O que é outsourcing? Tudo que você precisa saber

Para enfrentar os desafios do mercado e fazer frente à concorrência, muitas organizações optam por contratar empresas externas para cuidar de processos e áreas estratégicas como forma de reduzir custos e aumentar a eficiência dos negócios. Essa prática é conhecida no mundo corporativo como outsourcing, um modelo de subcontratação que tem ganhado cada vez mais popularidade e relevância.

No mundo todo, muitas empresas têm incorporado processos de outsourcing em suas operações e atividades para otimizar os investimentos e gerar inovação. Como o RH precisa analisar as necessidades da empresa constantemente a fim de adaptar suas ações de gestão de pessoas, saber mais sobre essa prática pode ajudar a tomar decisões melhores e contribuir para a elaboração de estratégias assertivas.

Descubra como o outsourcing pode apoiar seus negócios, saiba que benefícios a prática oferece e veja dicas de como implementá-lo em sua empresa.

O que é outsourcing?

Outsourcing é a prática comercial de contratar uma instituição externa à empresa para prestar serviços ou criar bens que normalmente seriam produzidos pelos próprios colaboradores da parte contratante. Ou seja, é uma forma de delegar projetos e medidas estratégicas para fornecedores externos, de modo que a companhia possa se concentrar nos aspectos vitais da gestão empresarial.

O termo outsourcing vem da língua inglesa e costuma ser traduzido para português como terceirização. Em inglês, a palavra out significa “fora”, e source significa “fonte”, isto é, a expressão remete a uma fonte que está no exterior - nesse caso, da empresa. Trata-se de uma medida implementada pelas organizações para reduzir custos e otimizar processos. Assim, pode afetar uma ampla gama de postos de trabalho, desde o suporte a clientes e o setor de produção até o backoffice (departamentos administrativos, por exemplo).

O outsourcing foi reconhecido pela primeira vez como uma estratégia de negócios no fim da década de 1980 e tornou-se parte integrante da cultura empresarial durante os anos 90. A prática é objeto de controvérsia em muitos países. Opositores argumentam que ela provocou uma enorme perda de empregos, em especial no setor de manufatura. Quem defende, diz que a medida cria um incentivo para as empresas alocarem recursos de forma mais eficaz, alegando que o outsourcing ajuda a manter o funcionamento das economias de livre mercado em escala global.

Existe diferença entre outsourcing e terceirização?

Embora os dois termos sejam muitas vezes usados de forma intercambiável, existe uma distinção entre eles. Outsourcing implica a subcontratação de serviços especializados que exigem um alto conhecimento técnico eletivo, como empresas de contabilidade, marketing, TI ou Recursos Humanos. Por outro lado, a terceirização se refere a atividades mais rotineiras, como limpeza, manutenção predial e segurança patrimonial.

Sendo assim, o outsourcing pode ser compreendido como um tipo específico de terceirização.

Os objetivos do outsourcing

Os objetivos de implantar outsourcing podem ser diferentes e específicos de cada negócio, de acordo às suas necessidades, metas e vantagens competitivas. No entanto, existem alguns pontos comuns à maioria das organizações. Muitas empresas optam por terceirizar suas atividades intermediárias, isto é, as áreas que contribuem indiretamente para o alcance de seus resultados e áreas que executam a manutenção de suas operações diárias.

Além disso, a prática está intimamente relacionada à subcontratação de serviços e, na maioria dos casos, torna uma empresa mais rentável. Isso é possível pois o serviço de organizações externas especializadas pode representar uma grande vantagem para a parte contratante, além de conferir uma maior visibilidade dos custos, o que coloca mais recursos tecnológicos e capital humano ao dispor da equipe.

Por exemplo, um negócio do segmento financeiro pode contratar uma prestadora de serviços de advocacia para cuidar de suas questões jurídicas, e outra empresa de atendimento ao cliente para lidar diretamente com o público. Assim, a organização pode focar seus esforços no que a torna forte em seu setor de atuação.

Uma empresa também pode contratar serviços de outsourcing para:

• Lidar com limitações e atender a necessidades internas de expertise ou de infraestrutura.
• Reduzir custos operacionais e empregatícios, além de otimizar o planejamento orçamentário.
• Ter acesso a conhecimentos especializados e atualizados.
• Promover maior foco em seus negócios centrais.
• Padronizar e aperfeiçoar os processos de trabalho.
• Aprimorar a escalabilidade.
• Proporcionar flexibilidade aos departamentos.
• Oferecer serviços de alto valor agregado às suas equipes ou ao público.
• Focar no planejamento estratégico e usar recursos externos para executar as diretrizes traçadas.

Tipos de outsourcing

Conheça quais são os principais tipos de outsourcing que uma empresa pode contratar como parte de sua estratégia organizacional:

• Tático: é o tipo mais comum de subcontratação para executar uma tarefa específica e reduzir custos.
• Estratégico: nesse caso, é uma relação estratégica entre as empresas envolvidas devido à dependência que as funções da organização têm a respeito das tarefas ou dos processos subcontratados. Seus principais objetivos são otimizar investimentos, aumentar a capacidade da organização e melhorar a qualidade das operações ou produtos.
• In-house: acontece nas situações em que os serviços de outsourcing são prestados nas instalações da empresa contratante.
• Co-sourcing: trata-se de uma parceria de negócios em que ambas as empresas compartilham os riscos e as responsabilidades associados aos serviços prestados.
• Offshoring: é o nome dado aos casos em que uma empresa contrata uma prestadora de serviços de outro país para executar tarefas, melhorar processos ou fabricar produtos. Ocorre com mais frequência quando a organização estrangeira oferece custos de produção menores ou tem tecnologias mais avançadas que as opções nacionais.
• Off-site: são os serviços prestados diretamente ao público nas instalações da empresa contratada.

Exemplos de serviços de outsourcing

Um estudo realizado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) revelou que 80% das empresas brasileiras usam a terceirização em algum setor ou atividade. O segmento de serviços é o mais terceirizado no país e representa uma parcela de 70% desse mercado. 

A área de tecnologia da informação está entre os serviços mais procurados. Um relatório recente aponta que, em 2023, as organizações do mundo todo investiram US$ 519 bilhões em serviços de outsourcing de TI.

Contudo, há diversos outros setores que podem prestar serviços de outsourcing no meio corporativo. Algumas das áreas mais comumente buscadas pelas empresas são:

• Contabilidade
• Marketing
• Publicidade e propaganda
• Comunicação e relações públicas
• Suporte técnico
• Recursos Humanos
• Advocacia e serviços jurídicos
• Auditoria
• Compliance
• Segurança cibernética
• Logística
• Atendimento e assistência a clientes.

Vantagens e benefícios do outsourcing

A terceirização de processos e setores estratégicos da sua empresa pode trazer vários benefícios para os negócios. Alguns deles são:

• Aumento da produtividade geral da empresa
• Melhoria da vantagem competitiva no mercado
• Dinamização das atividades comerciais
• Redução de riscos, já que a empresa contratada pode se responsabilizar por parte das atividades
• Melhoria dos resultados de médio e longo prazo
• Diminuição das despesas
• Acesso a especialistas sem encargos trabalhistas
• Melhoria da capacidade de inovação
• Transformação de alguns custos fixos em variáveis
• Maior foco no cliente e nos negócios
• Processos mais ágeis e eficientes
• Renovação da cultura empresarial através de parcerias com outras empresas
• Personalização dos serviços de acordo com as necessidades e o perfil da sua empresa.

Como implementar o outsourcing na sua empresa

Se você pensa em contratar serviços de outsourcing em uma ou mais áreas da sua empresa, confira algumas dicas e recomendações para auxiliar você nesse processo:

1. Analise a estrutura da empresa e identifique suas necessidades

O primeiro passo ao pensar na prática de outsourcing é fazer uma avaliação interna da sua organização para identificar seus pontos fortes e fracos, as atividades-chave dos negócios, assim como as necessidades e os objetivos da empresa.

Embora o outsourcing possa trazer diversos benefícios, é importante considerar se é uma prática consistente com a cultura organizacional vigente e se vai contribuir para seus objetivos estratégicos de curto e de longo prazo.

2. Defina quais áreas a serem terceirizadas

Em seguida, você precisa definir que processos serão terceirizados e se suas atividades são críticas para as operações da empresa. Em geral, o melhor a fazer é terceirizar o que é menos importante para o resultado final, mas cada caso apresenta suas particularidades.

Com base nas limitações e nos pontos fortes já avaliados na etapa anterior, você pode identificar que áreas são adequadas para outsourcing e quais devem permanecer como parte das responsabilidades da sua equipe.

Nesse momento, é recomendado analisar os custos envolvidos no outsourcing e compará-los com as despesas internas, levando em conta o impacto na eficiência e na qualidade dos processos, bem como o nível de capacidade técnica exigida para a prestação dos serviços.

3. Selecione uma prestadora de serviços

Agora, você precisa escolher a empresa prestadora de serviços a ser contratada. Comece estabelecendo critérios de seleção com base em seus padrões internos de qualidade, ética profissional, cultura corporativa e código de conduta. Pesquise bem o mercado, analise as referências disponíveis e busque o alinhamento com os valores, o fit cultural e as práticas mantidas pela sua equipe. Tudo isso deve ser considerado até o momento das negociações e o fechamento do contrato.

4. Faça um planejamento de transição

A fase de transição deve ser abordada com cautela, pois pode gerar atritos, demissões, questões culturais e de alinhamento. Por isso, faça um planejamento que inclua todos esses fatores, prepare a integração das equipes e dos sistemas e preste o apoio necessário a quaisquer membros do seu time que forem dispensados. Oferecer suporte durante sua recolocação profissional é uma forma de demonstrar que a empresa valoriza seus colaboradores e é grata pela contribuição feita por eles. Verifique também os processos vigentes na empresa e veja se precisam ser adaptados.

5. Implemente um plano de gerenciamento

Uma prática recomendada ao terceirizar serviços é implementar um plano de gerenciamento para garantir que o outsourcing seja bem-sucedido. Nesse sentido, a gestão consiste em:

• Definir um processo de comunicação claro e eficaz entre as partes envolvidas
• Monitorar o desempenho e a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores externos
• Identificar quaisquer medidas corretivas necessárias
• Tomar providências para minimizar os riscos envolvidos
• Analisar os resultados de forma consistente.

O outsourcing deve ser visto como um processo contínuo de melhoria e adaptação em que a empresa está sempre em busca de maneiras para otimizar suas operações e elevar a qualidade e a eficiência das áreas terceirizadas.

6. Acompanhe o trabalho da empresa de outsourcing

Por fim, é necessário acompanhar de perto o trabalho feito pela empresa contratada e manter o controle das atividades desenvolvidas. Procure estabelecer diretrizes e procedimentos para analisar resultados, gerenciar o desempenho e conferir o alcance de metas. Vale ressaltar que é de especial importância verificar a conformidade dos serviços prestados em relação ao acordo firmado entre as partes e às questões regulatórias, normativas e de qualidade associadas.

Podem ser necessários ajustes iniciais ou ao longo do processo, por isso conte com métricas, indicadores e técnicas de People Analytics para apoiar suas decisões.

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O bem-estar é um aspecto que influencia diretamente a produtividade e a motivação dos seus colaboradores, e está entre as principais tendências de RH para melhorar a employee experience e contribuir para uma relação saudável entre vida pessoal e profissional. Segundo dados do Panorama do Bem-Estar Corporativo 2024, 99% dos profissionais disseram que seu bem-estar físico e emocional é importante para sua saúde e qualidade de vida.

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Referências

• SECURITY Segurança e Serviços. Crescimento do mercado de terceirização no Brasil. G1, 2023. Disponível em: https://g1.globo.com/sp/presidente-prudente-regiao/especial-publicitario/security-seguranca-e-servicos/noticia/2023/03/31/crescimento-do-mercado-de-terceirizacao-no-brasil.ghtml. Acesso em: 22 de janeiro de 2024.
• LEOPOLDO, Rafael. Tendências e perspectivas para o outsourcing em 2024. TI Inside, 2024. Disponível em: https://tiinside.com.br/24/01/2024/tendencias-e-perspectivas-para-o-outsourcing-em-2024/. Acesso em: 22 de janeiro de 2024.