Estratégias e benefícios do gerenciamento do tempo

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento do tempo diz respeito ao modo como as pessoas administram e priorizam tarefas de acordo com o tempo disponível, buscando seu melhor aproveitamento e tendo mais produtividade. O tempo é um recurso limitado e quem sabe aproveitá-lo da melhor maneira, tende a ser mais eficiente, confiante e emocionalmente estável.

Impactos da má gestão de tempo

Uma pesquisa revelou que os brasileiros ocupam a segunda posição no ranking global de permanência online: são mais de 5 horas por dia conectados à internet, sendo as redes sociais as plataformas favoritas.

Já é sabido que a hiperconectividade pode contribuir para o aumento da ansiedade, do estresse, do esgotamento profissional (ou síndrome de burnout) e até para desencadear a depressão. E esse é apenas um exemplo de como as pessoas podem usar o tempo de modo contraproducente.

Ferramentas e práticas de gerenciamento do tempo podem ajudar seus colaboradores a ter uma rotina mais eficiente e saudável.

Técnicas e estratégias para gerenciar o tempo

Existem diversas técnicas e estratégias comprovadas para gerenciar o tempo. As mais comuns são:

Matriz de Eisenhower (ou princípio da decisão de Eisenhower)

A matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização de tarefas que leva em consideração o grau de urgência e importância de cada atividade.

O primeiro passo é fazer uma lista com todos os afazeres da área e classificá-los em um dos quatro quadrantes a seguir:

1. Importante e urgente: tarefas com data de entrega restrita e de alta relevância.
2. Importante e não urgente: tarefas significativas, mas com prazos flexíveis.
3. Pouco importante, mas urgente: tarefas com prazo definido, mas que podem ser delegadas a outro colaborador.
4. Pouco importante e não urgente: tarefas que podem ser adiadas ou até mesmo eliminadas.

Você deve se concentrar no primeiro quadrante e designar os colaboradores com o conhecimento técnico e habilidades comportamentais (ou soft skills) mais adequados para concluir as atividades importantes e urgentes. O que foi alocado no segundo e no terceiro quadrantes deve ser distribuído a outros integrantes da equipe.

Dessa maneira, você evita a sobrecarga individual e ajuda a combater o estresse no trabalho.

Matriz GUT

Outra matriz de gerenciamento do tempo amplamente usada nas empresas é representada pelo acrônimo GUT (Gravidade, Urgência, Tendência). A matriz GUT assume que as tarefas devem ser categorizadas segundo três critérios distintos:

• Gravidade: diz respeito às consequências para o negócio, caso determinadas tarefas não sejam cumpridas.
• Urgência: refere-se ao fator tempo, ou seja, se um contexto exige intervenção imediata ou pode aguardar uma decisão mais fundamentada.
• Tendência: corresponde à amplitude da situação. Em outras palavras, a questão tende a piorar com o tempo ou permanecerá estável?

Essa metodologia ajuda você a ter uma visão mais clara de problemas que podem incorrer em perdas financeiras, enfraquecer a reputação da empresa ou prejudicar o clima organizacional, por exemplo.

Método GTD (Getting Things Done)

Em tradução livre, getting things done significa “fazer acontecer” ese baseia na tese de que quanto mais informações as pessoas armazenam em seu cérebro, menores serão a produtividade e o engajamento no trabalho. Projetos, pendências, obrigações ou lembretes devem ser reunidos em um único local (que não a mente), preservando a capacidade cognitiva.

As cinco etapas do método GTD são:

1. Capturar: o primeiro passo é “retirar” da mente todas as ideias, preocupações ou afazeres inacabados e transferir para um meio externo, como um caderno ou um aplicativo de gestão de projetos, por exemplo.
2. Esclarecer: consiste em elencar os tópicos coletados na etapa anterior, dividi-los em ações menores e gerenciáveis, e descartar o que não for passível de execução.
3. Organizar: é o momento em que os itens devem ser categorizados por meio de uma “árvore de decisão”, ou seja, um diagrama que permite a interpretação visual e hierárquica de cada tarefa.
4. Refletir: é a fase de revisão, em que o progresso das atividades é medido e as prioridades são reavaliadas.
5. Engajar: é a execução em si, levando em consideração a urgência, o contexto, o tempo e a energia disponíveis.

O método GTD é bastante simples de ser implementado e uma excelente ferramenta para ajudar seus colaboradores a controlar a ansiedade no trabalho.

Os benefícios do gerenciamento do tempo

Adotar medidas para fazer a gestão do tempo pode trazer inúmeros benefícios para as empresas e seus colaboradores. Os principais são:

1. Aumento da produtividade

Um estudo apontou que 47% dos profissionais ficam estressados com mudanças repentinas nos prazos para a conclusão de suas atividades. Não raro, isso ocorre porque as lideranças têm dificuldades para estabelecer cronogramas confiáveis.

Uma matriz de gerenciamento do tempo pode ser bastante útil, já que ajuda os gestores a organizar a rotina e a evitar desperdícios, o que contribui para melhorar o desempenho da equipe e a motivação no trabalho.

2. Melhora da saúde organizacional

A saúde organizacional diz respeito a todas as condições necessárias (ambiente, comunicação, equipamentos, política de remuneração e benefícios e oportunidades de progressão na carreira) para que os colaboradores possam exercer suas funções plenamente.

Líderes que se empenham em fazer uma boa gestão do tempo compreendem a importância de delegar tarefas, proporcionar jornadas de trabalho mais flexíveis e insistir para que sua equipe aproveite as férias e folgas remuneradas para descansar e repor as energias.

3. Incremento na qualidade das entregas

A pressão psicológica em torno de metas e prazos pode acarretar falta de motivação e perda da concentração, deixando as pessoas mais suscetíveis a falhas e ao retrabalho.

Por outro lado, quando os colaboradores têm tempo e tranquilidade para executar suas tarefas, costumam cometer menos erros, conseguem revisar pontos importantes, corrigir eventuais problemas e pensar com calma em soluções inovadoras, ágeis e criativas, melhorando a qualidade de suas entregas.

Promova uma cultura saudável por meio do cuidado integrado

Como você pode perceber, o gerenciamento do tempo permite que as pessoas consigam planejar sua rotina, estabelecendo prioridades e evitando distrações.

Além da otimização do trabalho, os colaboradores que administram bem o seu tempo disponível tendem a experimentar melhora na qualidade do sono e diminuição nos níveis de estresse ocupacional.

E entre as principais tendências de RH para os próximos anos, o bem-estar ocupa papel de destaque, uma vez que o ativo tornou-se inegociável para a maioria dos profissionais.

O Wellz by Wellhub acredita no potencial do cuidado integrado,considerando corpo e mente, como um dos meios para a promoção de uma cultura corporativa mais saudável, produtiva e harmoniosa. Converse com um de nossos consultores ou solicite uma demonstração para entender melhor como podemos ajudar a sua empresa.

Referências