LGPD no RH: conheça a nova lei e seus impactos no RH

Vivemos na chamada Era da Informação. Nesse cenário, o processamento e a gestão dos dados pelas novas tecnologias mostram como a posse de informações pode ser útil para obtenção de vantagens estratégicas em diferentes situações, ou até mesmo causar prejuízos. Isso vale para pessoas e, claro, para empresas também.

Vazamentos de senhas, acesso a informações sigilosas e ataques cibernéticos são apenas alguns exemplos. Existem outras preocupações também, como o uso de dados pessoais para fins comerciais em campanhas de marketing, por exemplo. Tudo isso gerou um amplo debate na sociedade e levou ao consenso de que era preciso criar dispositivos legais para proteger as informações confidenciais das pessoas. No Brasil, um deles é a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.

Resguardar a confidencialidade de informações pessoais se tornou uma obrigação para as empresas e impactou a rotina de diversos setores, inclusive o de Recursos Humanos. Por isso, é importante entender como aplicar a LGPD no RH e conhecer as melhores práticas de proteção dessas informações críticas no dia a dia do departamento.

O que é a LGPD?

A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, foi aprovada no Brasil em 2018 como resultado de intensas discussões sobre a urgência de regulação no uso de informações e dados sensíveis das pessoas. Esse era um assunto em debate mundial, e pouco tempo antes a União Europeia também havia estabelecido uma legislação semelhante: é o GDPR (sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

O objetivo de ambas as leis é oferecer um amparo maior às pessoas quanto à coleta, uso, posse e descarte de seus dados pessoais, que até então eram obtidos de forma nebulosa e tratados sem acompanhamento e fiscalização. Essa situação criava cenários danosos, como o sequestro de informações críticas e seu uso para fins maliciosos, inclusive por criminosos.

A LGPD estabeleceu uma série de regras e obrigações que organizam como deve ser feito o tratamento dessas informações e quais as punições previstas para quem descumprir a legislação. Isso impacta o dia a dia de qualquer empresa e você precisa estar a par disso.

O impacto da LGPD no RH

Nesse contexto, saiba que a LGPD não diz respeito apenas aos consumidores. Ela também abrange as pequenas, médias e grandes empresas na tratativa dos dados pessoais de quem trabalha na organização, com impacto direto na área de recursos humanos.

O departamento de RH, na verdade, é um dos que mais lidam dados em toda a empresa. Além de gerenciar todas as informações do quadro de colaboradores, ainda acumula uma grande quantidade de dados pessoais de quem participa dos seus processos de recrutamento e seleção. Com a aplicação da LGPD no RH, receber um currículo de um candidato a uma vaga já não é algo tão simples como era antes.

Como profissional da área de RH, é indicado que você conheça a lei para evitar penalidades. A legislação é extensa e aborda casos específicos, e o resumo a seguir pode ajudar você a compreender o sentido geral da LGPD no RH.

Definição dos dados

A LGPD define os tipos de dados a que as empresas têm acesso em duas categorias:

• Dados pessoais: informações ligadas à identificação de cada pessoa, como nome, idade, sexo, local de nascimento, filiação e números de RG e CPF.
• Dados sensíveis: informações adicionais, mais específicas e particulares, como etnia, posicionamento político, convicções religiosas, situação financeira, orientação sexual, dados genéticos, histórico de saúde, fotos.

Quando e como esses dados podem ser usados

Os dados pessoais devem ser obtidos com consentimento explícito de seus proprietários, ou, em casos excepcionais, quando a lei entende haver legítimo interesse por parte de quem visa coletar essas informações. Com a LGPD no RH, a empresa também precisa informar qual é a finalidade da coleta desses dados, o que ela planeja fazer com eles e como deseja usá-los.

Uma vez de posse desses dados, a empresa precisa comprovar, caso necessário, que tem os meios para proteger essas informações, com gestores designados como responsáveis pela sua guarda, e que existe um plano de ação emergencial para eventuais casos de vazamento.

Também existem prazos máximos pelos quais você pode guardar esses dados e formas indicadas para descartar essas informações sigilosas com a devida segurança.

Direitos do titular dos dados

A legislação permite que a qualquer momento o titular dos dados, seja consumidor ou colaborador da organização, pode requerer informações de como seus dados são tratados, como:

• Verificar se os dados existem na organização e como são utilizados
• Pedir acesso às informações disponíveis 
• Solicitar correção ou atualização dos dados
• Requerer anonimato dos dados, solicitar bloqueio e exclusão
• Pedir a portabilidade de seus dados para outra empresa ou fornecedor

Multas em caso de descumprimento

Se algo sair errado e, por algum motivo, os dados pessoais em posse da empresa forem usados incorretamente ou roubados por criminosos cibernéticos, penalidades podem ser aplicadas.

O texto da lei prevê multas que podem chegar a 2% do faturamento da organização, até um limite de 50 milhões de reais. Isso comprova a importância de se respeitar a legislação e implantar procedimentos que cumpram a LGPD no RH.

Como aplicar a LGPD no RH da sua empresa

Encontrar formas de aplicar a LGPD no RH da sua organização é essencial para evitar processos legais e prejuízos financeiros.

Ao implantar processos para cumprir a LGPD, a empresa demonstra cuidado na gestão de dados pessoais de colaboradores e reforça a prática de uma cultura organizacional positiva. Colocar em ação as melhores práticas de segurança da informação e proteção de dados sensíveis também impacta positivamente a imagem da organização no mercado e ajuda a consolidar um employer branding cada vez mais forte e atraente para a companhia.

Veja alguns passos simples que você pode colocar em prática para garantir que a LGPD no RH da sua empresa não seja apenas uma teoria, mas se torne uma rotina:

1. Busque orientação jurídica

A LGPD é uma legislação abrangente, com diversos artigos e incisos específicos que tratam de situações distintas. É preciso interpretar os detalhes para garantir que os processos internos sejam implantados corretamente. Você pode ler a legislação, mas o ideal é contar com a assessoria do departamento jurídico da empresa ou de um profissional da área de direito especializado no assunto.

2. Avalie sua estrutura

Para estar em conformidade com a LGPD no RH, o setor precisa de uma estrutura mínima, tanto tecnológica quanto pessoal. Os dados dos colaboradores e os currículos do banco de talentos precisam estar armazenados com segurança, com proteção cibernética avançada e guarda segura para evitar extravio das informações. Além disso, é preciso definir membros que cuidarão do gerenciamento desses dados.

3. Defina políticas para coleta de dados

Tratar corretamente esses dados sensíveis é importante e trabalhoso. Portanto, não há motivo para acumular informações desnecessárias, que aumentarão o esforço ao gerenciar tudo isso no RH. Na hora de implementar a LGPD, é interessante definir com critério quais dados são realmente necessários em um processo de recrutamento ou seleção, por exemplo.

4. Invista em treinamento

Por fim, a capacitação da equipe garante que tenham o conhecimento abrangente sobre os impactos da LGPD em seu setor. Embora a lei mencione a definição de responsáveis específicos para garantir a aplicação dessas práticas, o ideal é que toda a equipe de gestão de pessoas seja atualizada constantemente para executar os processos conforme as orientações da legislação. Isso reduz o risco de erros nos procedimentos.

5. Utilize um termo de consentimento

Esse termo visa esclarecer ao titular dos dados como suas informações serão tratadas pela organização, solicita o consentimento de serem utilizadas e para qual finalidade. O termo é uma forma de prevenir ações e penalidades em descumprimento da LGPD.

6. Automatize seus processos

Um dos meios de se garantir a proteção e guarda segura das informações é utilizar a tecnologia a favor de seus processos. Ao automatizar os processos de RH você viabiliza que as ferramentas sejam configuradas com meios de proteção segura das informações em conformidade com a LGPD. O risco de vazamento de dados é mitigado e você obtém relatórios de tratamento de dados com agilidade e segurança.

A importância do RH na gestão de dados e de pessoas

A área de RH tem participação fundamental para que a aplicação da LGPD seja uma realidade no dia a dia da empresa. O departamento lida com uma grande quantidade de dados dos colaboradores atuais e futuros, e é o guardião dessas informações consideradas sensíveis. Isso mostra como a relação entre a força de trabalho e a área de Recursos Humanos se baseia em confiança e parceria.

Para as pessoas, é importante que elas se sintam protegidas e seguras enquanto desempenham suas tarefas. Afinal, é preciso cuidar do principal ativo da empresa: sua equipe. Além de oferecer um bom plano de gestão das informações pessoais, você também pode demonstrar seu cuidado com um bom programa de bem-estar no trabalho.

Estimular a força de trabalho a cuidar de sua saúde de forma integral resulta em mais produtividade, menos gastos com despesas médicas e retenção dos melhores talentos. Para 87% das pessoas, trabalhar em uma organização que não valoriza seu bem-estar é um convite a buscar emprego em outras empresas.

Ao cuidar das informações pessoais e do bem-estar de seus colaboradores, você promove um ambiente de trabalho mais positivo e saudável. Saiba como criar seu programa de bem-estar corporativo com a ajuda do Wellhub. Fale com um de nossos especialistas em bem-estar hoje mesmo.

Referências

• ALVERNAZ, Charles. Era da Informação: o que é, características, impactos e desafios. Gestionando, 2024. Disponível em: https://www.gestionando.com.br/era-da-informacao-o-que-e-caracteristicas-impactos-e-desafios/. Acesso em: 09 de abril de 2024.
• GENERAL Data Protection Regulation. Intersoft Consulting. Disponível em: https://gdpr-info.eu/. Acesso em: 09 de abril de 2024.
• BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Brasília, Presidência da República, 2018. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm. Acesso em: 09 de abril de 2024.
• O QUE é a LGPD? Ministério Público Federal. Disponível em: https://www.mpf.mp.br/servicos/lgpd/o-que-e-a-lgpd. Acesso em: 09 de abril de 2024.