¿Ya conoces la NOM 037 y cómo impacta a tu empresa?

Hace tiempo que el teletrabajo dejó de ser una práctica novedosa para las empresas mexicanas. Incluso, organizaciones que adoptaron este esquema como una medida temporal durante la pandemia, ahora lo implementan como una solución permanente.

No obstante, los esquemas de teletrabajo y home office continúan presentando grandes desafíos para las empresas, los trabajadores y los departamentos de recursos humanos. Aunque un 80% de los colaboradores/as afirman sentirse cómodos con esquemas remotos o híbridos, también indican la importancia de abordar temas como el estrés laboral, burnout, desconexión laboral o la falta de límites entre la vida laboral y personal.

Ante los retos que presentan las nuevas maneras de trabajar, las reformas a la Ley Federal del Trabajo, como la NOM-035 y la NOM-037, surgen para impulsar que las empresas mejoren sus condiciones de trabajo y su ambiente laboral. 

¿Qué es la NOM-037 y cuál es su objetivo?

La Norma Oficial Mexicana NOM-037-STPS-2023 tiene como objetivo establecer las condiciones laborales de seguridad y salud enfocadas a personas que realicen actividades bajo la modalidad de teletrabajo.

El objetivo principal de la NOM-037 es prevenir accidentes y enfermedades. También busca  promover que las personas se encuentren en un ambiente seguro y saludable dentro de su espacio de trabajo. Por ello, la normativa se centra en prevenir y evitar riesgos físicos, ergonómicos y psicosociales.

Los puntos más relevantes a considerar de la llamada “Ley home office” son:

• La NOM-037 aplica para todos los centros de trabajo que cuenten con personal en la modalidad de teletrabajo o home office. Esto contempla a todos los colaboradores que realicen más del 40% de su jornada laboral de manera remota. 
• Su principal intención es promover la salud laboral mediante la prevención de accidentes y enfermedades relacionadas a las actividades de trabajo que se realizan de manera remota. 
• La normativa busca que las empresas establezcan una política de teletrabajo en congruencia con lo estipulado por sus contratos colectivos y reglamentos generales.
• La empresa también debe informar a su personal sobre los peligros relacionados a factores de riesgos físicos, ergonómicos y psicosociales.
• La empresa tiene que proporcionar a sus colaboradores los insumos necesarios para un correcto desarrollo de sus actividades de trabajo. 
• La normativa incluye como accidente de trabajo, aquellos que se produzcan durante el trayecto entre el centro laboral y los espacios de teletrabajo acordados por la empresa. 

¿La NOM-037 aplica para el trabajo híbrido?

Sí, la NOM-037 se aplica a todos los centros de trabajo que cuenten con teletrabajadores, ya sea en esquemas híbridos o totalmente remotos.

¿Cuándo entró en vigor la NOM-037?

La NOM-037 entró en vigor el 5 de diciembre de 2023.

A partir de esta fecha las autoridades laborales podrán realizar inspecciones para verificar y acreditar que las personas que se encuentran bajo el esquema de teletrabajo o home office, cuentan con los elementos necesarios en temas de seguridad y salud para realizar de manera correcta sus actividades. Esto contempla que el empleado proporcione evidencia fotográfica y de video. 

Obligaciones de la NOM 037 para las empresas

Entre otros temas, la NOM de teletrabajo solicita a los empleadores y empresas verificar que los colaboradores se encuentran en un lugar de trabajo con condiciones de seguridad y salud adecuadas. Las autoevaluaciones y las visitas autorizadas al domicilio son algunas medidas que la norma contempla para lograr el objetivo.

A continuación, enumeramos cada una de las acciones que como empresa debes aplicar o verificar para cumplir con la NOM 037:

Espacio de trabajo

El lugar de trabajo que cada persona elija debe tener todo lo necesario para desarrollar bien sus funciones a distancia, como una conexión estable a internet, buena iluminación y ventilación. El área de trabajo debe ser autorizada por la comisión de seguridad e higiene del centro de trabajo y, por lo tanto, debe ser un lugar fijo.

Esto significa que, a pesar de trabajar de forma remota, tus colaboradores/as no tienen  la libertad, por ejemplo, de trabajar en un café distinto cada día o viajar sin la autorización previa de la empresa. Las personas que deseen trabajar en dos o más lugares distintos, tendrán que llenar una lista de verificación para cada lugar y la empresa deberá autorizarla.

Lista de verificación 

Para que tu empresa apruebe el lugar de trabajo de una persona, es necesario que cada colaborador/a complete una lista de verificación sobre las condiciones de seguridad y salud. Los colaboradores/as remotos deberán responder esta lista con “Sí”, “No” o “No aplica” a preguntas que aborden factores como:

• el tamaño del espacio de trabajo
• la iluminación
• los distractores
• la ventilación
• la temperatura
• las condiciones de instalación de luz
• el mobiliario ergonómico

Listado de las personas que trabajan en la modalidad de teletrabajo

Tu organización debe tener una lista con todos sus colaboradores/as en modalidad remota o híbrida. Puedes presentarla  de forma impresa o electrónica, pero tienes que actualizarla cada vez que alguien se inicie o deje esta modalidad. Los datos para incluir son los siguientes:

• Nombre completo
• Domicilio y teléfono
• Género
• Estado civil
• Nombre y perfil del puesto
• Actividades que desarrolla la persona
• Tiempo que le toma hacer el trabajo
• Lugar que la persona eligió para hacer el trabajo y que la empresa autorizó
• Razón social y domicilio de la empresa
• Equipo y mobiliario ergonómico que proporcionó la empresa

Definir una Política de Teletrabajo

Tu empresa es responsable de elaborar por escrito una Política de Teletrabajo y difundirla entre el personal que trabaje en remoto. Este conjunto de normas, además de cuidar del bienestar físico y emocional de tus colaboradores/as, establece canales de comunicación que favorecen la socialización.

Los puntos que debe contemplar tu política de teletrabajo son:

• La cultura de prevención de riesgos enfocada al trabajo remoto
• Los canales adecuados para la comunicación efectiva a distancia
• Las reglas de contacto entre colaboradores/as para garantizar la privacidad
• La duración y horario de la jornada de trabajo, que incluyen pausas de descanso y el derecho a desconectarse al terminar la jornada
• La aclaración de que las personas en teletrabajo tienen los mismos derechos que establece la Ley Federal del Trabajo

Advertir sobre los factores de riesgo 

Los colaboradores/as trabajando en remoto y a la comisión de seguridad e higiene del centro de trabajo deben estar al tanto sobre los riesgos potenciales de trabajar de forma remota, así como sus consecuencias. La manera de informar sobre estos riesgos puede ser a  través de charlas, material impreso o digital.

Riesgos

La NOM-037 contempla tres tipos de riesgos que se pueden sufrir en el ambiente de trabajo: físicos, ergonómicos y psicosociales.

Los riesgos físicos o psicosociales incluyen, por ejemplo, las malas posturas, pasar muchas horas frente a la computadora o cargas de trabajo excesivas, que pueden derivar en problemas de salud y estrés laboral. Es importante que cuentes con evidencia de todas las acciones que implemente tu empresa para informar sobre la prevención de riesgos.

Equipo

Debes acordar con tus colaboradores/as en remoto los medios electrónicos que se usarán para comunicarse y la forma de supervisar el trabajo. También debes detallar cuándo y cómo se dará mantenimiento al equipo de cómputo, y con qué frecuencia deben presentarse en las oficinas de la empresa (sobre todo en el caso de trabajo híbrido).

La NOM-037 especifica que los empleadores son responsables de facilitar a los colaboradores/as los insumos necesarios para realizar sus actividades de manera apropiada. Esto incluye una silla ergonómica, aditamentos ergonómicos, computadora o tableta. También en caso de ser necesario se deben ofrecer smartphone, impresora (y tinta) y escritorio de trabajo.  

Igualmente, la normativa contempla el pago proporcional del consumo de internet y de energía eléctrica de manera mensual.

Salud y mecanismos de precaución

Al igual que con los colaboradores/as presenciales, también debes practicar los exámenes médicos a los colaboradores/as remotos de acuerdo con lo previsto en la NOM-030-STPS-2009, así como llevar un seguimiento de aviso de accidentes.

Con las medidas de confinamiento en 2020 se reportó un incremento en los niveles de estrés y en los casos de violencia intrafamiliar. Por esta razón, en la NOM 037 se contempla que las empresas cuenten con mecanismos de atención en estos casos, por ejemplo, regresar de forma temporal o permanente al trabajo presencial.

Capacitación

La NOM 037 establece que tus colaboradores/as remotos deben recibir capacitación por lo menos una vez al año sobre los siguientes temas:

• Identificación de riesgos en el lugar de trabajo, tanto a nivel físico como psicosocial
• Educación sobre la Política de Teletrabajo
• Capacitación en el uso de tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el trabajo remoto

¿Cuáles son las obligaciones de la NOM-037 para los colaboradores/ teletrabajadores?

La NOM-037 no solo contempla obligaciones patronales, sino también busca un mayor involucramiento por parte de los trabajadores. Por ello asigna ciertas responsabilidades a los individuos como:

• Cumplir con la Política de Teletrabajo y normas generales que establece la empresa (Una vez aceptadas).
• Resguardar y conservar en buen estado los equipos, materiales, útiles y mobiliario ergonómico que entregue la empresa para las actividades laborales. 
• Facilitar la aplicación de la lista de verificación y la comprobación física de las condiciones de seguridad y salud en el lugar de trabajo acordado con la empresa.
• Informar por escrito y con tiempo sobre cualquier cambio de domicilio definitivo o temporal de teletrabajo. El propósito es verificar que el nuevo lugar cumpla con los requerimientos establecidos en la Política de Teletrabajo.
• Atender y cumplir con las políticas y mecanismos de protección de datos e información establecidos por la empresa y la comisión de seguridad e higiene del centro de trabajo. 
• Informar de cualquier tipo de situación o alteración de las condiciones en el lugar de trabajo que puedan impedir el desarrollo del teletrabajo en el lugar acordado. En este punto se contemplan Acontecimientos Traumáticos Severos ocurridos durante el ejercicio laboral.
• Someterse a exámenes médicos de acuerdo a lo establecido por la norma y mantenerse informado/a sobre cualquier actualización en las disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Participar en los procesos informativos sobre riesgos relacionados con sus actividades. En este punto se contempla la asistencia a reuniones presenciales o virtuales.
• Informar de cualquier riesgo sufrido en el lugar de trabajo.

Recomendaciones que los colaboradores pueden seguir para evitar riesgos en sus lugares de trabajo

A través del Diario Oficial de la Federación, la Secretaría de Trabajo y Previsión Social lanzó algunas recomendaciones que se pueden seguir para evitar riesgos físicos, ergonómicos y psicosociales.

Mejores prácticas para evitar riesgos derivados de factores de riesgo ergonómicos

La normativa menciona la necesidad de disponer de un lugar de trabajo que permita a las personas sentirse cómodas para realizar sus actividades. Es importante evitar problemas de espalda, hombros o cuello a causa del mobiliario, malas posturas o sedentarismo prolongado.

Para evitar problemas ergonómicos es importante que el lugar de trabajo cuente por lo menos con:

1. Escritorio, mesa o plano de trabajo que permita a la persona apoyar cómodamente los brazos (sentada y/o de pie) sin accesorios u obstáculos y sin que impidan la colocación apropiada de las piernas, y sin salientes o elementos que pudieran generar un riesgo de trabajo.
2. Silla ergonómica o de otro tipo que sea apropiada a las actividades de trabajo.
3. En caso de ser necesario, contar con aditamentos ergonómicos y posturales que apoyen el uso de equipos de cómputo.

Mejores prácticas para evitar riesgos derivados de factores de riesgo físicos

La nueva disposición contempla la necesidad de proteger a los trabajadores de riesgos derivados a la exposición a agentes físicos, químicos, mecánicos y biológicos.

Igualmente se recomienda que el áreas de trabajo se encuentre:

• Limpia y ordenada, sin materiales, objetos o equipos no necesarios en el lugar de trabajo, como un principio básico de seguridad. También se recomienda tener cerca elementos que más se necesiten y alejados aquellos de uso poco frecuente u ocasional.
• Iluminada, por luz natural o artificial. La fuente de luz no debe provocar deslumbramiento debido al exceso de iluminación o por ubicación inadecuada de la fuente de iluminación. Se debe procurar que la iluminación no cause fatiga visual.
• Con temperatura y ventilación adecuada para el tipo de actividad laboral que se realiza.
• Con un nivel de ruido que no perjudique la concentración al realizar actividades de trabajo.

Mejores prácticas para evitar riesgos derivados de factores de riesgo psicosociales

El concepto de factores psicosociales en el trabajo es relativamente reciente y contempla temas como la falta de control en lugar de trabajo, la sobrecarga de actividades, conflictos de autoridad, desigualdades, la falta de seguridad laboral o relaciones laborales deficientes.  

Para prevenir factores de riesgo psicosociales se recomienda: 

• Disponer de un espacio físico que permita privacidad a la persona durante su jornada de trabajo. De esta manera evita que cualquier persona ajena a pueda interferir, interrumpir, o afectar sus actividades laborales.
• Procurar conciliar el trabajo con la vida familiar y personal de los colaboradores/as. En este punto se contempla la contar con jornadas flexibles para facilitar la atención de responsabilidades familiares.
• Facilitar mecanismos de comunicación al patrón sobre casos de violencia familiar que afecten a la persona.
• Promover pausas y tiempos de descanso adecuados.
• Respete el derecho a la desconexión digital al término de la jornada laboral, durante las pausas convenidas en horarios flexibles, en los horarios no laborables, vacaciones, permisos y licencias.

¿Qué pasa si tu empresa no cumple con la NOM 037?

Incumplir con la NOM-037 puede generar multas de entre $100,000 y $750,000 pesos mexicanos. Igualmente las sanciones pueden ir hasta los 25 salarios mínimos por cada infracción que se cometa.

En casos más graves de incumplimiento, las autoridades tienen la obligación de realizar amonestaciones y notificaciones por escrito que pueden derivar en clausuras temporales e incluso permanentes.

La verificación del cumplimiento de la norma se realiza mediante: 1) Revisión de documentos o 2) Verificación por entrevista a los empleados. 

"Solamente el 35% de los colaboradores/as conocen qué es la NOM-037" 

Occ Mundial

El panorama del teletrabajo y la NOM-037

Ricardo Barbosa, presidente de la Comisión Nacional Laboral de la Coparmex, afirma que las empresas agremiadas han buscado cumplir con la entrega de equipo y agregando el apoyo mensual correspondiente. Aún así, estudios han encontrado que solamente dos de cada 10 empresas han realizado alguna inversión en mobiliario.

Por otro lado, solamente el 45% de las organizaciones afirman entregar el “apoyo mensual”, que en promedio es de $405 pesos adicionales.

Igualmente, se encontró que gran parte de las empresas mexicanas están optando por modelos híbridos de trabajo a consecuencia de sus limitaciones estructurales. Por ello, el desafío más grande al momento de cumplir con la “ley del home office” son los recursos limitados y las estructuras organizativas reducidas (Por ejemplo, empresas cuya área de Recursos Humanos se conforma de una sola persona).

Aún así, el trabajo remoto no parece perder fuerza. De hecho, el 34% de las empresas considera que sus colaboradores/as deben tener un espacio de teletrabajo, mientras que el 20% de las empresas permite trabajar desde cualquier lugar, según un estudio de Lockton. 

El bienestar del personal remoto desde un enfoque holístico

El modelo de trabajo remoto sin duda tiene muchas ventajas, como la flexibilidad de horarios o el no tener que trasladarse a la oficina. Sin embargo, la experiencia de trabajar desde casa puede resultar aislante para muchas personas. La falta de interacción con el equipo puede dificultar que se genere un compromiso con la empresa, y este es uno de los principales factores para la renuncia silenciosa o la baja productividad.

La NOM 037 contempla las condiciones básicas de salud y seguridad física y psicosocial de los colaboradores/as trabajando en remoto. Sin embargo, estas medidas podrían no ser suficientes para conseguir un verdadero bienestar en la vida personal y el trabajo.

Los programas de bienestar son una excelente opción para fomentar la interacción entre los trabajadores remotos, aliviar el estrés laboral, ponerse en movimiento y sentirse bien. Según nuestro estudio "ROI del Bienestar 2024", 91% de las empresas observan una reducción de los gastos médicos gracias a su programa de bienestar laboral. 

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