentido de pertenencia y propósito por parte de tu capital humano, impulsando su productividad y compromiso laboral. Al sentirse escuchadas (y sentir que se les escucha),  las personas se sentirán más valoradas y motivadas a contribuir con nuevas ideas.

Mejoras en la moral

Los equipos bien informados y conectados con sus objetivos y tareas, suelen experimentar mayor satisfacción laboral, lo que se traduce en menor ausentismo, mayor productividad individual y un ambiente de trabajo más positivo y colaborativo.

Mayor productividad 

Una comunicación clara y efectiva sobre roles y responsabilidades permite a los empleados desempeñar sus tareas de manera más eficiente, ahorrando tiempo y recursos valiosos. Esto reduce el estrés y aumenta la productividad general.

Reducción de la rotación laboral 

Desde los representantes de atención al cliente hasta el personal técnico sénior, tener canales de comunicación abierta y transparente es fundamental para la satisfacción y el compromiso de tus empleados. Los colaboradores que saben que cuentan con espacios para expresarse y dar a conocer sus puntos de vista son menos propensos a buscar oportunidades en otros lugares.

Mejor colaboración entre las personas y los equipos de trabajo

En un entorno laboral cada vez más globalizado y tecnológico, la comunicación efectiva es esencial para facilitar la colaboración, sobre todo entre equipos ubicados en distintos puntos geográficos. Al fomentar una comunicación fluida y transparente, se optimiza el trabajo en equipo y se aprovechan al máximo las herramientas tecnológicas disponibles.

Menos conflictos laborales

La falta de comunicación es una de las principales causas de conflictos laborales en las empresas. Al establecer canales de comunicación claros y fomentar una cultura de escucha activa y empatía, se previenen malentendidos y se promueve un ambiente de trabajo más armonioso y productivo.

Mayor motivación

Comunicar y transmitir de manera efectiva el "por qué" detrás de las tareas y decisiones que se toman, permite a las personas comprender el propósito y el impacto de su trabajo. Esto fomenta una mayor motivación y permanencia. Un enfoque basado en el "por qué" y el "cómo" fomenta un mayor sentido de propósito y significado en el trabajo.

Mejores prácticas para una comunicación más efectiva

Dado que una comunicación efectiva es fundamental en el entorno laboral, exploremos los mejores consejos y habilidades clave para lograrla, incluyendo la comunicación bidireccional y la organización eficiente.

Prioriza la comunicación bidireccional

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo no solamente implica hablar. También es importante escuchar activamente y retroalimentar. Estos tres elementos necesitan estar presentes para un verdadero entendimiento.

Practica la escucha activa: Evitar perder información importante durante la conversación, Para esto evita escuchar a la otra persona solo para poder responderle. En cambio, escúchala para entenderla. Mantén contacto visual con el hablante, toma notas y responde con gestos para mostrar que está escuchando.

Acepta la retroalimentación: Pide a los demás integrantes de tu equipo que te den retroalimentación sobre, la manera en que hablas, los mensajes que transites y el estilo de tu comunicación, solo así podrás mejorar. También es importante que tu ofrezcas retroalimentación, pero hazlo de manera prudente cuidadosamente (Evita el criticismo y las correcciones en público).

Desarrolla tus habilidades de comunicación

Desarrollar una comunicación efectiva  no es algo que se da de la noche a la mañana. Los buenos comunicadores, siempre están mejorando sus técnicas y modos:

Fortalece tus habilidades de comunicación interpersonal. Contar con una buena habilidad de comunicación, no solo te beneficiará en temas profesionales, también te ayudará en tu vida personal. Procura entrenar tus habilidades relacionadas con la inteligencia emocional y en tu capacidad de empatía.

Se claro/a. La comunicación efectiva, requiere claridad en el objetivo a transmitir, las palabras que se utilizan y la línea de ideas que se siguen.

También es importante proporcionar contexto al comunicarte con tu equipo. Por ejemplo, al establecer expectativas, comparte ejemplos, destaca los grupos que deberían estar involucrados e indica las implicaciones que esperan. Igualmente, anima a tus empleados a participar haciendo con el fin de minimizar errores.

Mantén un espacio de cortesía. Para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, es bueno practicar (y fomentar) una comunicación respetuosa, trabajando cualquier tipo de diferencia de manera positiva. Incluso durante un desacuerdo, la cortesía, te evitará escalar cualquier tipo de problema. Además, observa tu lenguaje corporal y expresiones faciales, y utiliza el tono correcto, para no dar señales no incorrectas.

Mantén una apertura a nuevas ideas: Asegúrate  de que tus colaboradores se sientan cómodos de comentarte sus ideas o preocupaciones. Eso significa prestarles atención respetuosamente y no hacer suposiciones.

Organiza sesiones de entrenamiento para mejorar la comunicación dentro de tu organización

Considera realizar sesiones regulares de entrenamiento en comunicación. De esta manera, tanto los líderes organizacionales, como tu fuerza laboral, puedan comprender las habilidades básicas de comunicación que mejoran la comunicación en el lugar de trabajo.

Puedes realizar sesiones de entrenamiento presenciales o realizar reuniones en línea. También puedes utilizar herramientas para realizar seminarios web y generar cursos grabados que tu personal pueda ver en cualquier momento.

Agenda interacciones uno a uno

Programa reuniones individuales con cada miembro de tu equipo. Las reuniones uno a uno demuestra a tus colaboradores que los valoras y que estás dispuesto a conectar con ellos de manera más personal. Un punto más a favor es que las personas más introvertidas, tímidas o reservadas, suelen abrirse mejor en este tipo de espacios más privados.

Programa reuniones semanales de equipo

Las reuniones semanales funcionan bien para fomentar una buena comunicación y el trabajo colaborativo entre los miembros del equipo. En este espacio las personas tienen un espacio para compartir sus opiniones con los demás.

Estas sesiones funcionan bien para revisar los logros, desafíos y preocupaciones de cada semana. Igualmente permiten dar continuación a las metas y tareas que se están ejecutando. No olvides documentar los puntos más importantes que se abordaron y compartir resúmenes sobre cualquier recomendación y puntos de acción que se hayan discutido.

Promueve espacios para socializar

No todas las sesiones de comunicación deben estar relacionadas al trabajo. Las actividades de formación de equipos también son útiles al momento de crear un entorno de trabajo dinámico, seguro y de confianza.

¿Y si ofreces un espacio para escapar de las actividades del día a día al menos una vez al mes? Promueve interacciones casuales, como una sesión de convivencia virtual (para los que trabajan en remoto) o eventos fuera de la oficina. Fomenta que tu equipo socialice y colabore a través de actividades como dinámicas para romper el hielo, juegos de resolución de acertijos, sesiones de fitness, almuerzos de equipo y citas para jugar boliche (por ejemplo).

Comunica el aprecio que tienes por tu equipo

Comunicar metas, objetivos, resultados y proyectos es importante. Pero, también es importante comunicar el aprecio que sientes por el esfuerzo que realiza tu equipo día con día.

Reconoce cuando una persona ha traído una idea interesante a la mesa. Cuando un equipo completó una tarea antes de lo esperado. Cuando un colaborador logró sobrepasar su meta. El reconocimiento es clave para la motivación, productividad y retención de tu talento humano. 

¿Como identificar que hay una mala comunicación en mi empresa?

Si en tu empresa estás viviendo un ambiente laboral tóxico, tus empleados parecen estar constantemente desmotivados, estás tenien

do mucha rotación de personal o estás presentando mucha pérdida de talento…. ¡Probablemente estés tendiendo un problema de comunicación y motivación en tu plantilla!

Utiliza el bienestar laboral para fomentar una mejor comunicación en tu equipo

La comunicación efectiva es esencial para cualquier equipo de trabajo. Sin ella, las colaboraciones pueden volverse tensas, se pierden oportunidades y las relaciones se deterioran.

Fomentar la unión entre colaboradores y equipos requiere más que reuniones y sesiones de lluvia de ideas. Es necesario ayudar a crear conexiones significativas entre colegas a través de actividades que generen confianza, fomenten la comprensión desde diferentes perspectivas y cultiven entornos de trabajo productivos.

Wellhub, a través de su enfoque de bienestar laboral,  ofrece actividades que puedes utilizar para impulsar la unidad del equipo, la creatividad y construir relaciones positivas en diferentes niveles de la organización. Permítenos  ayudarte a fomentar una mayor unión y participación de tus empleados. ¡Conéctese con un especialista en bienestar de Wellhub para saber qué podemos hacer por el bienestar de su fuerza laboral!