// PARTNER ACADEMY

ESSENTIËLE PROCESSEN

Hoe check-ins werken

De check-in is wat het bezoek van een Wellhub-lid aan je ruimte verbindt met je betaling. Elke gevalideerde check-in bevestigt een echt bezoek — en activeert het betalingsproces namens jou. Deze pagina legt uit hoe het tweestappenproces werkt, wat jij als partner moet doen en hoe je de validatie zo soepel mogelijk kunt laten verlopen.

Ga naar

Een check-in omvat twee acties: het lid start het in de Wellhub-app en jij bevestigt het in het Partner Portal. Beide stappen moeten plaatsvinden om het bezoek te registreren en om je betaling te verwerken.

Wat doet het lid

Om in te checken, volgt een lid deze stappen in de Wellhub-app:

Opent de app en gaat naar het tabblad "Check-ins".
Vindt je locatie (locatiediensten moeten zijn ingeschakeld op hun telefoon).
Selecteert de activiteit of dienst, wanneer daarom gevraagd wordt.
Tikt op "Check-in" om de aanvraag in te dienen.

Voor geboekte lessen: de incheckknop is beschikbaar vanaf 30 minuten voor aanvang van de les tot 30 minuten na afloop.

Om in te checken, volgt een lid deze stappen in de Wellhub-app:

Opent de app en gaat naar het tabblad "Check-ins".
Vindt je locatie (locatiediensten moeten zijn ingeschakeld op hun telefoon).
Selecteert de activiteit of dienst, wanneer daarom gevraagd wordt.
Tikt op "Check-in" om de aanvraag in te dienen.

Voor geboekte lessen: de incheckknop is beschikbaar vanaf 30 minuten voor aanvang van de les tot 30 minuten na afloop.

Wat moet jij doen

Zodra het lid de check-in verzendt, verschijnt deze in jouw Partner Portal. Je moet deze binnen 20 minuten valideren.Er zijn twee manieren om een check-in te valideren: handmatig via het Partner Portal, of automatisch via een geïntegreerd clubbeheersysteem..

Handmatige validering (Partner Portal)	Automatische validering (geïntegreerd beheersysteem)
Het beste voor partners zonder een geïntegreerd managementsysteem, of voor het valideren van walk-ins. Log in op het Partner Portal. Klik in het menu op Check-in om te bevestigen en selecteer de juiste eenheid. Klik op Update om de laatste aanvragen te laden. Klik op Valideren bij de check-in die je wilt bevestigen. Let op: Een lid kan een check-in annuleren — maar alleen voordat jij deze valideert.	Eerste bezoek: Registreer het lid in je systeem op dezelfde manier als een privé-lid. In sommige systemen moet je mogelijk hun Wellhub-id invoeren. Toekomstige bezoeken: Na de eerste registratie worden alle daaropvolgende validaties automatisch afgehandeld. Een lid checkt in via de Wellhub-app en gebruikt vervolgens jouw toegangscontroleterminal (bijv. draaihek met vingerafdrukherkenning of pincode). Zodra die interactie plaatsvindt, wordt de check-in gevalideerd.

Handmatige validering (Partner Portal)

Automatische validering (geïntegreerd beheersysteem)

Het beste voor partners zonder een geïntegreerd managementsysteem, of voor het valideren van walk-ins.

Log in op het Partner Portal.
Klik in het menu op Check-in om te bevestigen en selecteer de juiste eenheid.
Klik op Update om de laatste aanvragen te laden.
Klik op Valideren bij de check-in die je wilt bevestigen.

Let op: Een lid kan een check-in annuleren — maar alleen voordat jij deze valideert.

Eerste bezoek: Registreer het lid in je systeem op dezelfde manier als een privé-lid. In sommige systemen moet je mogelijk hun Wellhub-id invoeren.
Toekomstige bezoeken: Na de eerste registratie worden alle daaropvolgende validaties automatisch afgehandeld. Een lid checkt in via de Wellhub-app en gebruikt vervolgens jouw toegangscontroleterminal (bijv. draaihek met vingerafdrukherkenning of pincode). Zodra die interactie plaatsvindt, wordt de check-in gevalideerd.

Handmatige validering (Partner Portal)	Automatische validering (geïntegreerd beheersysteem)
Het beste voor partners zonder een geïntegreerd managementsysteem, of voor het valideren van walk-ins. Log in op het Partner Portal. Klik in het menu op Check-in om te bevestigen en selecteer de juiste eenheid. Klik op Update om de laatste aanvragen te laden. Klik op Valideren bij de check-in die je wilt bevestigen. Let op: Een lid kan een check-in annuleren — maar alleen voordat jij deze valideert.	Eerste bezoek: Registreer het lid in je systeem op dezelfde manier als een privé-lid. In sommige systemen moet je mogelijk hun Wellhub-id invoeren. Toekomstige bezoeken: Na de eerste registratie worden alle daaropvolgende validaties automatisch afgehandeld. Een lid checkt in via de Wellhub-app en gebruikt vervolgens jouw toegangscontroleterminal (bijv. draaihek met vingerafdrukherkenning of pincode). Zodra die interactie plaatsvindt, wordt de check-in gevalideerd.

Handmatige validering (Partner Portal)

Automatische validering (geïntegreerd beheersysteem)

Het beste voor partners zonder een geïntegreerd managementsysteem, of voor het valideren van walk-ins.

Log in op het Partner Portal.
Klik in het menu op Check-in om te bevestigen en selecteer de juiste eenheid.
Klik op Update om de laatste aanvragen te laden.
Klik op Valideren bij de check-in die je wilt bevestigen.

Let op: Een lid kan een check-in annuleren — maar alleen voordat jij deze valideert.

Eerste bezoek: Registreer het lid in je systeem op dezelfde manier als een privé-lid. In sommige systemen moet je mogelijk hun Wellhub-id invoeren.
Toekomstige bezoeken: Na de eerste registratie worden alle daaropvolgende validaties automatisch afgehandeld. Een lid checkt in via de Wellhub-app en gebruikt vervolgens jouw toegangscontroleterminal (bijv. draaihek met vingerafdrukherkenning of pincode). Zodra die interactie plaatsvindt, wordt de check-in gevalideerd.

⚠️Belangrijk: Als je niet binnen 20 minuten valideert, verliest het lid zijn check-in voor die dag ons beleid inzake late annulering of no-show van toepassing zijn. Dit heeft directe invloed op de ledenervaring en kan je uitbetaling beïnvloeden.

Vraag een CMS-integratie aan

Integratie met Wellhub is gratis en kan je check-ins met tot 40% verhogen. Om het aan te vragen:

Klik in het Partner Portal op Integraties.
Selecteer je eenheid en het beheersysteem dat je gebruikt.
Klik op ‘Integratie aanvragen’ en wacht tot ons team contact met je opneemt.

Integratie met Wellhub is gratis en kan je check-ins met tot 40% verhogen. Om het aan te vragen:

Klik in het Partner Portal op Integraties.
Selecteer je eenheid en het beheersysteem dat je gebruikt.
Klik op ‘Integratie aanvragen’ en wacht tot ons team contact met je opneemt.

Vraag een CMS-integratie aan

Integratie met Wellhub is gratis en kan je check-ins met tot 40% verhogen. Om het aan te vragen:

Klik in het Partner Portal op Integraties.
Selecteer je eenheid en het beheersysteem dat je gebruikt.
Klik op ‘Integratie aanvragen’ en wacht tot ons team contact met je opneemt.

Integratie met Wellhub is gratis en kan je check-ins met tot 40% verhogen. Om het aan te vragen:

Klik in het Partner Portal op Integraties.
Selecteer je eenheid en het beheersysteem dat je gebruikt.
Klik op ‘Integratie aanvragen’ en wacht tot ons team contact met je opneemt.

Belangrijke punten

Een check-in per dag: Bij de meeste Wellhub-pakketten mag je één check-in per dag doen onder de categorie Standaardtoegang.
Apparaatlimiet: Voor de veiligheid kunnen leden inchecken op maximaal 2 verschillende apparaten. Als een lid een probleem meldt met inchecken, kan deze limiet de oorzaak zijn.
Annulering door leden: Geldt alleen voor handmatige validatie — leden kunnen niet annuleren nadat je hebt bevestigd.
Vergeten check-ins (geboekte lessen): Als een lid vergeet in te checken of een geboekte les annuleert buiten het annuleringsvenster, wordt de check-in van die dag toch nog geteld.

Een check-in per dag: Bij de meeste Wellhub-pakketten mag je één check-in per dag doen onder de categorie Standaardtoegang.
Apparaatlimiet: Voor de veiligheid kunnen leden inchecken op maximaal 2 verschillende apparaten. Als een lid een probleem meldt met inchecken, kan deze limiet de oorzaak zijn.
Annulering door leden: Geldt alleen voor handmatige validatie — leden kunnen niet annuleren nadat je hebt bevestigd.
Vergeten check-ins (geboekte lessen): Als een lid vergeet in te checken of een geboekte les annuleert buiten het annuleringsvenster, wordt de check-in van die dag toch nog geteld.

Belangrijke punten

Een check-in per dag: Bij de meeste Wellhub-pakketten mag je één check-in per dag doen onder de categorie Standaardtoegang.
Apparaatlimiet: Voor de veiligheid kunnen leden inchecken op maximaal 2 verschillende apparaten. Als een lid een probleem meldt met inchecken, kan deze limiet de oorzaak zijn.
Annulering door leden: Geldt alleen voor handmatige validatie — leden kunnen niet annuleren nadat je hebt bevestigd.
Vergeten check-ins (geboekte lessen): Als een lid vergeet in te checken of een geboekte les annuleert buiten het annuleringsvenster, wordt de check-in van die dag toch nog geteld.

Een check-in per dag: Bij de meeste Wellhub-pakketten mag je één check-in per dag doen onder de categorie Standaardtoegang.
Apparaatlimiet: Voor de veiligheid kunnen leden inchecken op maximaal 2 verschillende apparaten. Als een lid een probleem meldt met inchecken, kan deze limiet de oorzaak zijn.
Annulering door leden: Geldt alleen voor handmatige validatie — leden kunnen niet annuleren nadat je hebt bevestigd.
Vergeten check-ins (geboekte lessen): Als een lid vergeet in te checken of een geboekte les annuleert buiten het annuleringsvenster, wordt de check-in van die dag toch nog geteld.