Wellhub cares deeply about privacy and transparency regarding how we treat your personal data. Below we explain what information we collect when you apply for a job at Wellhub, how we use and share your data, and your rights related to your personal data.

Please take note of the following:

This Wellhub Job Applicant Privacy Notice (the “Applicant Privacy Notice” or “Notice”) describes how Wellhub collects, uses and protects personal data that is provided to Wellhub in the recruitment and hiring process. The relevant Wellhub entity is specified in the job posting and/ or is the entity in your country of application. You can see a full list of contact details in the Wellhub Privacy Policy, which is incorporated herein.

By submitting your application for employment, you indicate that you have read and understand that your personal data may be used in the ways described in this Notice. Please note that we cannot process your application for employment if you do not provide your personal data.

If required by applicable law, the Wellhub entity to which you submit an application for employment, along with Gympass US, LLC, doing business as Wellhub, and other Wellhub entities that may be involved in the recruitment process, act as joint controllers of your personal data. This means that Wellhub and its affiliates jointly determine how to use your personal data in connection with your application.

Your personal data may be used to assess your suitability for various roles with Wellhub, not just the position applied for, as allowed under applicable law. Your personal data may be shared between different Wellhub entities for this purpose as allowed under applicable law.

Your Personal Information

Wellhub may collect and process different categories of your personal data, to the extent permitted under applicable laws, including:

• Contact information, such as your name, address, phone, and email;
• CV/resume, cover letter, previous work experience, education, transcripts, professional and other work-related licences, permits and certifications held;
• Desired salary, relevant work experience, type of employment sought, date available, and employee referral;
• Information from background checks, where permitted by law, and work authorization status;
• Information relating to character and employment references;
• Language and other relevant skills; and
• Any other information you choose to provide to us.

If you provide us with personal data of a reference or any other individual as part of your application, it is your responsibility to obtain consent from that individual prior to providing the information. By providing that personal data, you are affirming that you have obtained such consent.

Purposes of Processing Your Personal Data

Wellhub will collect, use, and process your personal data in order to:

• Verify your identity;
• Process your application for employment;
• Assess your fitness for the position(s) applied for (and other suitable positions, as allowed under applicable law and make decisions regarding your prospective employment;
• Conduct reference checks;
• Communicate with you;
• Demonstrate Wellhub’s compliance with equality and applicable laws and regulations;
• Preserve other legitimate interests, such as, e.g., Wellhub’ administrative purposes, aggregate management reporting, internal training, and as generally required to conduct Wellhub’ business; and
• Comply with any other legal obligations for our business under applicable laws.
   

It is in our legitimate interests to process your personal data for these purposes to hire appropriate candidates, and to administer our recruitment function.

Sensitive personal data (as defined under applicable law) will not be processed, except with your explicit consent or to the extent necessary or permissible under applicable laws. Consistent with applicable law, we may ask questions about race/ ethnic origin, gender, and disability of our applicants, for the purpose of monitoring our compliance with equal opportunity and relevant employment laws and other internal purposes.

If you accept employment with Wellhub, the information collected will become part of your employment record and will be used for employment purposes. Any information that you submit through the application processor must be true, complete, and not misleading. Purposely submitting inaccurate, incomplete or misleading information may lead to rejection of your application or, if identified after employment, disciplinary action, including termination.

In addition, we may sometimes use aggregate or anonymized data that we gather during the application process to carry out analysis of successful applicants (e.g., to see whether successful applicants hold a university degree) so that we can optimize our recruitment strategy.

Consistent with applicable law, the information about you will be added to our job applicant system so that we may consider you for opportunities at Wellhub and affiliates other than the one for which you apply. We may contact you by email or by phone about other opportunities that may be aligned with our needs and your interests. If you do not wish us to do this, please contact us at    . This data will only be retained in accordance with our data retention policy.

Sharing Your Personal Information with Third Parties

Wellhub may disclose your personal data to:

• Wellhub affiliates as listed in the Wellhub Privacy Policy;
• Third party service providers;
• Legal counsel and other advisors; and
• In the case of a sale, change of control or transfer of all or part of the assets of Wellhub.

In addition, we may provide data to a third party if we believe in good faith that we are required to do so for legal reasons or that this is necessary to prevent harm or injury to us, our staff or members of the public, or if we need to do so to defend our legal rights. For example, we may provide personal information if we are ordered by a court to do so.

Applicant Assessments

For some positions that require specific skill sets, we may use an assessment in order review your demonstration of the required skills (e.g., an applicant for a coding position may be asked to take a coding test). We use any such test to make sure that the right people end up in the right positions, which is our legitimate interest. If an assessment is necessary in your case, we will inform you of this in advance and will always also inform you of the outcome of the test.

Data Transfers

As part of the recruitment process, we may need to transfer your personal data outside of your home country (including outside the European Economic Area). We will do so in accordance with an appropriate transfer mechanism, such as the European Commission’s standard data protection clauses, as required under applicable law.

Your Data Privacy Rights

You may have a right to request access to your personal data, as well as to seek to update, delete or correct this information, where these rights are provided by applicable law and subject to certain exceptions. Personal data demonstrating compliance with the eligibility and selection criteria may not be updated or corrected after the closing date for applications. To exercise your rights, you may contact us with your request at the contact information listed below.

Subject to applicable law, you may also have the right to: (i) object to and restrict our use of your personal data; and (ii) lodge a complaint with your local data protection authority or with an appropriate data protection commissioner in your region (see contact information below).

Retaining Your Personal Data

Wellhub will retain your personal information for as long as necessary for the above purposes, and as is required to demonstrate compliance with law. We may also keep your personal data for a longer period if we believe that you may be a suitable candidate for future positions as allowed under applicable law. Wellhub does not retain your personal data submitted in connection with your application for longer than five years (unless you are hired or otherwise as required or allowed under applicable law).

Current Personnel of Wellhub

If you currently work for Wellhub, you must be eligible to apply for a different position within Wellhub to use our online portal. If you accept such a position, your benefits program and human resources policies may change. Please consult with an HR manager for the new position concerning application eligibility, benefit program, and policies applicable to that position.

Contact Wellhub

Send an email to Wellhub’s Data Protection Officer at dpo@Wellhub.com

Contact us by writing or emailing at the address in your home country at the address listed in the Wellhub Privacy Policy.

For candidates in Europe and the UK, you may contact the Dutch Data Protection Commission, which is Wellhub’s Lead Supervisory Authority:

Autoriteit Persoonsgegevens PO Box 93374

2509 AJ DEN HAAG

+31 (0) 70 – 888 85 00

Last updated: May 06, 2024

O Wellhub se preocupa profundamente com a privacidade e a transparência em relação a como tratamos seus dados pessoais. Abaixo, explicamos quais informações coletamos quando você se candidata a um emprego no Wellhub, como usamos e compartilhamos seus dados e seus direitos relacionados aos seus dados pessoais. Observe o seguinte:

Este Aviso de Privacidade do Candidato a Emprego do Wellhub (o “Aviso de Privacidade do Candidato” ou “Aviso”) descreve como o Wellhub coleta, usa e protege os dados pessoais que são fornecidos ao Wellhub no processo de recrutamento e contratação. A entidade relevante da Wellhub é especificada no anúncio de emprego e/ou é a entidade de seu país de candidatura. Você pode ver uma lista completa de detalhes de contato na Política de Privacidade do Wellhub, que está incorporada neste documento.

Ao enviar sua candidatura ao emprego, você indica que leu e entendeu que seus dados pessoais podem ser usados das maneiras descritas neste Aviso. Observe que não poderemos processar sua candidatura se você não fornecer seus dados pessoais.

Se exigido pela lei aplicável, a entidade do Wellhub para a qual você envia uma candidatura, juntamente com a Gympass US, LLC, fazendo negócios como Wellhub, e outras entidades do Wellhub que possam estar envolvidas no processo de recrutamento, atuam como controladores conjuntos de seus dados pessoais. Isso significa que o Wellhub e suas afiliadas determinam conjuntamente como usar seus dados pessoais em conexão com sua candidatura.

Seus dados pessoais podem ser usados para avaliar sua adequação para várias funções no Wellhub, não apenas para a posição solicitada, conforme permitido pela lei aplicável. Seus dados pessoais podem ser compartilhados entre diferentes entidades do Wellhub para essa finalidade, conforme permitido pela lei aplicável.

Sua informação pessoal

O Wellhub pode coletar e processar diferentes categorias de seus dados pessoais, na medida permitida pelas leis aplicáveis, incluindo:

• Informações de contato, como seu nome, endereço, telefone e e-mail;
• CV/currículo, carta de apresentação, experiência de trabalho anterior, educação, transcrições, licenças profissionais e outras relacionadas ao trabalho, permissões e certificações detidas;
• Salário desejado, experiência de trabalho relevante, tipo de emprego pretendido, data disponível e indicação de funcionário;
• Informações de verificações de antecedentes, quando permitido por lei, e status de autorização de trabalho;
• Informações relacionadas a referências de caráter e emprego;
• Idioma e outras habilidades relevantes; e
• Qualquer outra informação que você decida nos fornecer.

Se você nos fornecer dados pessoais de uma referência ou de qualquer outro indivíduo como parte de sua candidatura, é sua responsabilidade obter o consentimento desse indivíduo antes de fornecer as informações. Ao fornecer esses dados pessoais, você estará afirmando que obteve esse consentimento.

Finalidades do Tratamento de Dados

O Wellhub coletará, usará e tratará seus dados pessoais para:

• Verificar sua identidade;
• Processar sua solicitação de emprego;
• Avaliar sua aptidão para o(s) cargo(s) ao qual se candidatou (e outros cargos adequados, conforme permitido pela lei aplicável, e tomar decisões sobre seu possível emprego);
• Conduzir verificações de referência;
• Comunicar-se com você;
• Demonstrar o comprometimento do Wellhub com a igualdade e sua conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
• Preservar outros interesses legítimos, como, por exemplo, fins administrativos do Wellhub, relatórios de gerenciamento agregados, treinamento interno e conforme geralmente necessário para conduzir os negócios do Wellhub; e
• Cumprir com quaisquer outras obrigações legais para nossos negócios de acordo com as leis aplicáveis.

É de nosso interesse legítimo tratar seus dados pessoais para esses fins, para contratar candidatos adequados e administrar nossa função de recrutamento. 

Dados pessoais sensíveis (conforme definido na legislação aplicável) não serão tratados, exceto com seu consentimento explícito ou na medida necessária ou permitida pela legislação aplicável. De acordo com a lei aplicável, podemos fazer perguntas sobre raça/origem étnica, gênero e deficiência de nossos candidatos, com o objetivo de monitorar nossa conformidade e leis trabalhistas e de igualdade e para quaisquer outros fins internos. 

Se você aceitar um emprego no Wellhub, as informações coletadas se tornarão parte de seu registro de emprego e serão usadas para fins relacionados ao seu emprego. Todas as informações que você enviar por meio do intermediador de candidatura devem ser verdadeiras, completas e não enganosas. O envio intencional de informações imprecisas, incompletas ou enganosas pode resultar na rejeição de sua candidatura ou, se identificada após a contratação, em ação disciplinar, inclusive demissão. 

Além disso, às vezes podemos usar dados agregados ou anônimos que coletamos durante o processo de inscrição para realizar análises de candidatos aprovados (por exemplo, para verificar se os candidatos aprovados têm diploma universitário) para que possamos otimizar nossa estratégia de recrutamento. 

De acordo com a lei aplicável, as informações sobre você serão adicionadas ao nosso sistema de candidatos a emprego para que possamos considerá-lo para oportunidades no Wellhub e afiliadas diferentes daquela para a qual você se candidatou. Poderemos entrar em contato com você por e-mail ou telefone sobre outras oportunidades que possam estar alinhadas às nossas necessidades e aos seus interesses. Se não quiser que façamos isso, entre em contato conosco pelo e-mail . Esses dados serão retidos somente de acordo com nossa política de retenção de dados.

Compartilhamento com terceiros

O Wellhub pode compartilhar seus dados pessoais com:

• Filiais do Wellhub, conforme listado na Política de Privacidade da Wellhub;
• Prestadores de serviços terceirizados;
• Consultores jurídicos e outros consultores; e
• No caso de uma venda, mudança de controle ou transferência de todos ou parte dos ativos do Wellhub.

Além disso, poderemos fornecer dados a terceiros se acreditarmos, de boa-fé, que somos obrigados a fazê-lo por motivos legais ou que isso é necessário para evitar danos ou lesões a nós, nossa equipe ou membros do público, ou se precisarmos fazê-lo para defender nossos direitos. Por exemplo, poderemos fornecer informações pessoais se formos obrigados por um tribunal a fazê-lo.

Avaliação das Candidaturas

Para alguns cargos que exigem conjuntos de habilidades específicas, podemos usar uma avaliação para analisar sua demonstração das habilidades necessárias (por exemplo, um candidato a um cargo de programação pode ser solicitado a fazer um teste de programação). Usamos qualquer teste desse tipo para garantir que as pessoas certas ocupem os cargos certos, o que é nosso interesse legítimo. Se for necessária uma avaliação no seu caso, nós o informaremos com antecedência e sempre o informaremos sobre o resultado do teste.

Transferências de Dados

Como parte do processo de recrutamento, talvez seja necessário transferir seus dados pessoais para fora do seu país de origem (inclusive para fora do Espaço Econômico Europeu). Faremos isso de acordo com um mecanismo de transferência apropriado, como as cláusulas padrão de proteção de dados da Comissão Europeia, conforme exigido pela legislação aplicável.

Seus Direitos de Proteção de Dados

Você pode ter o direito de solicitar acesso aos seus dados pessoais, bem como de tentar atualizar, excluir ou corrigir essas informações, quando esses direitos forem previstos pela legislação aplicável e sujeitos a determinadas exceções. Os dados pessoais que demonstrem conformidade com os critérios de elegibilidade e seleção não poderão ser atualizados ou corrigidos após a data de encerramento das inscrições. Para exercer seus direitos, você pode entrar em contato conosco com sua solicitação por meio das informações de contato listadas abaixo. Sujeito à legislação aplicável, você também pode ter o direito de: (i) contestar e restringir nosso uso de seus dados pessoais; e (ii) apresentar uma reclamação à autoridade local de proteção de dados ou a um comissário de proteção de dados apropriado em sua região (consulte as informações de contato abaixo).

Retenção dos Dados Pessoais

O Wellhub reterá suas informações pessoais pelo tempo necessário para os fins acima e conforme necessário para demonstrar conformidade com a lei. Também podemos manter seus dados pessoais por um período mais longo se acreditarmos que você pode ser um candidato adequado para cargos futuros, conforme permitido pela lei aplicável. O Wellhub não retém seus dados pessoais enviados relacionados à sua candidatura por mais de cinco anos (a menos que você seja contratado ou de outra forma, conforme exigido ou permitido pela lei aplicável).

Atuais empregados do Wellhub

Se você trabalha atualmente para o Wellhub, você deve ser elegível para se candidatar a um cargo diferente no Wellhub antes de usar nosso portal on-line. Se você aceitar esse cargo, seu programa de benefícios e as políticas de recursos humanos poderão mudar. Consulte um gerente de RH para o novo cargo com relação à elegibilidade de candidatura, programa de benefícios e políticas aplicáveis a esse cargo.

Contato

Envie um e-mail para a Encarregada de Proteção de Dados da Wellhub em dpo@Wellhub.com Entre em contato conosco escrevendo ou enviando um e-mail para o endereço em seu país de origem no endereço listado na Política de Privacidade do Wellhub. Para candidatos na Europa e no Reino Unido, você pode entrar em contato com a Comissão de Proteção de Dados da Holanda, que é a Autoridade Supervisora Principal do Wellhub: Autoriteit Persoonsgegevens PO Box 93374 2509 AJ DEN HAAG +31 (0) 70 – 888 85 00 Última atualização: 06 de maio de 2024