Tudo sobre compliance no RH

Compliance é um termo em inglês que, em tradução literal, significa conformidade. No âmbito corporativo, serve para indicar o quanto as empresas estão empenhadas na prevenção, identificação e resposta a riscos relacionados à corrupção, fraudes, assédio e discriminação no ambiente de trabalho. 

Segundo levantamento feito pela KPMG, 64% dos respondentes afirmam que existe uma área responsável por programas de compliance em suas empresas, porém, dentre os desafios observados, a capacitação dos públicos interno e externo é o principal problema enfrentado pelo setor.

O departamento de Recursos Humanos pode ajudar a organização a aplicar e fazer cumprir as regras de compliance, bem como evitar possíveis ações judiciais devido à não conformidade. As políticas e normas internas resguardam a empresa e protegem os colaboradores de práticas trabalhistas injustas ou de comportamentos antiéticos. Portanto, de todas as suas responsabilidades, o compliance no RH não deve ser negligenciado se você quer que sua empresa funcione legalmente.

Se você enxergar o compliance como uma oportunidade para promover um ambiente de trabalho psicologicamente seguro e saudável, essa pode ser uma das ações mais transformadoras de seus esforços de RH.

O que é compliance no RH?

O compliance no RH diz respeito a como sua empresa está em conformidade com leis, regulamentos, políticas e procedimentos aplicáveis ao departamento de Recursos Humanos. Isso inclui garantir que todas as práticas de gestão de pessoas estejam de acordo com as legislações trabalhistas, normas de segurança e saúde, políticas internas da empresa e princípios éticos. 

A implementação de um programa de compliance sólido ajuda a mitigar riscos legais e a promover um ambiente de trabalho seguro e justo. Quanto maior e mais abrangente for a sua organização, mais normas precisam ser acompanhadas.

Diretrizes que devem ser obedecidas pelas empresas

• Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – lei 5.452: estabelece os direitos e os deveres das pessoas enquanto trabalhadoras formais ou empregadoras; define a carteira de trabalho como o instrumento que legitima as relações de trabalho; descreve o conceito de salário mínimo; impõe limites às jornadas de trabalho; institui a licença-maternidade e a obrigatoriedade do aviso prévio em caso de demissão sem justa causa ou rescisão do contrato.
• Lei Anticorrupção – lei 12.846: também conhecida por lei da Empresa Limpa, estabelece as condutas passíveis de multas e sanções, como suborno, fraude ou financiamento de atos ilícitos contra a administração pública.
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – lei 13.709: estabelece as diretrizes para o tratamento de dados pessoais, armazenados em meio físico ou digital, por pessoas físicas ou jurídicas de direito público ou privado, e garante o direito à privacidade aos cidadãos brasileiros.
• A responsabilidade social das empresas no combate à corrupção: documento elaborado pela Controladoria-Geral da União (CGU) em parceria com o Instituto Ethos, com a finalidade de instruir as empresas sobre as melhores práticas para promover a transparência e a ética, inibir a corrupção, desenvolver controles internos e implementar canais de denúncia.

Além disso, está em tramitação no Congresso Nacional um projeto de lei que prevê a paridade salarial entre homens e mulheres que desempenham as mesmas funções na empresa, reprimindo a discriminação por gênero, raça ou etnia, e a aplicação de multas em caso de descumprimento e reincidência.

Existem diversas leis relacionadas ao compliance, sendo que algumas não listadas aqui podem ser aplicáveis ao seu setor. Os exemplos acima são os mais comuns e devem ser acompanhados de perto pelo RH.

A importância do compliance no RH

Para os profissionais de RH, o compliance é essencial para garantir que a empresa esteja operando dentro dos parâmetros legais e éticos. Isso inclui desde a correta administração de contratos de trabalho, gestão de benefícios e cumprimento de cotas legais até a implementação de políticas de diversidade, inclusão e combate ao assédio.

Ao incorporar práticas de compliance no RH, a empresa consegue:

• Evitar multas e penalidades: o descumprimento de leis trabalhistas e normas regulamentares pode resultar em processos judiciais e multas.
• Proteger a reputação da empresa: um programa de compliance no RH robusto demonstra compromisso com a ética e a responsabilidade social, fortalecendo a imagem corporativa.
• Promover a segurança jurídica: garantir que as práticas de contratação, demissão e gestão de talentos estejam dentro dos conformes protege a empresa de ações trabalhistas.

O compliance no RH torna o local de trabalho um ambiente positivo e seguro quando o assunto é integridade e ética. A empresa fica exposta a severas consequências caso não cumpra as leis trabalhistas, como sanções financeiras e processos judiciais.

A alegação de não compreender ou não ter ciência de suas obrigações ou da legislação pertinente não é uma defesa aceitável. Cabe ao RH monitorar quaisquer alterações ou atualizações nas regras e procedimentos existentes e informar a todos. Estabelecer políticas de controle rígidas deve ser um dos elementos centrais de uma estratégia efetiva de compliance no RH.

Principais componentes de um programa de compliance no RH

1. Políticas e procedimentos claros

Estabelecer políticas internas documentadas, como o código de conduta, políticas antidiscriminatórias e de assédio no trabalho, além de procedimentos para investigação e solução de conflitos.

2. Treinamento e conscientização

Promover programas de capacitação contínuos para todos os colaboradores sobre as regras e práticas de compliance, destacando a importância da ética no ambiente de trabalho.

3. Monitoramento e auditorias internas

Implementar processos de auditoria para identificar riscos, verificar o cumprimento das normas e ajustar as políticas conforme necessário.

4. Canais de denúncia

Disponibilizar canais de comunicação confidenciais para que os colaboradores possam reportar comportamentos inadequados ou violações às políticas de compliance.

5. Acompanhamento das atualizações legais

O setor de RH deve se manter atualizado sobre mudanças na legislação trabalhista e regulamentações que possam impactar as práticas internas.

Questões relacionadas ao compliance no RH que toda empresa precisa saber

Podem existir questões comuns relacionadas ao compliance no RH e que merecem atenção, como:

Anúncios de empregos discriminatórios

Os anúncios de emprego não devem conter linguagem discriminatória, que demonstre preferência (mesmo que não intencional) por pessoas com base em gênero, raça ou idade, por exemplo. A diversidade no ambiente corporativo deve guiar suas escolhas quando se trata da contratação de talentos.

Verificação indevida de antecedentes criminais

Verificações de antecedentes devem ser conduzidas por pessoas que não sejam o gerente de contratação, e somente após uma oferta condicional de emprego ter sido feita a alguém.

Falta de proteção no uso e manuseio de documentos

Quando alguém se candidata a uma vaga de emprego, precisa fornecer certos dados pessoais ou informações sigilosas, que devem ser tratados de modo confidencial por empregadores, armazenadas com segurança e compartilhadas apenas com autorização dos titulares, conforme as diretrizes da LGPD.

Treinamento ou orientação inadequada

O RH precisa coordenar um processo de onboarding eficaz para que novos colaboradores tenham ciência de suas responsabilidades, saibam como relatar incidentes ou agir de acordo com as políticas e códigos de conduta da organização. Afinal, não é justo punir uma pessoa por descumprir determinado procedimento se ela não foi devidamente treinada para a tarefa.

Condições de trabalho perigosas

O que representa um local de trabalho seguro pode variar bastante em razão do seu segmento de atuação. Por isso, o indicado é oferecer aos colaboradores treinamento apropriado e garantir que usem equipamentos de proteção individual (EPIs) caso necessário. Quer você tenha pessoas em campo ou em um escritório, todas precisam se sentir amparadas e saber como funcionam os procedimentos de segurança, sobretudo em situações de emergência. Você pode conduzir pesquisas internas para entender a percepção dos colaboradores sobre seu papel na manutenção de um ambiente de trabalho seguro.

Falta de distinção entre colaboradores e pagamento incorreto de impostos

Os contratantes devem distinguir colaboradores de pessoas terceirizadas para determinar quem tem direito aos benefícios trabalhistas previstos na CLT. A não inclusão em folha de pagamento pode resultar em multas, pois afeta o pagamento de impostos ao governo. O salário deve ser pago no dia estabelecido em contrato (e no valor correto), para evitar reivindicações nesse sentido.

Cobertura de saúde inadequada

Uma maneira infalível de perder excelentes profissionais é não oferecer os benefícios corporativos certos, e isso acontece em especial quando se trata do plano de saúde. Embora não seja obrigatória por lei, a assistência médica é um dos cinco benefícios espontâneos mais importantes para os colaboradores, segundo levantamento feito pela Robert Half em 2022.

Dicas para melhorar o compliance no RH

Quais são as melhores maneiras de manter o compliance no RH? Veja aqui algumas dicas úteis:

• Documente as políticas da empresa. Quaisquer que sejam as regras que você definir para a organização se manter alinhada às leis e regulamentos vigentes, é preciso que sejam formalmente escritas, compartilhadas e acessíveis a todos os colaboradores. É como se fosse um manual da empresa que mantém as pessoas em sintonia.
• Mantenha-se a par de atualizações nas leis trabalhistas. O RH é responsável por acompanhar as leis trabalhistas e seus possíveis impactos para a empresa, sobretudo no que diz respeito a salários, benefícios e ao processo de contratação. Acompanhe publicações em jornais, revistas ou portais de notícias e conduza auditorias sempre que necessário. Você também pode interagir com outros líderes de RH para ficar por dentro das novidades.
• Comunique-se com seus colaboradores. Para muitos profissionais, a gestão de pessoas é parte relevante de sua experiência em uma empresa. Quando os colaboradores entendem as expectativas e recebem comunicações frequentes, você consegue evitar erros que, por sua vez, podem levar a problemas de compliance. Além disso, reforce o comportamento ético e o uso de melhores práticas – um bom lembrete de tempos em tempos é sempre válido.

O compliance no RH vai muito além do cumprimento de obrigações legais; ele representa o compromisso da empresa com práticas éticas, justas e transparentes. Para os profissionais de RH, implementar um programa de compliance sólido é crucial para construir uma cultura organizacional saudável, mitigar riscos e garantir a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Manter as pessoas felizes, saudáveis e motivadas geralmente começa com a segurança de que o RH está agindo em conformidade com as leis pertinentes. Outro elemento-chave que contribui para a satisfação no trabalho é garantir que a sua empresa ofereça benefícios competitivos. 

Nesse sentido, um programa de bem-estar é uma excelente iniciativa para reter talentos, aumentar o engajamento e melhorar a produtividade. Converse com um especialista em bem-estar do wellhub para descobrir como você pode promover a saúde e a qualidade de vida de seus colaboradores.

Referências

• COMPLIANCE: entenda o que é, tipos e como aplicar nas empresas? Fundação Instituto de Administração (FIA), 2022. Disponível em: https://fia.com.br/blog/compliance/. Acesso em 19 de agosto de 2024.
• O QUE é CLT? Veja tudo sobre o assunto e qual a importância da CLT! PontoTel, 2023. Disponível em: https://www.pontotel.com.br/o-que-e-clt/. Acesso em 19 de agosto de 2024.
• COMPLIANCE e RH: as responsabilidades do setor. Tangerino, 2023. Disponível em: https://tangerino.com.br/blog/compliance-e-rh-as-responsabilidades-do-setor/. Acesso em 19 de agosto de 2024.