5 Tipps zur Veranstaltung eines virtuellen Events für ihre Mitarbeiter

Für diejenigen, die bislang keine Erfahrung mit Remote Work bzw. Heimarbeit haben, kann dies zunächst eine Herausforderung sein. Trotz sozialer Distanzierung, sollte man jedoch den regelmäßigen Kontakt zu den Kollegen über virtuelle Hilfsmittel beibehalten. In diesem Beitrag haben wir Ihnen einige Tipps zusammengefasst und zeigen Ihnen, wie Sie als Arbeitgeber virtuelle Veranstaltungen organisieren und reibungslos durchführen können.

Wie Firmenveranstaltungen online abgehalten werden

1.    Machen Sie sich mit dem Programm vertraut

Eine Videokonferenz ist nicht mit einem persönlichen Meeting oder einer Veranstaltung vergleichbar. Versuchen Sie sich so früh wie möglich mit der Technologie vertraut zu machen; lernen Sie, eine Sitzung zu starten, Teilnehmer einzuladen, Ihr Mikrofon auf stumm zu stellen, die Kamera ein- und auszuschalten, die Chat-Funktion zu verwenden und den Anruf zu beenden. Zur Vorkehrung, lesen Sie bitte die Seite zur Fehlersuche durch, damit Sie im Fall einer technischen Störung richtig reagieren können.

2.    Helfen Sie den Teilnehmern bei der Einrichtung

Schicken Sie den Teilnehmern eine E-Mail mit ausführlichen Anweisungen zur Installation und Start der virtuellen Veranstaltung und bitten Sie sie, das System vor Beginn zu testen.  Fügen Sie Anhänge oder Links hinzu, um das System herunterzuladen und am Meeting teilzunehmen.

Zudem ist es ratsam, ein Kalenderereignis und Erinnerungen anzulegen, um die Teilnehmer an die Veranstaltung zu erinnern.

3.    Vereinfachen Sie den Vorgang

Gehen Sie davon aus, dass Ihre am wenigsten technisch versierten Mitarbeiter an der Veranstaltung teilnehmen und vereinfachen Sie daher den Vorgang soweit wie möglich. Falls Sie über die nötigen Mittel verfügen, stellen Sie eine kleine Arbeitsgruppe zusammen, die den Teilnehmern bei der Fehlerbehebung am Computer, telefonisch oder per Chat behilflich ist oder falls sie Probleme bei der Anmeldung ins System haben. Als Alternative können Sie sich an die Hosting-Plattform wenden und nach einem Kundendienstmitarbeiter fragen, der bei der ersten Sitzung für einen reibungslosen Ablauf zur Verfügung steht.

Falls bei Nutzern Verbindungsprobleme auftauchen oder der Kopfhörer-Anschluss nicht funktioniert, bieten Sie eine Einwahloption an.

4.    Beginnen Sie mit einer echten, persönlichen Interaktion

Ob Sie ein Abteilungsmeeting, eine virtuelle Happy Hour oder einen Yoga-Gruppenkurs veranstalten, nehmen Sie sich jeweils am Anfang jeder Sitzung 5-10 Minuten Zeit, damit die Teilnehmer untereinander kommunizieren können. Es ist wichtig, dass Ihr Team Kontakte knüpfen kann, damit ein Gemeinschafts- und Verbundenheitsgefühl auch bei der Arbeit von zu Hause aus entsteht. Mit Kollegen zu sprechen kann ein Gefühl von Sicherheit bei der Anpassung an eine neue Arbeitsform vermitteln. Es ist eine effiziente Art, Ihre Kollegen bei der Stressminderung zu unterstützen, was sich positiv auf ihre Aufnahmebereitschaft und das Pflichtbewusstsein auswirkt.

5.    Überwinden Sie das anfängliche Unbehagen

Es braucht nur wenige Millisekunden, um die meisten Menschen aus dem Konzept zu bringen, wenn es eine Lücke in der Konversation gibt – aber lassen Sie sich nicht von kurzen Unterbrechungen entmutigen. Videokonferenzen verursachen leichte Verzögerungen in normalen Konversationsmustern, was dem Redner ein Gefühl von Desinteresse seiner Zuhörer vermitteln kann. Sehen Sie über Fehler hinweg, während sich jeder an das System gewöhnt.

Die Redner sollten lächeln und in die Kamera schauen, so als ob sie versuchen, Blickkontakt mit dem Gegenüber aufzunehmen. Einige ziehen es vor, die Kameraansicht auszuschalten, damit sie durch die Anzeige nicht abgelenkt werden.

Falls Sie das anfängliche Unbehagen sich vor Ihrem Computer oder Telefon zu präsentieren überwinden, entdecken Sie die vielen Vorteile virtueller Veranstaltungen. Sie verbinden Menschen auf persönlichere Art als E-Mail oder Telefon und geben jedem, ungeachtet ihres Standortes, Zugriff auf das Material. Dies ist wesentlich ansprechender als eine einfache Präsentation und eine wertvolle Bereicherung, um in Kontakt zu bleiben.