5 dicas para preparar um evento virtual para seus funcionários

Como organizar eventos online da sua empresa

1.    Familiarize-se com a plataforma

Fazer uma videoconferência não é o mesmo que organizar uma reunião ou evento presencial. Tente se familiarizar com a tecnologia o mais rápido possível—aprenda a iniciar uma sessão, convidar os participantes, cortar o som do seu microfone, ligar e desligar a câmera, usar a função de chat e encerrar a ligação. Como precaução, leia a página de resolução de problemas para que você esteja preparado para reagir a um problema técnico se ele vier a ocorrer.

2.    Ajude participantes a se conectarem

Envie um e-mail com instruções detalhadas sobre como instalar e entrar no evento virtual. Encoraje seus espectadores a testarem o sistema antes do início do evento. Inclua anexos ou links para baixar o sistema e entrar na reunião. Para garantir que as pessoas não marquem dois eventos ao mesmo tempo, é uma boa ideia também criar um evento de calendário e enviar lembretes.

3.    Simplifique o processo

Presuma que seus funcionários menos familiarizados com tecnologia vão participar do evento e simplifique o processo ao máximo. Se tiver os recursos, prepare uma pequena força tarefa para ajudar participantes a resolverem problemas em seus computadores por telefone ou chat – caso eles tenham dificuldades para acessar o sistema. 

Você também pode contatar a plataforma e pedir que um representante de atendimento ao cliente esteja disponível para a primeira sessão, garantindo assim que tudo funcione corretamente. Caso as pessoas tenham problemas de conexão ou a saída de áudio não funcione adequadamente, ofereça uma opção dial-in.

4.    Comece com mais interação humana

Se você estiver organizando uma reunião de departamento, um happy hour virtual, ou uma aula de yoga, use 5 a 10 minutos no começo de cada sessão para que os participantes interajam um com o outro. É importante dar à sua equipe oportunidades para socializar, pois isso cria um senso de comunidade e gera mais conexão – mesmo que estejam trabalhando de casa. 

Conversar com os colegas pode tornar mais tranquilo o processo de adaptação a uma nova forma de trabalhar. É um jeito eficaz de ajudar seus funcionários a descontrairem, o que por sua vez irá encorajá-los a serem mais receptivos e engajados.

5.    Supere o desconforto inicial

Apenas uns poucos milissegundos de silêncio já podem gerar uma sensação de desconforto durante uma conversa – mas não permita que períodos de silêncio curtos o desanimem. Vídeo conferências causam um pequeno atraso nos padrões de conversa normais, e isso às vezes pode fazer com que o locutor pense que as pessoas não estão prestando atenção. Dê a todos o benefício da dúvida enquanto eles se acostumam com o sistema.

É importante também que os speakers olhem para a lente da câmera como se estivessem fazendo contato visual com uma pessoa na frente deles. Apesar de alguns preferirem deixar a visualização de sua câmera desligada para que a tela não os distraiam. 

Se conseguir superar o desconforto inicial de se apresentar em frente ao computador, você descobrirá que eventos virtuais têm muitas vantagens—eles permitem que as pessoas se conectem de maneira mais pessoal do que por e-mail ou telefone, fazendo com que o material fique acessível para todos, independentemente de onde estiverem. É muito mais envolvente do que uma simples apresentação de slides e é um recurso valioso para manter contato.